Отражаемость

Занимая относительно небольшое пространство и являясь всего лишь одним из проявлений цивилизации, документный ресурс тем не менее через содержание вклю­ченных в него документов обладает свойством отражать все сферы человеческой дея­тельности на всем пространстве планеты. В нем сосредоточен мировой опыт человече­ства во всех отраслях знания — науке и технике, литературе и искусстве, бизнесе и раз­влечениях. Документный ресурс информирует обо всем новом, передовом, но вместе с тем при его посредстве обеспечивается преемственность культуры. Французский поэт-романтик Альфон Мари Луи де Ламартин (1790—1869) заметил по этому поводу: "Если пар и железные дороги уничтожили расстояние, то книгопечатание уничтожило время:

благодаря ему мы все — современники. Я беседую с Гомером и Цицероном, а Гомеры и Цицероны будущего будут беседовать с нами". К этому остается добавить, что совре­менные электронные средства передачи информации позволяют преодолевать прост­ранство с гораздо большей эффективностью, чем железные дороги XIX в. и авиация XX в,

Документный ресурс — своеобразная модель буквально всех достижений циви­лизации за все время ее существования. На это свойство еще в прошлом веке об­ратил внимание Николай Александрович Рубакин в афоризме "Библиотека — книж­ное отражение Вселенной".

Общность

У самых различных документных ресурсов есть тем не менее общие, роднящие всех их черты:

• единство назначения: обеспечивать документами обслуживаемые ими соци­альные системы;

• единство задач и целей: иметь такой комплект документов, который был бы не­обходим и достаточен для выполнения своего социального предназначения;

• единство свойств, ряда функций и принципов функционирования, а также кри­териев формирования;

• единый системообразующий элемент — документ; у некоторых ресурсов даже виды документов полностью совпадают (ср.: учреждение и архив), в этом слу­чае различие проходит по основным социальным функциям систем или иным признакам;

• сходство основных технологических процессов, что позволяет вырабатывать единые для различных документных ресурсов нормативные документы (стан­дарты, инструкции, строительные нормы и правила и т. д.).

Такая общность служит основанием для разработки теории, т. е. свода общих положений для ресурсов различного вида и рода, — теории функционирования до­кументных ресурсов.

§ 3. Функции документного ресурса

Документные ресурсы создаются ради обеспечения надежного средства управ­ления социальной системой в целом и каждого ее компонента в отдельности. Их ос­новная функция, таким образом, — обеспечение процесса управления, или саппортная*. В документных ресурсах человечество обрело самый лучший способ сбо­ра, накопления и хранения информации, необходимой для управления.

Функции документного ресурса как модели своих прототипов (элементов или системы в целом) чрезвычайно разнообразны. Назовем и проиллюстрируем наиболее важные и распространенные:

• идентификационная, или справочная, опознавательная, удостоверяющая

(паспорт как модель личности или технического устройства позволяет иденти­фицировать персону, конструировать или выяснить основные характеристики объекта);

• легитимизационная (лицензия дает право на занятие какой-либо деятельно­стью; пропуск, билет дают право на проезд, проход);

• поисковая (зная номер, или наименование, или дату приказа, легко отыскать сам приказ);

__________________

* Поскольку наука интернациональна, в ней принято образовывать термины на основе древних языков, давно ставших международными, - латинского и греческого. В данному случае термин образован от английского (в первооснове восходящего к латыни) слова "support" – поддержка.

• учетно-отчетная (свою деятельность любая социальная система учитывает документально, документами же и отчитывается перед своим персоналом и вышестоящими инстанциями);

• статистическая (итоговые сведения собирают по данным отчетной документации);

• инспекторская, исследовательская (состояние финансовых дел, кадровой си­туации и т. п. изучают по соответствующим документам; теоретическая физика базируется на документально зафиксированных экспериментальных данных).

Основными видами документных ресурсов выполняются, кроме того специфи­ческие функции. О них речь впереди.