1.2.Застосування розширеного фільтра

Команда «Данные» - «Фильтр» – «Расширенный фильтр» дозволяє відшукувати рядка за допомогою більш складних критеріїв, у порівнянні з користувальницькими автофильтрами.

При фільтрації списку в цьому випадку використовуються два типи критеріїв: множинні і що обчислюються. Множинні критерії застосовуються, коли потрібно визначити більш двох критеріїв порівняння для одного стовпця. Критерії, що обчислюються, застосовуються при використанні результатів обчислень в операціях порівняння.

Наприклад, можна вивести на екран тільки ті рядки, у яких значення вартості продажу, більше чим середнє за квартал.

Команда «Расширенный фильтр» використовує для фільтрації даних інтервалів критеріїв. При цьому в таблиці відображаються тільки ті рядки, що задовольняють усім критеріям, записаним в інтервалі критеріїв.

О бласть «Обработка» містить перемикач, що може бути встановлений в одне з положень: «Фильтровать список на месте» чи «Скопировать результат на другое место». При установці перемикача в положення «Фильтровать список на месте» на екрані відображаються тільки ті рядки, що задовольняють зазначеному критерію. При виборі «Скопировать результат на другое место» відфільтровані дані копіюються на інший робочий лист чи в іншу область на тім же робочому листі.

У поле введення «Исходный диапазон» вказується інтервал, що містить список, що підлягає фільтрації. У це поле варто вводити посилання на таблицю чи базу даних.

У поле введення «Диапазон условий» вказується інтервал комірок на робочому листі, що містить необхідні критерії.

У поле введення «Поместить результат в диапазон» вказується інтервал комірок, у який копіюються рядки, що задовольняють критеріям. Це поле доступне тільки в тому випадку, коли обраний перемикач «Скопировать результат на другое место».

Прапорець «Только уникальные записи» призначений для відображення тільки неповторюваних рядків.

1.3.Сортування даних

Для сортування даних необхідно використовувати меню «Данные» - «Сортировка».

Випаде вікно «Сортировка диапазона». У ньому необхідно вказати за яким критерієм необхідно ідентифікувати полючи. Можливі значення: «подписям(первая строка диапазона)»,«обозначениям столбцов листа».

Excel пропонує сортування по трьох ключах «Сортировать по», «Затем по», «В последнюю очередь». У вікні «Сортировка диапазона» пропонується сортувати «по возрастанию» і «по убыванию».

У випадку, якщо необхідно відсортувати по чотирьох і більш ключах прийдеться використовувати процедуру сортування кілька разів. При цьому спочатку потрібно сортувати по другорядних категоріях (утримуючим велику кількість різних ознак), а потім по головним (які поділяють весь список на дві-три великі групи).

Для багатоетапного сортування буде потрібно визначене планування, наприклад, потрібно відсортувати список співробітників великої фірми. Список містить стовпці «Прізвище», «Посада», «Підрозділ» і «Відділ». Для сортування по всіх цих ключах вам буде потрібно два етапи. Спочатку варто провести сортування по ключах «Відділ», «Посада», «Прізвище», а потім по ключу «Підрозділ».

При проведенні багатоетапного сортування необхідно пам'ятати, що сортування проведене останнім має перевагу перед попередніми.