2. Контроль за сменой жильцов

Окончание или заключение нового договора аренды происходит со­гласно установленной процедуре. С этими операциями сопряжен обмен информацией между пользователем, управляющим фондами на тактичес­ком уровне и некоторыми отделами управления на оперативном уровне (администрацией, техническим и коммерческим отделами). Полученные данные обрабатываются и в дальнейшем используются для проведения анализов и консультаций по вопросам политики управления.

3. Контроль за расходами на обслуживание

В договоре аренды указываются те услуги, выполнение которых управ­ляющим на тактическом уровне приходится на пользователя. На основе сметы расходов определяется ежемесячный или ежеквартальный аванс, который учитывается в регулярно проводимых расчетах с пользователем. Объем пакета оплачиваемых пользователем услуг варьируется в зависи­мости от сектора рынка и типа договора.

Ежегодно проводятся расчеты всех расходов и внесенных авансов. Расчеты с пользователями ведутся на основе полученного сальдо. При этом расходы на администрацию по обслуживанию приходятся также на счет пользователей. Таким образом, к общим расходам прибавляется процент расходов на администрацию. Для получения относительных показателей используются данные анализа расходов, которые систематизируются по секторам, видам недвижимости, типу жилья.

4. Составление отчетности

Информационным обеспечением управления на тактическом уровне служат данные оперативного управления,которые готовят технический и коммерческий отделы с необходимой обработкой всей финансово-экономи­ческой информации в форме периодических или нерегулярных отчетов. То же касается отчетности управляющего на тактическом уровне перед управляющим портфелем и имущественного фонда (стратегический уро­вень). Такой отчет предоставляется ежеквартально, иногда ежемесячно, по установленной форме.

3. Коммерческое управление: определение оптимального уровня качества эксплуатации (набора услуг и цен на них)

Профессионализация управления недвижимостью особенно заметна в этой области оперативного управления. Если раньше управление недви­жимостью заключалось в административном и техническом управлении, то в настоящее время важным стало коммерческое управление. Большей частью, новшества в управлении недвижимостью возникли именно в этой области. Коммерческое управление имеет большое значение во всех сек­торах рынка недвижимости: в жилищном хозяйстве, в торговых и офис­ных помещениях. Интенсивность и методы управления отличаются от сектора к сектору.

Задача направления и координация управления недвижимостью на оперативном уровне осуществляются в отделе коммерческого управле­ния. В управляющих организациях это выражается в конкретизации функций управляющего.

Управляющий недвижимостью на оперативном уровне отвечает за поддержание контактов с управляющим на тактическом уровне, который как правило, является заказчиком, а также с пользователями. Он коорди­нирует оперативное управление и с коммерческой точки зрения управляет администрацией и техническим отделом, независимо от иерархической структуры управления.

Коммерческое управление отражает цели оперативного управления не­движимостью.

В числе конкретных задач оперативного управляющего можно на­звать: каждодневную координацию управления, заключение и продление договоров аренды, консультации по вопросам покупки и продажи недви­жимости, разработку маркетинговой политики, сбор информации для нужд управления, консультации относительно (необходимости) дополнительных инвестиций или изъятия средств, изменения арендной платы, обработка жалоб пользователей, координация исследований рынка, поддержание свя­зей с жильцами, консультации управляющего на тактическом уровне по вопросам политики в отношении комплекса на основе вышеописанных анализов и выявление будущих тенденций, изменений. Все это направле­но на достижение рационального соотношения доходности и риска по всему управляемому имущественному фонду.