2. Ввод текста и его предварительное сохранение
Если документ простой и не содержит реквизитов, то его ввод можно производить без предварительной разметки страницы на реквизиты. Существует несколько способов вставка данных в документ:
ввод текста;
копирование и вставка данных с помощью буфера обмена;
вставка содержимого другого файла;
речевой ввод и т.д.
2.1. Ввод текста
Ввод текста обычно осуществляется с помощью клавиатуры. Вводимый символ располагается слева от позиции курсора ввода (мигающей вертикальной черты). В принципе текст может вводиться на любом языке. Компьютеры, используемые в России, как правило, настраиваются на два языка: русский и английский. Переход с одного языка на другой может быть осуществлен с помощью Языковой панели, расположенной в правой части панели задач Windows, или с помощью комбинации клавиш Shift+Ctrl (знак + означает одновременное нажатие двух клавиш). При воде прописных букв нужно удерживать клавишу Shift. Если нужно ввести слово, содержащее только прописные буквы, нажмите клавишу Caps Lock. Для перехода к строчным буквам клавишу Caps Lock повторно.
Существует два режима ввода текста: вставка и замена. В режиме вставки вводимые символы, слова, предложения будут вставляться в текст. Сам текст при этом будет смещаться вправо, освобождая место для новых символов. В режиме замены вводимые слова будут вставляться в текст вместо уже существующих символов в позиции текстового курсора. Существующие же символы будут автоматически удаляться, то есть новый текст будет вводиться поверх старого. Переход от одного режима к другому осуществляется с помощью клавиши Insert. Если программа находится в режиме замены, то в строке состояния высвечивается индикатор ЗАМ. Основным режимом вода текста является режим вставки.
Задание 1. Введите следующий текст, содержащий два абзаца:
Основные компоненты Microsoft Office: текстовый процессор Microsoft Word; система электронных таблиц Microsoft Excel; система подготовки презентаций Microsoft PowerPoint; система управления персональной информацией Microsoft Outlook; система управления базами данных Microsoft Access; система управления подшивками Microsoft Binder; система управления Web-узлами Microsoft FrontPage; графический редактор Microsoft PhotoDraw; Настольная издательская система Microsoft Publisher; система управления проектами Microsoft Project; система управления персоналом Microsoft Team Manager.
Вспомогательные приложения Microsoft Office: программа рисования блок-схем Microsoft Organization Chart; программа создания фигурных текстов Microsoft WordArt; редактор математических формул Microsoft Equation; программа построения диаграмм Microsoft Graph; графический редактор Microsoft Photo Graph; коллекция картинок и клипов Microsoft ClipArt и т.д.
При заполнении очередной строки программа переходит на следующую строку автоматически. Для перехода к новому абзацу нужно нажать клавишу Enter.
По умолчанию Word автоматически поверяет правописание всякий раз при открытии документа или вводе текста. Программа сигнализирует о потенциальной орфографической ошибке, подчеркивая слово красной волнистой линией, и о потенциальной грамматической ошибке, подчеркивая ее зеленой волнистой линией. После того как Word отметил подозрительные места в тексте, можно рассмотреть каждую из ошибок. Чтобы получить доступ к функции, используемой для исправления потенциальных ошибок правописания, щелкните правой кнопкой мыши на подчеркнутом тексте. Откроется контекстное меню, содержащее команды исправления ошибок (рис.13).
Рис. 3. Контекстное меню для исправления ошибок
Если в контекстном меню выбрать правильный вариант, то исправления в основном тексте пройдут автоматически. Получить доступ к средству проверки грамматики можно так же, как к средству проверки орфографии. Для этого следует щелкнуть правой кнопкой на тексте, подчеркнутом зеленой волнистой линией.
Если программа подчеркивает красной волнистой линией правильно введенные слова, то нужно проверить правильность установки языка, выбрав в контекстном меню пункт Язык. Затем в меню следующего уровня выбрать тот язык, на котором записано ошибочное слово. Если нужного языка в меню не окажется, то его можно установить с помощью диалогового окна Язык, выводимого командой Выбрать язык.
Для сохранения набранного текста достаточно выполнить следующие операции:
Открыть диалоговое окно Сохранение документа, выполнив команду: Файл, Сохранить как;
В рабочей области окна открыть нужную папку;
В поле Имя файла записать имя нового документа, оставив без изменения его расширение;
Нажать кнопку Сохранить.
Совет: Предварительное сохранение целесообразно проводить как можно раньше, набрав одну или две строки документа. После сохранение документа компьютер через каждые 10 мин. будет автоматически проводить повторное сохранение. При такой организации ввода больших потерь данных в случае сбоя в системе не произойдет.
Задание 2. С своей папке Лабораторные занятия создайте папку Word. В папку Word вложите еще одну папку Занятие 1. В папке Занятии 1 сохраните набранный документ под именем Задание 2.