- •2 Прием и Обработка поступающих документов
- •3 Передача документов и работа исполнителей с документами
- •4 Отправка исходящих документов
- •5 Регистрация документов
- •Гсдоу установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
- •Форма журнала регистрации исходящих документов
- •Форма журнала регистрации внутренних документов
- •Пример регистрационно-контрольной карточки (Лицевая сторона)
- •Контроль исполнения документов
- •Этапы контроля
- •4. Если документ требовал ответа, то он считается исполненным после отправки ответа по назначению.
- •7 Номенклатура дел
- •8 Формирование дел
- •9 Экспертиза ценности документов
- •Передача дел на архивное хранение
8 Формирование дел
Формирование дел – группировка исполненных документов.
Формирование дела осуществляется в соответствии с его заголовком по заранее составленной номенклатуре предприятия.
В большинстве фирм формирование дел проводится по названиям видов документов, например: акты, контракты и т.д.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
-
Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.
2 Документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен.
3 В дело подшиваются только исполненные документы, на которых есть реквизит 28 – «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».
-
Документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями.
5 В дело помещается 1 экземпляр документа.
6 В дело не подшиваются документы, подлежащие возврату, черновики.
7 Документы разных сроков хранения, формируются в разные дела.
8 В дело формируются документы, как правило, одного года. Исключение составляют переходящие дела (учебные планы, личные дела)
9 Документы внутри дела располагаются в обратном хронологическом (нумерационном) порядке (снизу более ранние документы).
10 Толщина дела не должна превышать 250 листов (30-40 мм) - отечественные скоросшиватели. Импортные позволяют подшивать в 2-3 раза больше.
Особое внимание уделяется правильной систематизации документов внутри дел постоянного хранения:
Распорядительные документы – формируются по видам документов (приказы, постановления и т.д.), приказы по основной деятельности и приказы по личному составу группируются в отдельные дела.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами и являющиеся приложением к ним, группируются вместе с распорядительными документами, если утверждены в качестве самостоятельного документа – в самостоятельные дела.
Документы коллегий – протоколы и принятые решения группируются в одно дело, документы к заседаниям коллегий (повестка дня, доклады, проекты решений) – в другое.
Предложения, заявления, жалобы граждан по улучшению работы учреждения или организации формируют отдельно от обращений граждан по личным вопросам. В зависимости от объема формируют отдельные тома на одну или несколько букв алфавита.
Переписка - письмо-ответ помещают после письма-запроса.
Обложка дела содержит сведения:
-
Полное название организации (ЗАО «АНКЕР»)
-
Наименование структурного подразделения (Секретариат)
-
№ дела
-
Название (заголовок) дела
-
Год (дата начала и окончания)
-
Срок хранения.
-
ЗАО «Анкер»
Секретариат
№ 01-04 Приказы по личному составу
01.01.2001-31.12.2001
(срок хранения 75 лет)
В папках импортного производства все сведения указываются на сменном вкладыше, на корешке обложки.
9 Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов – изучение документов с целью определения сроков их хранения и отбор документов на хранение.
Если организация сдает свои документы на государственное хранение, то проведение экспертизы будет проходить с участием работника этого архива. Если нет – то экспертиза проводится делопроизводственной службой. Такие организации имеют свой архив.
Экспертиза ценности документов и отбор их для хранения осуществляется в организациях экспертными комиссиями (ЭК).
Формируется состав экспертной комиссии в соответствии с приказом руководителя (3-5 наиболее квалифицированных работника):
Председатель: Представитель архивного органа (зам. руководителя)
Члены комиссии: ведущий специалист
секретарь-референт.
Основные функции экспертной комиссии:
-
Составление номенклатуры дел;
-
Проверка правильности отнесения документов к делам.
-
Отбор документов на постоянное хранение в государственный архив, и временное хранение в организации;
-
Выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и практической значимости;
-
Установление и изменение сроков хранения документов.
Ведение всех документов и организация заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.
Ежегодно в делопроизводстве организации проводят отбор документов на постоянное временное хранение, а так же для уничтожения.
В результате работы экспертной комиссии образуются группы документов с различными сроками хранения:
1 Постоянного хранения в государственных архивах. «Постоянно»
-
Долговременного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет).
- устав и учредительные документы
-
по личному составу
-
годовые отчеты и планы предприятия
-
протоколы заседаний общего собрания и Совета директоров и т.д.
-
Временного хранения (до 10 лет) – остаются в службе ДОУ
-
ДМН (до минования надобности) – срок хранения определяет само предприятие.
-
Подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
В ведомственный архив передаются дела постоянного и долговременного хранения по личному составу. Дела временного хранения не подлежат сдачи в ведомственный архив, они хранятся в службе делопроизводства, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по акту.
Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов, годового баланса и отчетов) и переписка предприятия, за редким исключением, в архив не передается.
Но не выделяются к уничтожению бухгалтерские документы, которые не прошли ревизию, даже если срок хранения истек.
Передача дел в архив осуществляется по описям.