6.3 Основные функции программы «Подписка-рупс»
ППП «Подписка - РУПС» – содержит следующие основные функции:
Операции
Ввод информации из ОС, структурных подразделений РУП «Белпочта»;
Формирование заказов по подписке;
Формирование приписанных доставочных карточек;
Работа с Интернет - подпиской (только для участка обработки заказов города Минска);
Импорт файлов по изданиям общего каталога, по областным и районным изданиям (файлы от структурных подразделений РУП «Белпочта»);
Экспорт файлов по изданиям общего каталога, по областным и районным изданиям (заказы по подписке на районные и областные издания);
Обработка ошибок (при импорте заказов от структурных подразделений);
Редактирование (принимаемых файлов);
Контрольно-сортировочные таблицы (КСТ) (формирование КСТ для передачи на экспедирование);
Файлы (просмотр импортированных/экспортируемых файлов);
Статистические функции
Сводка - есть возможность печати сводки утвержденной формы.
Общие тиражи по приему
Тиражи по контролируемым изданиям по месту приема
Тиражи по контролируемым изданиям по доставке
Данные для исполкомов
Создание архивных копий - при выходе из программы, появляется диалоговое окно, с вопросом: вы не забыли сделать резервную копию за день? Вернемся для этого? И тогда в рабочем окне программы можно выбрать кнопку «Создать копию основной базы данных»;
Бухгалтерские функции - реестр принятой подписки ( по отдельному ГОС и номеру заказу), ведомость расхождений( по ГОС за день, месяц), доходы по принятой в текущем периоде подписки.
Выходные документы (см. приложение)
Нормативно-справочная информация
Справочник изданий;
Справочник цен;
Справочник предприятий;
6.4 Перспективы развития
В настоящее время основная масса ОС оснащена в достаточной степени средствами автоматизации. Информация в электронном виде созданная на начальном этапе приема от клиента должна в дальнейшем проходить проверку, дополняться автоматизировано необходимыми полями и помещаться в конечную базу данных для формирования обобщенных заказов с минимальным участием оператора. В случае немеханизированного рабочего места приема подписки, информация в электронном виде должна создаваться на следующем уровне обработки. Необходимо создать автоматизированную систему по приему информации в электронном виде с ПКТ в созданную систему ППП «Подписка-РУПС», для чего значительно переработать последнюю. Кроме того, в разрабатываемой системе следует учесть требования по переработке существующих программных модулей расчета доходов, а также разработке новых планово-экономических форм и отчетов с целью управления и доведения планов по приему и доставке подписных изданий. Схема информационного обмена представлена на рисунке 16.
Рисунок
16- Схема информационного обмена в
перспективе развития
Тема 7. Информационно-технологическая система международной ускоренной почты
7.1 Общие сведения о международной ускоренной службе
EMS - "Express Маil Sеrviсе" - это международная почтовая служба, предоставляющая услуги по ускоренной доставке посылок и писем. Около двухсот стран мира предлагают клиентам эту услугу.
В начале 1979г. Почтовая администрация Швейцарии начала экспериментальную эксплуатацию службы ЕМS для связи с Аргентиной, Бельгией, Бразилией, Великобританией, Гонконгом и Нидерландами. На полную мощность она начала функционировать с 1981г. число обслуживаемых стран постоянно возрастало, увеличением объема отправлений, повышались и требования клиентов. Клиенты требовали, чтобы использовались системы слежения за прохождением отправлений, при помощи которых можно узнать каким рейсом они перевозились, сколько времени занимала пересылка их отправлений, и когда они были вручены адресатам, то есть им нужна была такая услуга, которая в настоящее время требуется от любой конкурирующей службы, достойной этого названия. Такой системой стала международная почтовая система IPS’96, разработанная международным бюро ВПС и предложенная заинтересованным почтовым службам.
На создание международной ускоренной почты EMS в Беларуси повлияло несколько факторов:
в мировой почтовой практике подобный вид услуг существует уже в течение нескольких десятилетий.
действия конкурентов, которые все более проникают в традиционные сферы деятельности почтовых служб, предоставляя клиентам полную гамму услуг по сбору, доставке и перевозке. Этого они достигают путем расширения своей собственной сети, совершенствования технологии и информатизации процессов транспортировки. При этом международные перевозчики, такие как TNT, DHL, FedEx и др. не делают различия между международным и национальным обменом и способствуют созданию единого рынка услуг.
До 1993 года служба международной ускоренной почты являлась составной частью совместного советско - французского предприятия EMS Гарантпост.
Коллегия министерства связи в 1993 году приняла решение о создании с октября 1993 года самостоятельной службы и носит название EMS Belarus.
В отличие от так называемых обязательных услуг, служба ускоренной почты не имеет социальной направленности - это в определенной степени элитная служба предназначена для имеющих высокую платежеспособность физических и юридических лиц. Основное предназначение системы ускоренной почты состоит в удовлетворении потребностей клиентов в более скоростной, по сравнению с традиционной почтовой связью, пересылке отправлений между государствами и населенными пунктами, включенными в сеть.
В 1999 г. РО “Белпочта” вступило в Кооператив EMS, который был создан в рамках ВПС для того, чтобы способствовать повышению качества предоставления услуг и обеспечению клиентов услугами более нового уровня. Присоединение к Кооперативу EMS является добровольным.
Для того чтобы иметь регулярную надежную информацию об уровне исполнения службы EMS членами Кооператива EMS, в 1999 году начат процесс сертификации членов Кооператива EMS на основании поквартального тестирования служб EMS независимым экспертом (компанией), для чего компанией Артур Андерсен SA, осуществлявшей тестирование в 1999-2001 гг., была разработана специальная система оценки и определены несколько уровней сертификации, а именно: Золотой, Серебряный, Бронзовый, Начальный.
В 1999 году никто из членов Кооператива не достиг ни Серебряного, ни Бронзового уровня.
В 2000 году 7 членов кооператива EMS достигли Серебряного или Бронзового уровня.
Кроме того, в 2000 году 48 членов Кооператива EMS (в том числе и Республика Беларусь) достигли Начального уровня сертификации.
2001 года с введением в промышленную эксплуатацию системы слежения за отправлениями EMS IPS’96.
Согласно рекомендациям ВПС, принадлежность почтовых отправлений к службе EMS определяется наличием на оболочке отправления и сопроводительных документах логотипа, состоящего из следующих элементов:
- треугольник в форме крыла с полосами оранжевого цвета;
- буквы EMS голубого цвета;
- три горизонтальные полосы оранжевого цвета.
Особенностью службы EMS является то, что в качестве адресного ярлыка используется бланк-пачка, состоящий из четырех листов, которые используют в соответствии с необходимостью.
для отправлений EMS используются специальные конверты, стоимость которых включена в тариф. Для отправлений с вложением документов используются фирменные конверты из плотного картона, а для отправлений с товарным вложением используются фирменные пластиковые конверты.
Еще одной особенностью службы EMS является рассмотрение рекламаций (запросов о розыске отправлений) в максимально короткие сроки. Служба “EMS Беларусь” рассматривает рекламации, поступившие от иностранных Почтовых Администраций в течение семи дней. Запросы о доставке отправлений рассматриваются от 24 до 48 часов.
Для ускорения прохождения рекламаций, а также для удешевления и уменьшения документооборота с 2002 года Республика Беларусь является участником электронной системы обработки информации в рамках ВПС под названием «Рагби». Данная система позволяет обмениваться рекламациями по EMS посредством электронной почты через Интернет, не требует специального программного обеспечения и технических средств. Для ее функционирования достаточно наличия на рабочем месте персонального компьютера, подключенного к сети, бесперебойного доступа в Интернет и программы Internet Explorer, который входит в основной пакет Windows.
В данной системе все запросы подразделяются на несколько категорий, для каждой из которых установлены свои правила обработки (время, объем информации).
Одним из параметров оценки работы международной ускоренной почты является качество ответов на запросы. Отныне кооператив EMS будет оценивать качество ответов на запросы по работе в системе «Rugby» («Рагби»).
Система «Rugby» - это система базированная на Internet и предназначенная для эффективного сотрудничества и усовершенствования качества коммуникаций между Центрами запросов (Бюро рекламаций); она служит для обработки входящих и создания исходящих запросов, а так же для обмена информацией, касающейся работы Бюро рекламаций EMS.
Рабочий язык системы «Rugby» – английский. В настоящее время в системе работает двадцать две страны: Бразилия, Великобритания, Венгрия, Гонконг, Италия, Испания, Индия, Греция, Барбадос, Китай, Кипр, Сингапур, Кайманские острова, Литва, Монголия, Кения, Эквадор, Россия, Финляндия, Малайзия, США, Япония.
Целью кооператива EMS является распространение системы « Rugby», увеличение числа ее пользователей.
Преимущества системы «Rugby»:
легка в использовании;
- высокая скорость обмена информацией, позволяет обрабатывать большое количество запросов;
улучшение качества запросов и ответов на них;
- сокращение бумажной работы, расходов на телефонные звонки, сообщения по факсу;
фиксированные сроки исполнения;
независима от системы слежения;
оценка показателей работы;
сохранение информации в течение 24 месяцев.
Для работы в системе «Rugby» необходимо лишь стабильная связь Internet, никаких локальных преобразований не требуется – все обеспечивается международным кооперативом EMS в Брюсселе. Кооператив EMS включил Беларусь в число пользователей. Для подключения к системе необходимо лишь указать адрес в Internet.
Официальный день начала работы в системе «Rugby» для EMS Belarus – 23 января 2002 года.