Факсограмма
Факсограмма (факс, телефакс) – это получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи.
В отличие от телеграммы, телекса эта связь позволяет получить изображение отправляемого документа в виде факсимиле, воспроизводящего все особенности документа-подлинника. Чаще всего факсимильные сообщения заменяют письма или телефонограммы. Исходящий факс оформляют в 1 экземпляре с соблюдением всех требований, установленных к оформлению соответствующего вида документа, после передачи он подшивается в дело. Входящий факс содержит дополнительные отметки, которые печатает аппарат факсимильной связи – указание, код отправителя, дату и время передачи, номер факса, количество страниц.
Не рекомендуется отправлять по факсу документы объемом более 5 листов формата А4. Запрещается передавать по каналам факсимильной связи документы ограниченного распространения.
По скорости передачи информации факсимильная связь равнозначна телексной связи, но обладает очевидным преимуществом: позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе.
Телефонограмма
Это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем от руки. Телефонограммы применяются в пределах действия местной телефонной связи.
Телефонограммой принимаются оперативные распоряжения, информация для руководства, приглашения на совещания и заседания, срочные поручения (когда передача по телефону требует документального оформления).
Отправка телефонограмм
Оформляется в единственном экземпляре на общем бланке (более 200 в год – специальный бланк). Содержит реквизиты:
-
Наименование организации–отправителя;
-
Наименование вида документа;
-
Дата;
-
Регистрационный номер;
-
Адресат. Если адресатов много, то составляется список на рассылку с указанием номеров адресатов. Не указывается почтовый адрес, но указывается номер телефона, по которому можно позвонить.
-
Текст;
-
Подпись (должность, подпись, расшифровка подписи);
Далее пишется слова “передал” и “принял” и указывается должность, фамилия, номер телефона передавшего и принявшего.
При составлении текста телефонограмм соблюдаются следующие правила:
-
Передается срочная и краткая информация;
-
На передаются логически сложные тексты;
-
Текст не должен содержать более 50 слов и редкоупотребляемые и трудновыговариваемые слова;
-
Если в тексте есть трудновоспринимаемые на слух имена собственные их рекомендуется передавать по буквам.
Прием телефонограмм
Телефонограмма записывается в специальный журнал и регистрируется в картотеке или журнале. При регистрации указываются:
-
Организация-автор;
-
Дата телефонограммы;
-
Регистрационный номер;
-
Текст;
-
Подпись (должность, подпись, расшифровка);
Тот, кто принял телефонограмму, записывает должность, фамилию, № телефона передавшего и одновременно записывает свою должность, фамилию и № телефона. Правильность приема проверяется повторным чтением. Принявший телефонограмму проверяет, все ли правильно. Он несет ответственность за правильность записи сообщения и направления на исполнение. Указываются часы и минуты принятия телефонограммы.
Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.
Журнал приема телефонограмм содержит графы:
№ п/п |
Автор |
Дата |
Рег.№ |
Адресат |
Текст |
Подпись |
Передал-принял |
Время передачи |
Подпись адресата об ознакомлении |
Отметка об исполнении |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |