3.Контрольні питання

1.Як виконується автоматичне форматування даних у Excel?

2.Для чого в Excel застосовується грошовий, фінансовий, числовий формат? Як установити в таблиці дробовий формат?

3.Як повернути в комірки напис на 50 градусів.

4.Як установити пароль на лист, на комірку, сховати формули.

5.Навіщо застосовується умовне форматування?

Лабораторна робота 7 Консолідація даних з декількох аркушів

Ціль: навчитися поєднувати робочі аркуші з декількох робочих книг в одну, консолідувати дані з декількох робочих книг в одну, створювати зведення і діаграми.

1.Указівки до виконання роботи

1.1.Консолідація даних

Передбачено кілька способів консолідації даних у Excel:

1.За допомогою тривимірних посилань, що є найбільш кращим способом. При використанні тривимірних посилань відсутні обмеження по розташуванню даних у вихідних областях (вихідними областями називаються діапазони, дані яких консолідуються в зазначений кінцевий діапазон. Вихідні області можуть розташовуватися на будь-якому листі книзі, чи на інших відкритих аркушах чи книгах).

2.По розташуванню, якщо дані вихідних областей знаходяться в тому самому місці і розміщені в тому самому порядку. Використовуйте цей спосіб для консолідації даних декількох аркушів, створених на основі одного шаблона.

3.По категоріях, якщо дані вихідних областей не упорядковані, але мають ті самі заголовки. Використовуйте цей спосіб для консолідації даних аркушів, що мають різну структуру, але однакові заголовки.

4.За допомогою зведеної таблиці. Цей спосіб подібний з консолідацією по категоріях, але забезпечує велику гнучкість при реорганізації категорій.

1.1.1.Консолідація даних з використанням тривимірних посилань

1.На листі консолідації скопіюйте чи задайте надписи для даних консолідації.

2.Вкажіть комірку, у яку варто помістити дані консолідації.

3.Уведіть формулу. Вона повинна включати посилання на вихідні комірки кожного листа, що містять дані, для яких буде виконуватися консолідація.

4. Повторите кроки 2 і 3 для кожної комірки, у яку потрібно вивести результати обробки даних.

Зауваження. Щоб увести посилання, не використовуючи клавіші на клавіатурі, уведіть формулу до того місця, де потрібно вставити посилання, а потім укажіть на листі потрібну комірку. Якщо комірка знаходиться на іншому листі, перейдіть на цей лист і вкажіть потрібну комірку.

1.1.2.Консолідація даних по категоріях і по розташуванню

1.Укажіть верхню ліву комірку області призначення консолідуемих даних.

2.Виберіть команду «Консолидация» у меню «Данные».

У цьому вікні, як видно з малюнка мається кілька кнопок:

-поле для введення «Функция» містить опис тієї дії, що буде вироблятися над даними. У даному випадку, це «сумма» – це значить, що консолидируемые дані будуть підсумовуватися по обраній стратегії.

-поле «Ссылка» призначено для вибору діапазону для даних, що консолідуються. Консолідація чи злиття (об'єднання) даних буде вироблятися мінімум із двох діапазонів, а тому у вікні «Консолидация» передбачена кнопка «Добавить». У поле «Ссылка» вибирається діапазон, далі натискаємо кнопку «Добавить» і цей діапазон з відзначеними робочою книгою, листом і комірками відображається в полі «Список диапазонов». Для того, щоб забрати той чи інший діапазон зі списку використовується кнопка «Удалить».

-дві кнопки «подписи верхней строки» і «значения левого столбца» визначають по яких параметрах буде здійснюватися консолідація. Якщо обидва прапорці будуть відзначені галочкою, то верхній рядок і лівий стовпець будуть використовуватися як набір назв, по яких буде здійснюватися консолідація по категоріях.

3.Виберіть зі списку «Функция» , що розкривається, функцію, яку варто використовувати для обробки даних.

Операції підведення підсумків у полях зведеної таблиці:

Операція	Результат
Сума	Сума чисел. Ця операція використовується за замовчуванням для підведення підсумків по числових полях.
Кількість значень	Кількість записів чи рядків даних. Ця операція використовується за замовчуванням для підведення підсумків по нечислових полях.
Середнє	Середнє чисел.
Максимум	Максимальне число.
Мінімум	Мінімальне число.
Добуток	Добуток чисел.
Кількість чисел	Кількість записів чи рядків, що містять числа.
Незміщене відхилення	Незміщена оцінка середнього квадратического відхилення генеральної сукупності по вибірці даних.
Зміщене відхилення	Зміщена оцінка середнього квадратического відхилення генеральної сукупності по вибірці даних.
Незміщена дисперсія	Незміщена оцінка дисперсії генеральної сукупності по вибірці даних.
Зміщена дисперсія	Зміщена оцінка дисперсії генеральної сукупності по вибірці даних.

4.Введіть у поле «Ссылка» вихідну область даних, що консолідуються.

5.Натисніть кнопку «Добавить».

6.Повторите кроки 4 і 5 для всіх вихідних областей, що консолідуються.

7.Щоб автоматично обновляти підсумкову таблицю при зміні джерел даних, установите прапорець «Создавать связи с исходными данными».

Зауваження.

1.Зв'язку не можна використовувати, якщо вихідна область і область призначення знаходяться на одному листі. Після установки зв'язків не можна додавати нові вихідні області і змінювати вихідні області, що вже беруть участь у консолідації.

2.При консолідації даних по розташуванню заголовки категорій вихідних областей не копіюються автоматично в область призначення. Якщо в області призначення потрібно розмістити заголовки, скопіюйте чи введіть їх вручну.

1.1.3.Використання майстра шаблонів

Надбудова майстра шаблонів з функцією автоматичного збору даних створює шаблон, що зв'язує обрані комірки книги з полями бази даних. При введенні даних у зв'язані комірки нової книги, заснованої на шаблоні, автоматично створюється новий запис у базі даних і дані копіюються у відповідні поля.

Для запуску майстра шаблонів, необхідно використовувати меню «Данные» - «Мастер шаблонов».

У результаті випадає вікно «Мастер шаблонов- шаг 1 из 5».

Наприклад, припустимо, що необхідно зібрати дані про наявність товару на складі торгуючої організації. Для цього спочатку варто створити форму на листі, що запитує інформацію, необхідну для кожного звіту. Потім за допомогою майстра шаблонів потрібно створити шаблон з даної форми і зв'язати його з основною базою даних. При заповненні нового звіту про продажі, заснованого на шаблоні, автоматично буде створюватися запис у базі даних.

Якщо існуючі книги містять дані, які потрібно включити в нову базу даних, майстер шаблонів може автоматично додати їх. Однак розташування даних в існуючих книгах повинне відповідати розташуванню комірок, обраних для полів даних. Наприклад, якщо на кроці 3 майстри шаблонів указати, що поле «Назва товару» вводиться в коміркі $А$2 листи «Продаж», та назва товару повинна міститися у всіх існуючих книгах в комірки Продаж!$А$2. Якщо відповідність порушена, то варто додати відсутні записи в базу даних.

База даних може являти собою список Microsoft Excel чи базу даних Microsoft Access, Microsoft FoxPro, dBase чи Paradox, для якої встановлений необхідний ODBC драйвер і інші компоненти доступу до даних. Рекомендується зберігати базу даних у мережі так, щоб усі користувачі фірми могли мати до неї доступ.

Зі збережених даних можна створювати звіти чи використовувати їх як будь-яку базу даних. Щоб змінити дані в записі, варто перевідкрити і змінити збережену копію форми, зв'язаної з цим записом. При видаленні копії форми відповідна запис залишається в базі даних. Видалити цей запис можна як будь-який інший в базі даних даного типу.

Щоб зробити шаблон доступним для всіх користувачів, його варто зберігати по доступній адресі в мережі. Потім потрібно створити ярлик до шаблона, після чого, кожен користувач повинний скопіювати цей ярлик у папку шаблонів на свій комп'ютер. Папка шаблонів знаходиться в папці, у якій був установлений Office чи Microsoft Excel.

1.1.4.Консолідація даних шляхом створення зведеної таблиці

1.1.4.1.Створення зведеної таблиці

Перед створенням зведеної таблиці , що використовує дані зовнішнього джерела даних, необхідно спочатку задати ці дані.

Зауваження.

Зведена таблиця призначена для інтерактивної роботи. Таблиця, що узагальнює й аналізує дані з існуючих списків і таблиць. За допомогою майстра зведеної таблиці необхідно вказати чи список таблицю і потім указати спосіб розташування даних у зведеній таблиці. Після створення зведеної таблиці її структуру можна змінити шляхом зміни розташування полів.

1.Відкрийте книгу, у якій необхідно створити зведену таблицю.

Якщо зведена таблиця створюється на основі даних, що знаходяться в списку чи базі даних Microsoft Excel, виділите комірку списку чи бази даних.

2.Виберіть команду «Сводная таблица» у меню «Данные».

3.Вконуйте інструкції майстра зведених таблиць.