Тема 9. Информационно-технологическая система слежения за регистрируемыми почтовыми отправлениями.

9.1 Задачи, решаемые системой слежения

Одним из основных видов деятельности предприятий почтовой связи является прием от клиента почтовых отправлений, их обработка, обмен с другими странами и доставка клиентам почтовых отправлений как внутри Республики, так и за ее пределы. От того, как почта сможет организовать слежение за прохождением почтовых отправлений, обмен данными в электронном виде на всемирный почтовый сервер слежения, предоставление информации на сайте РУП «Белпочта» зависит доверие клиента.

Использование технологий слежения и контроля прохождения регистрируемых почтовых отправлений позволяет решить следующие задачи:

• Сокращение трудовых затрат и времени на обработку почтовых отправлений;

• Обеспечение сохранности почтовых отправлений;

• Повышение качества предоставляемых услуг на основе использования ИТС ПС и технологии штрихового кодирования;

• Обеспечение слежения и контроля сроков за прохождением регистрируемых почтовых отправлений;

• Упрощение производственной документации, переход к «безбумажной технологии»;

• Автоматизация контрольно-справочной и рекламационной работы;

• Контроль реальных сроков прохождения почтовых отправлений и сравнение их с нормативными.

9.2 Система формирования, обработки и передачи информации

Информация о принятых регистрируемых почтовых отправлениях формируется в ОС.

По окончании рабочего дня информация обо всех принятых регистрируемых п/о передается по линиям связи в соответствующий РУПС и ГУПС (телефону, электрон почта, документы). Слежение за прохождением регистрируемых почтовых отправлений начинается с момента введения в систему слежения информации о них.

Информация о всех принятых регистрируемых почтовых отправлениях в отделениях связи данного района транзитно передается в областной сервер, где она хранится в БД. И для осуществления контроля передается сообщение о регистрируемом почтовом отправлении в место назначения.

При поступлении п/о в РУПС или сортировочный центр информация о поступлении этого п/о передается в областное предприятие, где она заносится в БД. Кроме этого на областной сервер отправляется информация на каждом этапе отправки регистрируемых почтовых отправлениях:

- При отправки п/о из РУПС или сортировочного центра

- при поступлении регистрируемого почтового отправления в ОС

- после вручения п/о адресату

Для входящих в РБ международных почтовых отправлений местом создания информации является учреждение международного почтового обмена, где находится сервер с информацией по входящим в РБ межд.по и поступает информация от предприятий связи о прохождении и вручении.

Для исходящих регистрируемых международных п/о местом назначения является бюро международного обмена, где информация вводится в программный продукт АСУ-МЖД Почта.

На всех этапах прохождения регистрируемых почтовых отправлений происходит их контроль (квитовка). В случае, если при поименной проверке окажется, что полученные посылки соответствуют информации о них, полученной по ИТСПС, то в отправляющее учреждение (отправляющее учреждение – либо ОС, РУПС, ПОПП и др., отправившее почту в адрес другого почтового учреждения) посылается сообщение о том, что почта получена полностью. В случае каких-либо несоответствий почты и информации о ней, учреждение, получившее почту, проводит расследование и вносит соответствующую информацию в систему слежения.

В случае утраты регистрируемого почтового отправления, в систему слежения вносится информация об этом с указанием кому и когда выплачено возмещение. В случае, когда внутреннее или входящее международное отправление выдано адресату и информация об этом введена в систему, на сервер соответствующего уровня поступает команда и информацию о данном почтовом отправлении направить в электронный архив, к которому при необходимости будет обращаться система слежения. По истечении 9-месячного срока информация о выданных почтовых отправлениях уничтожается.