3.3 Системы электронного документооборота
Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. При выполнении требований стандартов ISO 9000 одним из требований к системе менеджмента качества является прозрачно поставленный документооборот.
Электронный документооборот представляет собой процесс формирования, обработки, хранения и обмена электронными документами на каждом этапе жизненного цикла документа. Это особый способ организации работы с документами с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Этапы жизненного цикла документа.
Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит основные этапы своего жизненного цикла:
1) создание
2) рецензирование, исправление, утверждение
3) распространение, публикация
4) архивирование
У традиционного документооборота множество недостатков. Прежде всего, это то, что более 95% своего времени документ проводит между рабочими местами сотрудников. Другие недостатки:
высокая стоимость доступа, учета, поиска и хранения документов
высокая стоимость содержания площадей для хранения документов
высокая стоимость обработки и согласования документов
медленное и хаотичное движение документов
низкий уровень контроля
невозможность удаленного доступа к документам
отсутствие контроля над потоками документов
нарушение конфиденциальности
Система электронного документооборота (СЭД) — это информационная система, обеспечивающая работу с электронными документами, включая процесс их создания, изменения, распространения, управления доступом к ним, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. СЭД предназначена для автоматизации деятельности компании в области документооборота и делопроизводства.
Общепринятой аббревиатурой является СЭД. Наравне с ней также используется аббревиатура СЭДО. Также иногда эти системы называют САД (система автоматизации делопроизводства) или САДО (система автоматизации документооборота).
За рубежом такого рода системы называются по-иному: Системы EDMS (Electronic Document Management Systems) – системами управления электронными документами. EDMS - это система управления документами компании. Предназначение данных систем схоже с СЭД. Подобные системы предназначены для ввода-вывода информации на всем протяжении её жизненного цикла, для работы с ней, для её архивирования, поиска введенной в документы информации. Также EDMS решают задачи, связанные с управлением версиями и подверсиями документов, разграничением прав доступа и т.д.
Основные функции СЭД:
1. СЭД позволяет создавать, регистрировать, обрабатывать, передавать, хранить, документы. Это главное назначение системы. В СЭД должны автоматически отслеживаться все изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. СЭД также позволяет исполнять документы.
2. Управление электронным документооборотом - это движение документов между сотрудниками и подразделениями компании. Движение документов не всегда предусматривает их физическое перемещение. Под движением документов также понимают передачу прав на их применение, рецензирование, исправление, а также уведомление об этом заинтересованных пользователей и контроль за исполнением документов. СЭД должна обеспечивать гибкое управление документооборотом с помощью определения маршрутов движения документов.
3. СЭД обеспечивает процесс управления доступом сотрудников к документам, циркулирующим в организации и контроль над потоками документов внутри компании. В СЭД реализуется жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и полномочий. У каждого из клиентов СЭД свои цели и задачи при работе с документами. Например, клиентами СЭД являются:
Руководитель
Делопроизводитель (помощник руководителя)
Регистратор
Ответственный за контроль
Ответственный за делопроизводство
Работник архива
Специалист по сканированию
Исполнитель (работники отдела кадров, отдела снабжения, юридического отдела, производственного отдела, отдела управления качеством и т.д.)
Сотрудник отдела контрольно-аналитической работы и приказов
и т.д.
4. СЭД предназначена для автоматизации основных участков делопроизводства любой компании. Она позволяет значительно повысить скорость и эффективность работы сотрудников всех отделов компании. Т.к. в СЭД реализовано разграничение доступа пользователей к различным документам, то обычно СЭД состоит из подсистем или модулей. Подсистемы, входящие в состав почти любой СЭД, направлены на решении типовых задач обработки документов: регистрация и контроль движения служебной корреспонденции, подготовка и регистрация документов, контроль распорядительных документов, поручений.
В СЭД часто входят следующие подсистемы:
Служебная корреспонденция
Контроль исполнения документов
Управление документами
Хранилище текстово-графической информации
Подготовка и работа с документами
Потоковое сканирование
Отчеты документооборота
Согласование и регистрация документов
Оперативный контроль
Экспедиция
Учет договоров
Также в СЭД можно осуществлять управление договорами, совещаниями, заседаниями. В СЭД также могут быть заложены некоторые функции канцелярии. На рис.14 представлены основные функции СЭД в любой организации.
Рис.14 Функции СЭД
5. Система обеспечивает гарантированный удаленный web-доступ сотрудников к документам и при этом гарантирует достоверность и качество полученной таким образом информации.
6. СЭД можно настроить на существующую организационную структуру компании, а также интегрировать её с существующими корпоративными системами и с другими системами организации, что обеспечивает информационное единство.
7. СЭД предоставляет возможности для автоматизации бизнес-процессов и контроля над ходом их выполнения. Автоматизации процессов контроля исполнительской дисциплины одна из важнейших в СЭД. При использовании СЭД значительно изменяется качество работы каждого сотрудника: повышается скорость доступа к документам и к информации о их состоянии, снижаются затраты на обработку, передачу и хранение документов, повышается исполнительская дисциплина на каждом рабочем месте. В целом контроль за проведением документооборота на предприятии усиливается, а, следовательно, повышается и производительность труда сотрудников.
8. СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия — от постановки задачи на создание документа до его списания в архив. В СЭД автоматически отслеживаются:
изменения в документах
сроки исполнения документов
движение документов
все версии и подверсии документов
Точное количество имеющихся на российском рынке систем электронного документооборота определить сложно, так как в России отсутствуют стандарты, сертификация и регистрация такого рода систем. Их и называют по-разному: САД, САДО, СЭДО, «электронная канцелярия», «система оперативного управления компанией», «система управления контентом», «ECM-система» и др. В России большой процент проектов внедрения СЭД заканчиваются неудачей.
Мировому рынку СЭД более 20 лет, где присутствуют всемирно как известные многопрофильные ИТ-компании, так и малоизвестные фирмы: Adobe, IBM, Lotus Development, Microsoft, Oracle, Siemens Nixdorf, Symantec, SAP, Baan.
Наибольшую известность в России получили следующие СЭД и их поставщики (Рис.15): БОСС-Референт (АйТи); Кодекс: Документооборот (Консорциум "Кодекс"); Гран-док (Гранит), Евфрат (Сognitive Technologies); Дело (ЭОС); LanDocs (Ланит); Крон (Анкей); Effect Office (Гарант Интернэйшнл); LS Flow (Лоция-Софт), Оптима (Optima Workflow), ЭСКАДО (ИнтерпрокомЛан), 1С:Документооборот и 1С:Архив (1С), Циркуляр и VisualDOC (ЦентрИнвест Софт), Документ-2000 (TelcomService), Ирида (IBS), RS-Document (R-Style Software Lab).
Рис.15 Системы СЭД, представленные на российском рынке