- •2 Прием и Обработка поступающих документов
- •3 Передача документов и работа исполнителей с документами
- •4 Отправка исходящих документов
- •5 Регистрация документов
- •Гсдоу установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
- •Форма журнала регистрации исходящих документов
- •Форма журнала регистрации внутренних документов
- •Пример регистрационно-контрольной карточки (Лицевая сторона)
- •Контроль исполнения документов
- •Этапы контроля
- •4. Если документ требовал ответа, то он считается исполненным после отправки ответа по назначению.
- •7 Номенклатура дел
- •8 Формирование дел
- •9 Экспертиза ценности документов
- •Передача дел на архивное хранение
ТЕМА 5
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
1. Организация документооборота
2. Прием и обработка поступающих документов
3. Передача документов и работа исполнителей с документами
4. Отправка исходящих документов
5. Регистрация документов
6. Контроль исполнения документа
7. Номенклатура дел
8. Формирование дел
9. Экспертиза ценности документов
10. Передача дел на архивное хранение
1 Организация документооборота
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации.
Документооборот делится на несколько частей – потоков:
Различают документопоток:
-
Входящий (указы, законы, инструкции вышестоящих организаций, письма и т.д.);
-
Исходящий (ответы на письма, договоры, отчеты и т.д., распорядительные документы нижестоящим подведомственным организациям);
-
Внутренний (распорядительные документы, используемые внутри аппарата управления – приказы, указания, распоряжения, решения).
Движение входящих документов:
1 Первичная обработка
2 Предварительное рассмотрение
3 Регистрация
4 Рассмотрение руководством
5 Передача на исполнение
6 Контроль за исполнением
7 Списание исполненного документа в дело.
Движение исходящих документов:
1 Подготовка проекта текста
2 Согласование с заинтересованными должностными лицами
3 Доработка текста документа по замечаниям должностных лиц, с которыми согласуется документ
4 Распечатка окончательного варианта
5 Подписание документа руководителем.
6 Регистрация
7 Отправка адресату.
Движение внутренних документов
1 Создание документа
2 Регистрация
3Создают копий документа в нужном количестве
4 Документ заверяется и передается на исполнение, оригинал подшивается в дело.
5 Документы передаются исполнителям под расписку.
Подсчет объема документооборота производится по регистрационным формам в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы и т.д.). Объем документооборота выражается дробью в числителе – количество подлинников, в знаменателе – количество копий. Служба делопроизводства ежегодно (ежеквартально) составляет справки об объеме документооборота.
Справка Об объеме документооборота За сентябрь 20003 г.
Начальник службы делопроизводства И.О. Фамилия
|
Объем документооборота = Подлинники/ Копии
2 Прием и Обработка поступающих документов
Доставка документов осуществляется почтой, телеграфом, курьерами, через компьютерные сети, электронную почту, факсимильную связь. Во всех случаях необходима первичная обработка документов и учет.
Поступившие документы принимает и обрабатывает служба экспедиции или должностное лицо: секретарь, работник службы документационного обеспечения. Учет телеграмм, телексов производится в службах связи, которые затем передают документацию в службу делопроизводства.
Правила первичной обработки поступивших документов:
1 Обработка поступающих документов проводится в день их поступления.
-
Проверяется правильность доставки (ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату).
-
Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей, комплектность присланных документов (при обнаружении повреждений упаковки, отсутствия документов об этом сообщают отправителю).
-
Конверты уничтожаются, кроме следующих случаев:
Конверты, подкалывают к документу если:
-
На документе отсутствует обратный адрес.
-
Когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа.
-
Если полученный документ носит личный характер, а на конверте нет надписи «Лично».
-
Письма с обращениями граждан.
-
Документы с пометкой «лично» и на машинных носителях не вскрываются, а передаются адресату.
-
На всех документах проставляется отметка о поступлении документа (реквизит 29): от руки или штамп – порядковый номер документа, дата поступления.
-
Документы сортируют по структурным подразделениям и раскладывают по ячейкам сортировочного шкафа (папкам). Рассортированные документы забирают секретари структурных подразделений.
В небольших организациях документы сортируются по исполнителям.
3 Передача документов и работа исполнителей с документами
Документы передаются из службы экспедиции – в канцелярию – в структурные подразделения через секретарей с соответствующими отметками в регистрационных формах.
В крупных учреждениях, где структурные подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь.
Входящие документы можно разделить на ряд самостоятельных документопотоков: руководителю организации, руководителям структурных подразделений, исполнителям.
Если регистрация документов централизована и однократна, то документ попадает к исполнителю быстрее. Если регистрация осуществляется в канцелярии, затем повторно в структурных подразделениях, то время движения документа увеличивается.
Для ускорения движения документа осуществляют предварительное рассмотрение и распределение документов, которое выполняет секретарь-референт, либо помощник руководителя, либо работник службы делопроизводства.
Предварительное рассмотрение проводится после первичной обработки документов и их регистрации и значительно ускоряет движение документов, так как значительная их часть передается в структурные подразделения, минуя этап рассмотрения руководителем.
Предварительное рассмотрение и распределение документов это:
-
отбор документов для обязательного рассмотрения руководителем;
-
направление документов, не требующих резолюции руководителя, в структурные подразделения исполнителям.
Движение документов задается резолюцией руководителя (17 реквизит). В резолюции указывается исполнители, сроки исполнения.
Исполнение документа предусматривает следующее:
Исполнитель знакомится с документами в день их получения.
При решении вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме делают отметку об исполнении (Вопрос решен по телефону 142-345 с начальником отдела № 4 Ивановым А.П. – дата – личная подпись).
Документы, требующие письменного ответа – исходящие :
1 Сбор и обработка информации
2 Подготовка проекта документа
3 Согласование, визирование
4 Перепечатка, подписание
5 Регистрация и отправка.
Исполнение документа предусматривает следующее:
4 Регистрация, снятие с контроля и подготовка к отправке.
- Проект документа согласовывается и визируется.
-Документ перепечатывается с учетом сделанных замечаний и передается на подпись руководителю.
- Документ регистрируют, снимают с контроля, передают для отправки в службу делопроизводства. На документ, рассылаемый более, чем в 4 адреса исполнитель готовит список рассылки документа.
- Поступивший документ и копию отправленного документа подшивают в дело, сделав соответствующие отметки об исполнении (реквизит 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело).
Внутренние документы проходят те же этапы , что и исходящие.
Документы, не требующие письменного ответа:
Инструкции, решения, приказы, письма вышестоящих организаций поступают для ознакомления. Визы ознакомления с документом проставляют в левом нижнем углу на обороте последнего листа документа или на листах ознакомления.