Принципы формирования архивного фонда

При формировании архива стремятся соблюсти принцип уважения к фонду, т. е. без крайней необходимости не разобщают исторически скомплексированные в нем документы. Сделать это подчас затруднительно, потому что каждый документ может быть интересен в разных аспектах, а находиться он должен только в одном деле. Где, например, целесообразно собирать письма того или иного лица — в архиве его доку­ментов, поскольку он автор собственных писем, или d архивах его адресатов, по­скольку получатели и, следовательно, владельцы этих писем — они? Попробуйте от­ветить на этот вопрос самостоятельно, и вы лучше осознаете суть этого принципа.

Принцип преемственности предполагает, что в фонде будут сближены докумен­ты предков и современников, родственников одного лица, документы за всю исто­рию существования какого-либо учреждения, какие бы организационные метамор­фозы с ним ни происходили.

В соответствии с принципом единства фонда нужно, чтобы в делах по возмож­ности находились все документы, имеющие отношение к его профилю. Скажем, в фонде крупного общественного деятеля желательно видеть его рукописи, хозяйст­венные бумаги, служебную документацию, домашние альбомы, письма, опублико­ванные труды, личную библиотеку и другие виды документов, чтобы они давали воз­можно более полное представление о данной личности. Чем более велика личность,

тем ценнее любой связанный с нею документ, сколь бы малозначащим он ни казал­ся на первый взгляд.

• Критерии отбора документов

Документы для архивного хранения выделяют, руководствуясь следующими се­мантическими критериями:

• значимостью учреждения или лица-документосоздателя;

• ценностью содержания документа;

• обстоятельствами времени, места и условий создания документа;

• юридической силой и значимостью документа;

• оригинальностью документа (дублет включается при соответствии остальным критериям только в случае отсутствия оригинала);

• поглощенностью содержания предыдущих документов (сводный отчет заменя­ет собой локальные отчеты);

• физическим состоянием документа.

Критерии эти неформализованы, тем и трудны при воплощении в жизнь. Тут многое зависит от квалификации и даже интуиции архивистов. Отбор документов в архив — это не только (а подчас и не столько) наука, но и искусство.

Организация архивного фонда

Архивный фонд России состоит из фондов конкретных архивов, в свою очередь состоящих из отдельных архивных коллекций.

Архивная коллекция - это комплекс отдельных фондов, выделенных тематиче­ски или логически. Она может быть собрана отдельным лицом (коллекция экслибри­сов, коллекция древних рукописей) или выделена в самом архиве из разрозненных документов или дел различных учреждений.

Фонд, далее, — это совокупность дел, а дела — совокупность отдельных доку­ментов (единиц), каждый лист которых зарегистрирован особо (рис. 15).

Терминологически структурные звенья этой системы нуждаются в уточнении:

словом "фонд" обозначают и весь архивный документный ресурс страны, и две раз­ные его промежуточные подсистемы. Но, к сожалению, такова укоренившаяся прак­тика, и с ней приходится считаться.

Важным организационным понятием является опись. Слово это, как и слово "фонд", полисемично. Опись — это учетный документ, и одновременно информационно-поиско­вая система (ИПС), и элемент ИПС более высокого порядка, Она представляет собой пе­речень единиц хранения некоторого комплекса: дела, части фонда, целого фонда, объе­диненного фонда, коллекции. Он состоит из перечня единиц хранения (описательных статей), итоговой записи и справочного аппарата: заглавного листа, оглавления, переч­ня сокращений, предисловия, указателей, переводных таблиц, итоговой записи. При ссылке на архивный источник указывают сокращенное наименование архивной коллек­ции, номер фонда, номер дела, номер описи и того листа, с которого сделана выписка.

Об архивной коллекции в целом извещают каталоги, обзоры, путеводители по архиву.