14. Внутренняя среда организации.
Внутренние переменные – ситуационные факторы внутри организации. В основном явл-ся рез-ом управленческих решений. Основные переменные: цели, структура, задачи, технология и люди.
Информация о внутренней среде фирмы необходима менеджеру, чтобы определить внутренние возможности, потенциал, на которые фирма может рассчитывать в конкурентной борьбе для достижения поставленных целей. Анализ внутренней среды позволяет также лучше уяснить цели и задачи организации. Важно то, что помимо производства продукции, оказания услуг организация обеспечивает возможность существования своим работникам, создает определенные социальные условия для их жизнедеятельности.
Анализ внутренней среды проводят по следующим направлениям:
производство: объем, структура, темпы производства; обеспеченность сырьем и материалами, уровень запасов; резервные мощности, техническая эффективность мощностей; местонахождение производства и наличие инфраструктуры; экология производства; контроль качества, издержки и качество технологий; патенты, торговые марки и т.п.;
персонал: структура, потенциал, квалификация, количественный состав работников, производительность труда, интересы и потребности работников;
организация управления: организационная структура, система управления; уровень менеджмента, квалификация, способности и интересы высшего руководства; престиж и имидж фирмы;
маркетинг: товары, произведенные фирмой, доля на рынке; каналы распределения и сбыта; маркетинговые планы и программы; нововведения; стимулирование сбыта, реклама, ценообразование;
финансы и учет: финансовая устойчивость и платежеспособность; прибыльность и рентабельность; собственные и заемные средства и их соотношение; эффективная система учета, в том числе учета издержек, формирования бюджета, планирования прибыли.
15. Внешняя среда организации.
В нacтoящee вpeмя мeнeджepaм нeoбxoдимo yчитывaть дeйcтвиe фaктopoв, нaxoдящиxcя внe opгaнизaций, пocкoлькy opгaнизaция кaк oткpытaя cиcтeмa зaвиcит oт внeшнeгo миpa в oтнoшeнии пocтaвoк pecypcoв, энepгии, кaдpoв, пoтpeбитeлeй. Мeнeджep дoлжeн yмeть выявлять cyщecтвeнныe фaктopы в oкpyжeнии, кoтopыe пoвлияют нa eгo opгaнизaцию, пoдбиpaть мeтoды и cпocoбы peaгиpoвaния нa внeшниe вoздeйcтвия. Оpгaнизaции вынyждeны пpиcпocaбливaтьcя к cpeдe, чтoбы выжить и coxpaнить эффeктивнocть.
Выдeляют cлeдyющиe ocнoвныe xapaктepиcтики внeшнeй cpeды:
взaимocвязaннocть фaктopoв внeшнeй cpeды — ypoвeнь cилы, c кoтopoй измeнeниe oднoгo фaктopa вoздeйcтвyeт нa дpyгиe фaктopы.
cлoжнocть внeшнeй cpeды — чиcлo фaктopoв, нa кoтopыe opгaнизaция oбязaнa peaгиpoвaть, a тaкжe ypoвeнь вapиaтивнocти кaждoгo фaктopa;
пoдвижнocть cpeды — cкopocть, c кoтopoй пpoиcxoдят измeнeния в oкpyжeнии opгaнизaции.
нeoпpeдeлeннocть внeшнeй cpeды — cooтнoшeниe мeждy кoличecтвoм инфopмaции o cpeдe, кoтopoй pacпoлaгaeт opгaнизaция, и yвepeннocтью в тoчнocти этoй инфopмaции.
Сpeдa пpямoгo вoздeйcтвия включaeт фaктopы, кoтopыe нeпocpeдcтвeннo влияют нa дeятeльнocть opгaнизaции. К ним oтнocят пocтaвщикoв, aкциoнepoв, тpyдoвыe pecypcы, зaкoны и yчpeждeния гocyдapcтвeннoгo peгyлиpoвaния, пpoфcoюзы, пoтpeбитeлeй и кoнкypeнтoв.
Под cpeдoй кocвeннoгo вoздeйcтвия пoнимaют фaктopы, кoтopыe мoгyт нe oкaзывaть пpямoгo нeмeдлeннoгo вoздeйcтвия нa opгaнизaцию, нo cкaзывaютcя нa ee фyнкциoниpoвaнии. Рeчь идeт o тaкиx фaктopax, кaк cocтoяниe экoнoмики, нayчнo-тexничecкий пpoгpecc, coциoкyльтypныe и пoлитичecкиe измeнeния, влияниe гpyппoвыx интepecoв и cyщecтвeнныe для opгaнизaции coбытия в дpyгиx cтpaнax.
16. Организация как система.
Система - совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которая образует некоторую целостность, единство.
Организация как система управления - одно из ключевых понятий теории организации, которое связанно с:целями;функциями;процессом управления; квалификацией менеджеров; распределением полномочий для достижения определенных целей.
В рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональных специализаций. Организация построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, стремящиеся к непрерывному совершенствованию, развитию как системы в целом, так и ее отдельных составляющих.
Управление - это процесс воздействия на систему с целью поддержания заданного положения или перевода ее в новое состояние. Любая система управления должна иметь четыре основных элемента:
вход основной системы;выход основной системы;канал обратной связи (воспринимающее устройство, измеряющее и передающее информацию о состоянии выхода);блок управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие.
Организация представляется как сумма трудовых операций.
Организация - это социотехническая система, т. е. взаимодействие группы людей с определенной техникой. Техническая система и система межличностных отношений могут пересекаться. От технической системы зависят социальные отношения, а от последних - производственная система.
17. Формы организаций.
Хозяйственные товарищества и общества – коммерческие организации с разделенным на доли учредителей уставным капиталом.
Хозяйственные товарищества:
Полное товарищество – это объединение двух или более лиц, участники которого (полные товарищи) в соответствии с заключенным между ними договором занимаются предпринимательской деятельностью от имени товарищества. Ответственность всех участников пропорциональна размеру их вклада.
В товариществе на вере (коммандитном товариществе) наряду с полными товарищами в формировании складочного капитала принимают участие так называемые коммандитисты, т.е. вкладчики, которые не принимают участия в предпринимательской деятельности, но получают прибыль и несут риск убытков в пределах сумм сделанного вклада.
Хозяйственные общества:
Общество с ограниченной ответственностью. Организационно-правовая форма предприятия, созданного по соглашению юридических и физических лиц путем объединения их вкладов в целях осуществления хозяйственной деятельности и получения прибыли. Прибыль, получаемая ООО, распределяется пропорционально вкладам его участников или учредителей.
Общество с дополнительной ответственностью – это хозяйственное общество учрежденное одним или несколькими лицами, уставный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров; участники несут солидарную ответственность по его обязательствам своим имуществом в одинаковом для всех кратном размере к стоимости их вкладов.
Акционерные общества – наиболее распространенный и сложный организационно-правовой вид организаций. Правовое регулирование деятельности акционерного общества осуществляется с помощью соответствующих норм ГК, а также закона «Об акционерных обществах». Создание АО возможно двумя способами: путем учреждения и посредством реорганизации юридического лица. Как и другие хозяйствующие субъекты, акционерные общества создаются в учредительном порядке, но законодательство различает общий и специальный порядок учреждения АО.
Дочерние и зависимое общество. Характерной особенностью дочерних и зависимых обществ является то, что основное («материнское») общество не только оказывает влияние на принятие ими решений, но и несет ответственность по долгам дочерних обществ.
Производственный кооператив – добровольное объединение граждан на основе членства для совместной производственной или хозяйственной деятельности (производство, переработка, сбыт промышленной, сельскохозяйственной или иной продукции, выполнение работ, торговля, бытовое обслуживание, оказание других услуг), основанной на их личном трудовом и ином участии и объединении его членами (участниками) имущественных паевых взносов.
Государственное и муниципальное унитарное предприятие – коммерческая организация, которая не наделена правом собственности на закрепленное за ней собственником имущество. Это имущество не может быть распределено по вкладам, долям, паям, в том числе между работниками предприятия.
20. Линейная организационная структура управления.
Линейная организационная структура управления - это наиболее распространенный тип иерархической структуры. Многоуровневая иерархическая система управления, в которой вышестоящий руководитель осуществляет единоличное руководство подчиненными ему нижестоящими руководителями, а нижестоящие руководители подчиняются только одному лицу - своему непосредственному вышестоящему руководителю. По такому принципу формируется иерархия служб, пронизывающая всю организацию до самого низа.
В линейной структуре управле¬ния каждый подчиненный имеет начальника, а каждый начальник имеет несколько подчиненных. Такая структу¬ра функционирует в небольших организациях на низшем уровне управления (секция, бригада и т.д.).
Преимущества: 1)единство и четкость распорядительства;2)согласованность действий исполнителей;3)простота управления (один канал связи);4)четко выраженная ответственность;5)оперативность в принятии решений;6)личная ответственность руководителя за конечные результаты деятельности своего подразделения. Недостатки: 1)высокие требования к руководителю, который должен быть подготовлен всесторонне, чтобы обеспечивать эффективное руководство по всем функциям управления;2)отсутствие звеньев по планированию и подготовке решений;3)перегрузка информацией, множество контактов с подчиненными, вышестоящими и сменными структурами;4)затруднительные связи между инстанциями;5)концентрация власти в управляющей верхушке
21. Функциональная организационная структура управления.
Функциональная организационная структура реализует тесную связь административного управления с осуществлением функционального управления (рис.).
Д- директор; ФН - функциональные начальники; И - исполнители
Рис. Функциональная структура управления
В этой структуре нарушен принцип единоначалия и затруднена кооперация. Практически она не используется.
Функциональное управление осуществляется некоторой совокупностью подразделений, специализированных на выполнении конкретных видов работ, необходимых для принятия решений в системе линейного управления.
Идея состоит в том, что выполнение отдельных функций по конкретным вопросам возлагается на специалистов, то есть каждый орган управления (либо исполнитель) специализирован на выполнение отдельных видов деятельности.
В организации, как правило, специалисты одного профиля объединяются в специализированные структурные подразделения (отделы). Функциональное управление существует наряду с линейным, что создает двойное подчинение для исполнителей.
Вместо универсальных менеджеров, которые должны разбираться и выполнять все функции управления, появляется штат специалистов, имеющих высокую компетенцию в своей области и отвечающих за определенное направление. Такая функциональная специализация аппарата управления значительно повышает результативность деятельности организации.
Преимущества: 1)высокая компетентность специалистов, отвечающих за осуществление конкретных функций;2)освобождение линейных менеджеров от решения некоторых специальных вопросов;3)стандартизация, формализация и программирование явлений и процессов;4)исключение дублирования и параллелизма в выполнении управленческих функций;5)уменьшение потребности в специалистах широкого профиля . Недостатки: 1)чрезмерная заинтересованность в реализации целей и задач «своих» подразделений;2)трудности в поддержании постоянных взаимосвязей между различными функциональными службами;3)появление тенденций чрезмерной централизации;4)длительная процедура принятия решения
5)Относительно застывшая организационная форма, с трудом реагирующая на изменения
18. Структуры организации.
1)Линейная структура – во главе руководитель-единоначальник, единоличное руководство, все функции управления. Базируется на вертикальном разделении труда, управление по уровням. 2)Линейно-штабная. Штаб – функциональная служба в которой работают специалисты., готовят квалифицированные решения. Рекомендации утверждаются руководителем-единоначальником. К ним относятся социологическая, юридическая службы, отделы координации и анализа. Преимущества: более глубокая подготовка решений, освобождение главного линейного менеджера от глубокого анализа проблемы, возможность привлечения специалистов и экспертов. Недостатки: нет взаимосвязей на горизонтальном уровне, недостаточно четкая ответственность, система взаимодействия по вертикали – тенденция к чрезмерной централизации. 3)Структура ограниченного функционализма. Штабы имеют право самостоятельно отдавать определенные распоряжения нижестоящим звеньям. Круг таких распоряжений ограничен. Повышение компетентности управления наряду с сохранением единства распорядительства. Усложнение связей в системе управления.
Структура управления с временными органами. 1)Управление по проекту при частых перестройках аппарата управления в связи с внедрением новой техники и технологии. На определенный период создаются органы управления которые организуют и контролируют выполнение всего проекта освоения новых технологий (модернизация оборудования, подготовка кадров, материально-техническое оснащение). Обычно потом трансформируется или ликвидируется. 2)Матричная структура управления. На определенный срок для обеспечения реализации экстраординарных целевых программ. Совмещение линейной и управление по проекту. Линейная – для регулирующего воздействия по главным направлениям деятельности предприятия. Вместе с тем ответственный руководитель обеспечивает комплексную реализацию программы преодолевая внутриорганизационные барьеры, возможные противоречия в звеньях линейной структуры. Однако на практике порождает двойное подчинение. Преимущества- возможность быстро реагировать и адаптироваться к изменяющимся внутренним и внешним условиям организации; повышение творческой активности АУП; рациональное использование кадров за счет специализации различных видов трудовой деятельности; повышение мотивации деятельности за счет децентрализации и повышения демократичных принципов руководства; повышение контроля за решением отдельных задач проекта; повышение личной ответственности за выполнение программы. Недостатки: сложная структура соподчинения – проблемы с установлением приоритетов заданий; дух нездорового соперничества между руководителями программ; трудности в приобретении навыков необходимых для работы по новому проекту.
19. Типы организационных структур.
Организационная структура аппарата управления - форма разделения труда по управлению производством. Каждое подразделение и должность создаются для выполнения определенного набора функций управления или работ.
Схема организационной структуры управления отражает статическое положение подразделений и должностей и характер связи между ними.
В зависимости от характера связей выделяются несколько основных типов организационных структур управления:линейная;функциональная;линейно-функциональная;матричная;дивизиональная;
множественная.
Элементарная организационная структура отражает двухуровневое разделение, которое может существовать только в маленьких организациях. При такой структуре в организации выделяется верхний уровень - руководитель, и нижний уровень - исполнитель.
Функциональная организационная структура возникает там, где появляется разделение труда и специализация. Как только отдельные функции, например, производство или маркетинг получают организационное закрепление, так сразу в организации складывается функциональная организационная структура, связывающая эти подразделения в единое целое и устанавливающая связи подчинения в организации.
Дивизиональная организационная структура складывается в тех организациях, в которых в силу определенных обстоятельств выделяются относительно обособленные и наделенные большими правами в осуществлении своей деятельности структурные подразделения-отделения. Основаниями для их выделения может быть производство различных продуктов в специализированных подразделениях, либо осуществление деятельности на относительно изолированных территориях, либо же работа с различными специализированными покупателями и т.п.
Организационная структура применяется в организации тогда, когда у нее имеется много самостоятельных отделений близкого профиля деятельности. В этом случае для координации их работы создаются специальные промежуточные управленческие органы, располагаемые между отделениями и высшим руководителем.
Матричная организационная структура отражает закрепление в организационном построении фирмы двух направлений руководства. Вертикальное направление - управление структурными подразделениями организации. Горизонтальное направление - управление отдельными проектами или программами, для реализации которых привлекаются люди и ресурсы различных подразделений организации.
13.Субъект и объект управления.
Процесс управления предполагает наличие управляемого объекта и субъекта (управляющего органа). Отношения между управляемыми и управляющими подсистемами — это взаимоотношения людей.
Таким образом, под объектом управления следует понимать отдельную структуру организации либо организацию в целом, на которую направлено управляющее действие. Субъект управления — орган либо лицо, которое осуществляет управляющее действие.
В связи с этим одна и та же структура организации может быть и объектом, и субъектом управления.
К примеру, в универмаге управляющей подсистемой является управленческий аппарат во главе с директором, а управляемой — отделы (секции). В отделе (секции) в свою очередь управляющей подсистемой будет управленческий аппарат во главе с заведующим отделом (секцией), а управляемой — продавцы. В то же время администрация (директор) универмага трансформируется из управляющей подсистемы в управляемую тогда, когда выполняет приказы (указания, распоряжения, решения), поступающие от вышестоящих органов руководства (управления торговли либо министерства торговли).
Таким образом, субъектами управления являются органы законодательной и судебной власти. Объекты, на которые воздействует государство посредством законов и судебных решений, классифицируются по нескольким признакам:
•уровню решаемых задач — экономика республики в целом, отрасли, региона, фирмы;
Кроме высшего органа государственного управления (Верховного Совета республики, Государственной Думы и др.)
•видам регулируемой деятельности — доходы, капиталовложения, личное потребление, цены, различные рынки и т.п.;
•адресату воздействия — частные национальные компании, различные фонды, научно-исследовательские центры, учебные заведения и др.
22. Линейно-функциональная (штабная) структура управления. При такой структуре управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель, возглавляющий определенный коллектив. Ему при разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных подразделений (управлений, отделов, бюро и т.п.).
Д- директор; ФН - функциональный начальники; ФП - функциональные
подразделения; ОП - подразделения основного производства.
В данном случае функциональные структуры подразделения находятся в подчинении главного линейного руководителя. Свои решения они проводят в жизнь либо через главного руководителя, либо (в пределах своих полномочий) непосредственно через соответствующих руководителей служб-исполнителей.
Таким образом, линейно-функциональная структура включает в себя специальные подразделения при линейных руководителях, которые помогают им выполнять задачи организации.
Преимущества:1)более глубокая подготовка решений и планов, связанных со специализацией работников;2)освобождение главного линейного менеджера от глубокого анализа проблем;3)возможность привлечения консультантов и экспертов. Недостатки: 1)отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными отделениями;2)недостаточно четкая ответственность, так как готовящий решение, как правило, не участвует в его реализации;3)чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали: подчинение по иерархии управления, т.е. тенденция к чрезмерной централизации
23. Коммуникации.
Коммуникация - это процесс обмена информацией, опытом и сведениями. Важнейшими составляющими эффективности деятельности менеджера и предпринимателя являются организаторские и коммуникативные качества. Для менеджера и предпринимателя важны коммуникативные качества — умение общаться, нравиться и убеждать. Любое общение, в том числе и деловое — это прежде всего коммуникация, т.е. обмен информацией, значимой для участников общения.
Коммуникации осуществляются: между организацией и окружающей ее средой; между отдельными уровнями и подразделениями внутри организации (вертикальные восходящие и нисходящие, горизонтальные); По нисходящей – с высших уровней на низшие – сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. По восходящей –с низших уровней на высшие – может заметно влиять на производительность; между руководителем и подчиненным (по вертикали; 2/3 коммуникативной деятельности руководителя реализуется между управляющим и управляемыми; между менеджером и рабочей группой (Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действия группы. Т.к в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность высказаться и т.п.); между отдельными работниками в группе (неформальные коммуникации – называют каналов распространения слухов. По исследованиям доказано, что 80-99% слухов в отношении организации точны, но уровень точности личной или эмоционально окрашенной информации гораздо ниже.
Эти виды коммуникаций представляют собой двусторонние контакты людей. Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона «предлагает» информацию, а другая правильно воспринимает ее, посылая подтверждение об этом по каналу обратной связи. Чтобы было именно так, следует уделять пристальное внимание коммуникационному процессу.
24. Невербальная коммуникация.
Информация, посланная отправителем без использования слов как системы кодирования, образует невербальное послание, лежащее в основе невербальной коммуникации. Дело в том, что эффект большинства посланий создается невербальной информацией: тональностью голоса, выражением лица. Особенно это проявляется в тех случаях, когда словесная часть послания отправителя противоречива. В такой ситуации получатель больше полагается на невербальную часть, чтобы понять значение послания.
Невербальное общение, более известное как язык поз и жестов, включает в себя все формы самовыражения человека, которые не опираются на слова. Невербальные сигналы позволяют понять истинные чувства и мысли собеседника; наше отношение к собеседнику нередко формируется под влиянием первого впечатления, а оно, в свою очередь, является результатом воздействия невербальных факторов – выражения лица, стиля одежды и т.д. Особенно ценны невербальные сигналы потому, что они спонтанны, бессознательны и, в отличие от слов, всегда искренни. Невербальное общение включает в себя пять подсистем: 1. Пространственная подсистема (межличностное пространство). 2. Взгляд. 3. Оптико-кинетическая подсистема, которая включает в себя: внешний вид собеседника; мимика (выражение лица); пантомимика (позы и жесты). 4. Паралингвистическая или околоречевая подсистема, включающая: вокальные качества голоса; его диапазон; тональность; тембр. 5. Экстралингвистическая или внеречевая подсистема, к которой относятся: темп речи; паузы; смех.