Структурная схема взаимосвязи отдела делопроизводства с другими отделами вуЗа
Рис. 55
Здесь отдел делопроизводства ВУЗа имеет двусторонние связи со всеми отделами и структурами ВУЗа. Так, например, из ректората отдел делопроизводства получает: приказы, письма, документы, которые регистрируются и пересылаются в соответствующий отдел на исполнение. Планово-экономический отдел и бухгалтерия предоставляют также документацию, необходимую для работы отдела делопроизводства, а также ведения переписки со внешними организациями. Главным образом, информацию для ведения переписки предоставляет планово-экономический отдел. Помимо всего перечисленного отдел делопроизводства со всеми отделами связывают всевозможные отчеты, запросы, справки, приказы (как к отделу делопроизводства, так и отдела делопроизводства к другим отделам и структурам).
С тем, чтобы понять последовательность обработки информации в процессе КИД и в процессах учета и регистрации и правовой идентификации документов работа ОД представляется оригинальной схемой данных, рис. 56, инфологической, рис. 57, и датологической, рис. 58, моделями отдела делопроизводства.
Оригинальная схема данных од
Рис. 56
Здесь:
Д1 – письма, Д2 – документы, Д3 – отчеты, Д4 – запросы, Д5 – личные дела, Д6 – приказы, Д7 – справки.
Инфологическая модель од
Рис. 57
Инфологическая модель – это схема, которая отображает процесс снятия нужной информации с объектов с последующим преобразованием. Снятая для обработки в ответные документы с объектов информация представляет входную, выходную и структурную информацию информационного пространства задачи. Чтобы построить макеты обрабатываемых документов по инфологической схеме строится датологическая схема.
Датологическая модель од
Документация ВУЗа
|
Дата поступления |
ФИО |
Подразделение |
Краткое содержание |
Приказ номер |
От кого |
Редактируемая
|
Порядковый номер |
Дата Получения |
ФИО |
Подразделение |
Краткое содержание |
Приказ номер |
От кого |
Внешние организации
-
Входящая документация – Министерство
|
Номер исходящий |
Содержание |
Номер От вход. кого |
Исполнитель |
Отметка о выполнении |
День, месяц выполнения |
Редактируемая
|
Номер п/п входящий |
Дата поступления |
От кого поступило |
Исходящий номер |
Краткое содержание |
Кому направ. на исполнение |
||
|
Отметка о Выполнении |
Дата выполнения |
|
|||||
-
Исходящая документация
Предприятие (организация)
|
Дата |
Кому |
Кем подписано |
Краткое содержание |
Исполнитель |
|
|
|
|
|
|
Редактируемая
|
Регистрационный номер |
Дата |
Кому направлено |
Кем подписано |
Краткое содержание |
Исполнитель |
Рис. 58