2. Требования к выходной, учетной и аналитической информации

Выходная информация бухгалтерского учета, контроля и анализа, формируемая в виде выходных документов на машиносчетном носителе, должна оформляться в порядке, обеспечивающем юридическую силу указанных документов, и в соответствии с требованиями архивного хранения, ревизий и аудита, наравне с традиционными документами б/у, контроля и анализа на бумажных бланках.

Исходя из специфики бухгалтерского учета выдвигаются следующие требования к выходной информации:

1) достоверность, т.е. формирование выходной информации в соответствии с методологией финансовой отчетности;

2) своевременность;

3) системность (взаимосвязь аналитического и синтетического учета);

4) обоснованность (соответствие первичным документам);

5) полнота;

6) юридическая полноценность формируемой информации.

Выходной документ должен содержать информацию, позволяющую идентифицировать:

-предприятие, на котором создан документ;

-документ (название, № и т.д.);

-отчетный период;

-отражение в документе учетной и отчетной информации;

- объем информации документа (количество строк и страниц);

-дату создания документа;

-лицо, составившее документ и ответственные за правильность его составления.

Выходной документ на машиносчетном носителе, если он поддерживает «безбумажный» вид определения регистров, является подлинником, а информация, отображаемая по мере необходимости в человекочитаемой форме – его копией.

Выходные документы (подлинники, дубликаты и копии) на машиночитаемом носителе подлежат авторизации (указывается код должностного лица).

На этапе отображения данных для обеспечения юридической полноценности выходной информации должно быть реализовано:

1) преобразование имеющих юридическую силу машиносчетных документов в человекочитаемую форму и их передача пользователю в соответствии с установленным технологическим порядком;

2) соблюдение установленных правил внесения изменений в созданный документ;

3) тиражирование выходной информации с соблюдением установленных требований создание дубликатов и копий средствами ВТ;

4) обеспечение возможности идентификации структурных подразделений и лиц, отвечающих за достоверность данных по каналам связи;

5) наличие на выходных документах обязательных реквизитов;

6) обеспечение сохранности выходной информации в течении установленного срока с соблюдением требований архивного хранения.

Вышеуказанные требования к выходной информации бухгалтерского учета, в основном, поддаются количественной оценке и конкретизации в зависимости от вида информации.

3. Способы формирования выходной информации

Результатом решения учетных задач на АРМБ является выходная информация, пригодная для использования и отображенная в виде документа на человекочитаемом (бумажном) носителе, т.е. в виде машинограмм или с помощью средств визуального воспроизведения на экране. Существуют три способа отображения выходной информации на АРМБ.

Первый способ предусматривает получение полнообъемных отчетных документов на бумажном носителе с целью текущего их использования, архивного хранения и ревизий. Такие документы оформляются с учетом долговременного хранения и имеют юридическую силу.

Второй способ предусматривает составление фрагментарных документов, отличающихся от полных тем, что содержат лишь выборочную информацию, выдаваемую по запросу в справочных целях. Фрагментарные ведомости имеют разовый характер использования и не обладают юридической силой.

Третий способ предусматривает отображение выходной информации в форме видеограмм.

Система формирования выходной информации должна строится на следующих общих принципах:

1)автоматизация отображения выходной информации;

2)разграничение ответственности за отображение выходной информации;

3)регламентация процессов отображения выходной информации с осуществлением контроля за их соблюдением;

4)контроль выходной информации на всех этапах отображения;

5)устранение избыточности и обеспечение соответствия выходной информации потребностям учетного персонала;

6)обеспечение потребностей юридической полноценности отображения информации.

Автоматизация отображения выходной информации предполагает автоматизированную обработку и преобразование выходной информации с широким использованием программно-аппаратных средств.

Разграничение ответственности за отображение выходной информации должно обеспечиваться:

1) на первом этапе отображения – обязательным автоматическим документированием процессов обработки и преобразования выходных документов;

2) на втором этапе – надлежащими формами документов и обязательной регистрацией момента передачи пользователю.

Регламентация отображения предполагает установление технологического процесса автоматизированной обработки информации и осуществления контроля за его соблюдением.

В рамках такого контроля должны осуществляться меры по обеспечению сохранности программных средств. Контроль выходной информации на этапе преобразования обеспечивает ее достоверность и юридическую полноценность.

При отображении выходной информации пользователю должна предоставляться возможность изменять выходных документов в зависимости от круга задач, а также возможность варьировать в определенных пределах содержание выходных документов и способы их формирования. Такая необходимость может возникнуть при изменении нормативных актов или при необходимости получения определенной информации для управления производственно хозяйственной деятельности предприятия.