- •2 Прием и Обработка поступающих документов
- •3 Передача документов и работа исполнителей с документами
- •4 Отправка исходящих документов
- •5 Регистрация документов
- •Гсдоу установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
- •Форма журнала регистрации исходящих документов
- •Форма журнала регистрации внутренних документов
- •Пример регистрационно-контрольной карточки (Лицевая сторона)
- •Контроль исполнения документов
- •Этапы контроля
- •4. Если документ требовал ответа, то он считается исполненным после отправки ответа по назначению.
- •7 Номенклатура дел
- •8 Формирование дел
- •9 Экспертиза ценности документов
- •Передача дел на архивное хранение
-
Контроль исполнения документов
Контроль осуществляют службы ДОУ, руководители и ответственные исполнители.
Контролю подлежат документы, требующие исполнения.
Контроль исполнения включает:
-
постановку документа на контроль;
-
проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
-
проверку и регулировку хода исполнения
-
учет и обобщение результатов контроля, информирование руководителя.
Этапы контроля
1. На документе проставляют отметку о контроле - Реквизит 19 (ставится штамп в виде буквы «К», слова «Контроль» или просто отметка ярким цветом «К» в верхнем правом углу это привлекает внимание исполнителя к документу).
2. Далее документы передаются на рассмотрение руководству.
Срок исполнения документа может быть типовым и индивидуальным.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются законодательно (например, по обращениям граждан от 15 до 30 дней).
Индивидуальные сроки устанавливаются либо в тексте документа, либо в резолюции и устных указаниях руководителя.
Сроки исполнения внутренних документов:
Если в документе не указана конкретная дата исполнения, но имеется пометка «Срочно» документ исполняется в течении 3-х дней, пометка «Оперативно» - в течении 10-ти дней, остальные - в срок не более месяца.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя:
Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководителя.
3. После рассмотрения руководителя документы возвращаются на регистрацию.
В журнале делают соответствующие записи.
При карточной форме регистрации на контролируемый документ заводятся дополнительные экземпляры регистрационной карточки по количеству исполнителей. На карточке ставится знак «К». Карточку помещают в сроковую картотеку.
Сроковые картотеки содержат 33 раздела. В первый помещают карточки на документы с истекшими сроками хранения. Второй раздел имеет 31 ячейку по числу дней в месяце, в которые раскладываются карточки в соответствии с ожидаемыми сроками исполнения. В третий раздел помещают документы, исполнение которых намечено на следующий месяц или в более поздние сроки.
В течение установленного срока исполнения все вопросы, поставленные в резолюции, должны быть полностью решены.
4. Если документ требовал ответа, то он считается исполненным после отправки ответа по назначению.
Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа.
Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе. Реквизит 29 – «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» (краткие сведения исполнения)
В дело №01-07; Отправлен факс от 01.04.2002 № 123
Волжанина Волжанина
06.04.2003 06.04.2003
Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации ( или регистрационной карточке)
Не реже 1 раза в месяц составляется справка о состоянии документов.
Справка о состоянии документов на 01.10.2003
Секретарь-референт подпись И.О.Ф. |