7 Номенклатура дел

После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того, что бы их можно было быстро найти, необходима систематизация документов, то есть группировка их в дела.

Все документы разделяют на группы с разными сроками хранения, составляется номенклатура дел на предприятии.

Номенклатура дел – это список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков хранения.

Систематизации документов и составление номенклатурных дел осуществляется посредством изучения документов.

В номенклатуру включаются все документы, кроме технической документации и печатных изданий.

Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем, и вводится с 1 января следующего года.

Правила составления заголовков дел:

1. Заголовок должен отражать смысловое содержание и состав документов дела.

2. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок. Например, «Разные материалы», Общая переписка», «Исходящая документация», «Факсы» и т.д.

Примеры заголовков дел: «Приказы по основной деятельности за 2003 год. Копии»

«Переписка с Бизнес-банком»

«Переписка с заказчиками» и т.п.

Порядок расположения заголовков дел номенклатуры определяется степенью важности документов. В начале располагают организационно-распорядительную документацию, далее плановые и отчетные документы, затем дела с перепиской. При этом соблюдается принцип «иерархии» - в начале располагают заголовки дел с приказами руководителя организации, затем заголовки дел с распоряжениями заместителя. Переписку с вышестоящими организациями помещают перед перепиской с равностоящими (или неподчиненными организациями). Докладные записки на имя руководителя организации размещают перед докладными записками на имя руководителей структурных подразделений.

Каждое дело, включаемое в номенклатуру должно иметь индекс 04-12

04 – номер подразделения

12 – номер дела по порядку.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации по следующей форме

Наименование предприятия (структурного подразделения) УТВЕРЖДАЮ Руководитель (руководитель структурного подразделения) (подпись) И.О.Фамилия 25.12.2002 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 25.12.2002 № на 2003 год Индекс дела Заголовок дела (томов) Количество дел (томов) Срок хранения дела (тома) и № статьи по перечню Примечание 01-01 01-02 Приказы по основной деятельности Приказы по личному составу 1 1 Пост. ст. 19а 75 лет ст.19б Секретарь-референт (подпись) И.О. Фамилия Зав. архивом (подпись) И.О. Фамилия В 2003 году заведено дел 12 (двенадцать) Секретарь-референт (подпись) И.О.Фамилия

Сроки хранения документов указаны в «Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и др. учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков их хранения»

В графе «Примечание» проставляются отметки:

• О заведении новых дел

• О передаче дел в другие структурные подразделения

• О делах, переходящих на следующий год

• О выделении дел к уничтожению.

Графа «Количество дел» заполняется по окончании календарного года.