1.3. Автоматизированное рабочее место отдела делопроизводства (арм делопроизводства) и юридическое обеспечение

1.3.1. Сущность отдела делопроизводства

Канцелярия или отдел делопроизводства это отдел организации и ведения служебной переписки и оформления текущей документации. Канцелярия является основным элементом в системе контроля исполнительных документов как внешних, так и корпоративных.

Основная функция Отдела делопроизводства (далее по тексту – ОД) – контроль исполнительной документации (КИД).

Весь функциональный процесс КИД отдела делопроизводства строится на базе системы документооборота в ОД.

Рассмотрим деятельность ОД в системном аспекте (см. рис. 51) на примере типового учебного учреждения (ВУЗа).

Условные обозначения:

В – вектор выходящих документов:

В₁ – учет, контроль;

В₂ – выходящие внешние документы;

В₃ – документы к исполнению;

В₄ – приказы;

L – вектор входящих документов:

L₁ – входящие внешние документы;

L₂ – входящие из управляющего органа;

L₃ – управляющая информация (обратная связь);

L₄ – информация по контролю.

На рис. 51 – 53 приведены схема организационных связей между ОД и внутренними и внешними службами в процессе выполнения процесса по КПД и схема информационных (документных) связей между ОД и другими службами, соответственно.

Схема процесса в отделе делопроизводства

внешняя среда

Рис. 51

Схема связи ОД с внешним связям

Рис. 52

Схема информационных связей отдела делопроизводства ВУЗа

С другими объектами

Рис. 53

Схема рис. 53 отображает двустороннюю связь ОД со всеми объектами представленными на рис. 51, 52.

Выполнение основных работ в ОД может быть наглядно представлена в виде дерева функций (рис. 54).

Дерево функций отдела делопроизводства

Рис. 54

Здесь F – отдел делопроизводства и его целевая функция – получение итоговой документации по управлению учреждением в целом;

F₁ – обработка входящей документации;

F₁₁ – получение справки по текущей документации;

F₁₂ –составление реестров (регистрация);

F₁₃ – печатание приказов;

F₁₄ – удаление документов;

F₁₅ – контроль за исполнением документов;

F₁₆ – редактор документов;

F₁₇ – хранение;

F₂ – обработка исходной документации;

F₂₁ – регистр документов;

F₂₂ – тиражирование;

F₂₃ – распространение;

F₂₄ – получение справки по текущей документации и архивам;

F₂₅ – хранение;

F₃ – текущий контроль исполнительных документов;

F₄ – контроль правильности исполнительных документов в правовом аспекте.

Основными функциями отдела делопроизводства являются:

1. ведение регистров документов входных / выходных;

2. ведение архива документов;

3. получение справок по текущим и архивным документам;

4. контроль за исполнением корпоративных норм права (положений, приказов, поручений, регламентов, регулирующих внутренние отношения организации, как финансово-хозяйственные, так и функциональные);

5. юридическое обоснование внутренних исполнительных документов с позиции правовой корректности: оформление приказов как визуальное, так и семантическое (сущность, смысл), необходимость исполнения корпоративных норм права, правильность заключения договоров с физическими и юридическими лицами и т.д. Эта работа выполняется субъектом с юридическим образованием.

На рис. 55 представлена внутренняя организационная схема связи ОД с другими отделами учебного учреждения, которые находятся в сфере процесса КИД.