Формы изложения текста письма:

1. От 1 лица единственного числа – прошу, предлагаю, сообщаю – на должностных бланках преимущественно или когда письмо носит личный оттенок (на бланке должностного лица);

2. От 1 лица множественного числа – приглашаем, напоминаем;

3. От 3 лица единственного числа – межрайонная налоговая инспекция напоминает.

Особенностью стиля деловых писем является употребление распространенных предложений, осложненных причастными, деепричастными оборотами, вводными словами и предложениями. Средние размеры предложений значительно превышают размеры предложений в других стилях речи.

При оформлении ответных писем особое внимание обращают на реквизит адресат. Ответ должен быть адресован тому должностному лицу, которое подписало запрос. Подпись на ответном письме должна соответствовать рангу должностного лица, подписавшего входящий документ.

Разновидности деловых писем:

1. Письмо, требующие ответа;

2. Письма, не требующие ответа;

3. Сопроводительные письма;

4. Совместные письма.

1. Требуют ответа: письмо-запрос, письмо-просьба, письмо-предложение, письмо-требование.

Письмо-запрос содержит просьбу о предоставлении каких-либо сведений.

Письмо-просьба содержит просьбу о совершении каких-либо действий.

Используемые обороты: просим Вас, пожалуйста, сообщите, мы будем благодарны, если Вы…

В письме-предложении автор предлагает адресату предпринять какие либо действия или принять участие в совместных действиях. Используемые фразы: предлагаю Вам, мы рады предложить Вам, мы уверены, что Вы заинтересуетесь и т.д.

Письмо-требование содержит требование выполнить взятые обязательства. К их разновидностям относятся рекламационные и претензионные письма.

Рекламационные письма направляют по поводу недостаточного качества продукции или изделий, а претензионные – по поводу всех других вопросов.

2. Письма, не требующие ответа: письмо-ответ, письмо-отказ, информационное письмо, письмо-подтверждение, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-напоминание, гарантийное письмо, циркулярное письмо.

Письмо ответ содержит запрашиваемые сведения или информацию о выполнении требуемых действий.

Письмо-отказ содержит отрицательный ответ, не предполагающий дальнейшей переписки (не имеем возможности, не представляется возможным).

И в ответе и в отказе должен содержаться реквизит ссылка на регистрационный номер и дату.

Информационное письмо имеет справочный характер, составляется для сообщения каких-либо сведений, его разновидность – рекламные письма. Используемые фразы: доводим до Вашего сведения, сообщаем Вам, доводим до сведения и руководства в работе.

Письмо-подтверждение составляется для уведомления отправителя о получении ценностей, документов или для подтверждения фактов.

Письмо-предупреждение сообщает, что в случае невыполнения взятых адресатом обязательств автор документа предпримет определенные действия.

Письмо-приглашение содержит приглашение принять участие в каком-либо мероприятии (приглашаем Вас, просим принять участие, мы рады пригласить Вас).

Письмо-извещение составляется для сообщения какого-либо факта (сообщаем, доводим до сведения, ставим в известность).

Письмо-напоминание содержит напоминание о приближении или истечении какого-либо срока, в связи с чем необходимо предпринять определенные действия.

Гарантийное письмо в большинстве случаев содержит просьбу продать какие-то ценности или услуги и гарантирует их оплату. В некоторых случаях гарантийные письма содержат гарантию выполнения взятых автором обязательств (оплату гарантируем). Гарантийное письмо оформляется на бланке с указанием реквизитов с указанием банковских операций. Если такого бланка нет, то банковские реквизиты указываются в конце текста письма. Гарантийное письмо подписывают руководитель и главный бухгалтер, их подписи удостоверяют гербовой или заменяющей ее печатью.

Циркулярные письма обычно рассылает вышестоящая организация, которая сообщает подведомственным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер.