3. Сопроводительные письма

Сопроводительные письма составляются при необходимости направления документа, в формуляр которого не входит реквизит адресат. В тексте сопроводительного письма содержится наименование, номер и необходимые пояснения по сопровождаемому документу или его исполнению. Сопроводительное письмо обязательно содержит отметку о наличии приложения.

4. Трафаретные письма.

Составляются для документирования однотипных управленческих ситуаций. Текст трафаретного письма содержит постоянную информацию и необходимое свободное место для переменной информации.

5. Совместные письма нескольких организаций.

Совместное письмо оформляется на стандартном листе бумаги. В верхней части на одном уровне указываются наименования организаций и справочные данные о них. Датой подписания совместного письма является дата подписания последнего автора. Номер состоит из номеров, присвоенных каждым из авторов. Текст формулируется от множественного числа. Подписывают письмо представители каждой организации, подписи ставят на одном уровне.

Телеграмма (телетайпограмма)

Это краткое текстовое сообщение, передаваемое, переданное или предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.

Передача текста служебного документа по телеграфу допускается в тех случаях, когда требуется их срочное исполнение. Порядок оформления и отправки телеграмм должен соответствовать правилам оказания услуг телеграфной связи, утвержденным постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 г. № 222.

Категории:

1. Вне категории;

2. Внеочередная;

3. Президент РФ

4. Высшая правительственная

5. Правительственная (от высших должностных лиц);

6. Пресса;

7. Международная;

8. Срочная;

9. Обыкновенная.

Скорость прохождения обыкновенной телеграммы составляет до 6 часов, срочной – до 3 часов.

Виды:

1. С уведомлением о вручении (уведомление передается только после доставки (вручения), до востребования – после востребования адресатом);

2. С доставкой почтой;

3. С доставкой в срок, указанный отправителем (только в пункты, имеющие телеграфную связь); не принимаются для отправки в войсковые части, полевые почты, морские и речные суды. Столицы – не менее чем за сутки до даты вручения, другие пункты – не менее чем за 3 суток.

4. С оплаченным ответом;

5. Письмо-телеграмма и др.

Телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка установленной формы или на бумаге светлых тонов. Допускается оформлять в рукописном виде без наличия технических возможностей. Телеграмма строится из двух частей, разделенных чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают), вторую (под чертой) по телеграфу не передают и не оплачивают.

Первая часть содержит реквизиты:

• Отметка о категории и виде телеграммы. Указываются составителем перед адресом. Обыкновенная – отметка о категории не делается.

• Адрес и наименование получателя. Используется телеграфный или телетайпный адрес организации, зарегистрированный на телеграфе. Телеграфный адрес состоит из наименования места назначения, условного наименования организации и фамилии должностного лица получателя (прописными буквами): ТЮМЕНЬ ГЛАВСИБПРОМСТРОЙ ВОЛКОВУ. Если организация не имеет условного телеграфного адреса, то он оформляется обычным способом.

• Текст. Излагается кратко, без союзов, предлогов и частиц (кроме частицы “не”), если при этом не искажается содержание. Знаки препинания приводятся сокращенно:

• Точка – ТЧК

• Запятая - ЗПТ

• Двоеточие – ДВТЧ

• Кавычки – КВЧ

• Скобки – СКБ

• Номер – НР.

Цифровые данные пишутся словами. Цифрами обозначаются только заводские и торговые знаки и марки, номера домов, индексы документов. Текст печатается прописными буквами через два интервала без абзацев. Исправления и перенос слов не допускаются. Расстояние между словами – два удара пробела. Не следует заканчивать текст телеграммы цифрами, чтобы не перепутать их с регистрационным номером. Длина телеграммы не более 300 слов (если больше – разбивается). Текст не должен превышать 2 машинописных страниц.

• Регистрационный номер (индекс). Следует сразу после текста.

• Наименование организации-отправителя. Указывается сокращенное или условное, если они неизвестны адресату.

• Подпись должностного лица, от имени которого передается текст. Печатается с новой строки. Допускается не указывать инициалы и должность лица, от имени которого передается телеграмма.

Вторая часть телеграммы содержит следующие реквизиты:

• Наименование и почтовый адрес организации-отправителя.

• Наименование должности, подпись, расшифровка подписи должностного лица, подписавшего текст телеграммы.

• Печать. Подпись должностного лица заверяется печатью организации или специальной печатью “для телеграмм”.

• Дата. Дата подписания телеграммы должна соответствовать дате ее отправления.

Телеграммы составляются в 2-х экземплярах:

1. Подписанный и удостоверенный печатью направляется на телеграф;

2. Содержит почтовый штемпель, фиксирующий дату, время передачи и номер отделения связи, подшивается в дело.

Телекс

Телекс – это обобщенное название документов, отправляемых по абонентской телексной сети (телетайп, телепринт). Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации – точек и запятых – и разных шрифтов.