Примеры современных информационных технологий

В настоящем разделе описаны примеры некоторых современных информационных технологий, которые могут быть реализованы на персональных компьютерах и использованы в офисной деятельности.

Информационные технологии создания, редактирования и предпечатной подготовки текстов (пример - Microsoft Word)

Для работы с текстами предназначены так называемые текстовые редакторы, наиболее мощные из них называются текстовыми процессорами.

Первоначально компьютеры рассматривались как большие вычислители, потом – как средства работы с документами, которые со временем должны полностью заменить работу с бумажными документами. На деле оказалось, что компьютеры стали средством наиболее эффективной работы с печатными документами.

Текстовые процессоры, примером которых может служить программа MicrosoftWord, позволяют пользователю создавать текст, компоновать его, форматировать, редактировать, вставлять в него графические объекты, печатать текст на бумаге, сохранять в виде файла в электронном виде для дальнейшего использования и т.п.

Технология работы с текстовым процессором MicrosoftWordвключает следующие программные функции: стили, шаблоны, поля, макросы, таблицы и другие.

Стиль – это определённый набор параметров форматирования символов и абзацев текста, который имеет имя. Разработав свой стиль или установив на свой компьютер стиль какого-то дизайнера, пользователь может соответствующие тексты автоматически оформлять выбранным стилем. Достаточно просто выбрать его из списка установленных. По умолчанию документы оформляются стилем «Обычный».

Шаблон – это образец документа. По умолчанию новые документы оформляются по образцу Normal. Но можно разработать или скопировать шаблоны писем, отчётов, страниц книг и т.п. Использование шаблонов позволяет автоматически оформлять тексты в соответствии с их назначением и соответствующими правилами.

Поле – это фрагмент текста, отделяемый границами от остального текста, который может заполняться переменной информацией. Например, можно составить общий шаблон акта сдачи-приёмки работ по любому договору. В том общем шаблоне можно сформировать поля названий организаций, периодов начала и окончания работ, формулировок возможных претензий заказчика к исполнителю и т.п. Затем для получения конкретного акта сдачи-приёмки работ нужно заполнить только оставленные пустыми поля. Как правило, в таких случаях разработчик документа, в нашем случае акта сдачи-приёмки работ, вводит запрет пользователям менять что-либо в нём, кроме информации в этих полях. Так можно создавать формы для ввода информации в виде, максимально точно копирующем стандартные формы документов, использующихся в тех или иных видах деятельности.

Макрос – это макрокоманда, выполняющая определённую последовательность нажатий клавиш или кнопок мыши, названная каким-то именем. Макрос связывается с некоторой последовательностью клавиш и позволяет просто по их нажатию выполнять довольно длинные стандартные последовательности действий.

Таблицы – это фрагменты текста, организованные по строкам и столбцам. Текстовые процессор обрабатывает таблицы с помощью дополнительных команд. В клетки таблиц можно помещать любые объекты: тексты, числа, графику и т.п. Таблицы позволяют эстетически грамотно организовать любые фрагменты текстов.

Для облегчения работы пользователей MicrosoftWord поддерживает работу с графикой. Под графикой подразумеваются рисованные картинки, фотографии, а также диаграммы и фигуры, создаваемые вручную. Любой графический объект можно настроить (яркость, контрастность, размер, цвет, положение и прочее). Также есть возможность разработки высокохудожественных надписей. Редактор включает также встроенный редактор формул, позволяющий создавать самые сложные математические и химические формулы.

Кроме того Word имеет много дополнительных функций, ускоряющих и облегчающих работу с текстами:

• расстановка переносов;

• изменение масштаба просмотра документа;

• автоматическая нумерация страниц;

• создание границ вокруг текста и страниц;

• разработка своего стиля и использование его в дальнейшем для быстрого форматирования текста;

• поддержка нескольких словарей для проверки правильности написания;

• работа с макросами;

• поддержка нескольких окон;

• удобная справочная система;

• проверка орфографии, грамматики и синтаксиса;

• настройка панелей инструментов (добавление и удаление кнопок и команд);

• возможность предварительного просмотра перед печатью;

• настройка параметров страницы и поддержка нестандартных форматов бумаги;

• вставка в текст специальных символов.

Перечисленные выше характеристики и особенности редактора MicrosoftWord стали уже стандартами для функциональных возможностей любых текстовых процессоров. Это произошло в результате довольно острой конкуренции производителей аналогичных программных продуктов за их пользователей.