3. Кадровое, информационное и техническое обеспечение организации, структурных подразделений, рабочих мест

Проанализируем количественный и качественный состав работников НПИ КубГТУ (ДПО). Данные представим в таблице 6, в которой отразим количество работников управления по каждой из должностей, штатные единицы по каждой должности и определим, есть ли вакантные места. Затем определим качественный состав сотрудников, в котором распределим работников управления по возрастным категориям и по стажу.

Таблица 6 – Количественный и качественный состав работающих

Наиме­нование подраз­деления (долж­ности)			Качественный состав работающих
	штат­ных единиц	вакант­ных долж­ностей	по возрасту						по стажу
			до 30 лет	30 – 40	40 – 50	50 – 60	свыше 60 лет	до 3-х лет		3 – 5	5 – 10	10 – 15	свыше 15 лет
1	2	3	4	5	6	7	8	9		10	11	12	13
Директор	1	0	0	1	0	0	0	0		0	1	0	0
Руководитель ДПО	1	0	0	1	0	0	0	0		0	1	0	0
Преподаватели (наемные)	n	n	n	n	n	n	n	n		n	n	n	n

Таким образом, основная масса работающих по возрасту относятся к группе 30 – 40 лет. По стажу преобладают работники со стажем от 5 до 10 лет, что говорит о высокой квалифицированности и опытности сотрудников.

Для того чтобы проанализировать уровень образования и квалификации сотрудников отдела составим таблицу 7, в которой распределим сотрудников по уровню образования, профилю работы и выделим работников повысивших квалификацию в прошлом году либо планирующих повысит квалификацию в текущем году.

Таблица 7 – Уровень образования и повышения квалификации работников, занимающих должности руководителей и специалистов

Должность руко­води­теля и спе­циа­листа по уров­ням управления	Коли­чество факти­чески рабо­таю­щих	Уровень образования							Количество работников
		Спе­циали­сты с выс­шим обра­зова­нием	Из них по про­филю	Спе­циали­сты со средним специ­альным образо­ванием	Из них по про­филю	Ра­бот­ники со сред­ним обра­зова­нием	Из них обуча­ется без отрыва от ра­боты	Повы­сив­ших квалифика­цию в прошлом году		Плани­руе­мых на повы­ше­ние квалифика­ции в текущем году
1	2	3	4	5	6	7	8	9		10
Директор	1	1	1	0	0	0	0	0		0
Руководитель ДПО	1	1	1	0	0	0	0	0		0
Преподаватели (наемные)	n	n	n	n	n	n	n	n		n

Итак, все работники, занимающие ведущие должности имеют высшее образование, которое соответствует их профилю.

Аттестация – это процедура систематической оценки соответствия деятельности конкретного работника стандарту выполнения работы на данном рабочем месте в данной должности, с применением методов оценки персонала, это комплексная проверка уровня деловых, личностных, а порой и моральных качеств работника по соответствующей должности.

Для того чтобы проанализировать результаты аттестации сотрудников за 2011 год составим таблицу 8, в которой отразим количество аттестуемых в структурном подразделении, определим какое количество работников соответствует занимаемой должности, не соответствует занимаемой должности, рекомендации по результатам аттестации.

Таблица 11 – Результаты аттестации работников

Должность ру­ководителя и специалиста по уровням управления	Кол-во аттести-руемых	Из них					Внесено рекомендаций по резуль­татам аттеста­ции
		Соответствует занимаемой должности			Не соответствует занимаемой должности
		безусловно	условно
1	2	3	4	5		6
Директор	1	1	0	0		0
Рук-ль ДПО	1	1	0	0		0
Преподаватели (наемные)	n	n	n	n		n

Таким образом, можно сделать вывод о том, что все аттестуемые соответствуют занимаемой должности в связи с результатами аттестации. Существенных нарушений не было выявлено. Это говорит о том, что все сотрудники являются высококвалифицированными специалистами.

Таблица 12 – Динамика объема документооборота

Вид документации	Годы
	2009	2010	2011
1	2	3	4
Входящая документация по корреспондентам: а) запросы контролирующих органов б)отчеты по проделанной работе в КубГТУ в) отчеты об оплате курсов	12 36 129	12 45 132	12 48 156
Итого:	177	189	216
Исходящая документация по корреспондентам: а) отчеты об оплате б)заявление на обучение	129 129	132 132	156 156
Итого:	258	264	312
Внутренняя документация по корреспондентам: а) анкеты (заявления слушателей) б) утвержденный план программ в) справки об обучении г) удостоверения	129 11 29 129	132 14 27 132	156 19 36 156
Итого:	298	305	367
Всего:	733	758	895

Таким образом, входящая документация по корреспондентам имеет положительную динамику в период 2009-2011 гг. Это говорит о том, что из года в год, количество отчетной документации возрастает, из которых наименьшее количество приходится на запросы контролирующих органов, а наибольшее – на отчеты об оплате. Также исходящая документация по корреспондентам имеет положительную динамику на протяжении всего анализируемого периода 2009-2011 гг., что свидетельствует о том, что по некоторым документам есть необходимость готовить большое количество документов, они систематизированы в единые комплексы. Однако и внутренняя документация имеет положительную динамику. Следовательно, сотрудники в процессе своей деятельности готовят огромное количество документов, которое является результатом деятельности всех сотрудников.

Для того чтобы определить трудоемкость обработки документов составим таблицу 10, в которой отразим периодичность подготовки документов, время подготовки, количество заполняемых экземпляров, время заполнения одного экземпляра и на основе этих данных определим общую трудоемкость обработки документа.

Таблица 10 – Карта определения трудоемкости обработки документов

До­ку­менты, под­го­тав­ли­вае­мые в под­раз­деле­нии	Перио­дичность подго­товки докумен­тов	Время подго­товки до­кумента (включая устные консуль­тации), мин	Количе­ство за­полняе­мых эк­земпля­ров	Время заполне­ния одного эк­земпляра	Количе­ство до­кументов, подго­тавли­ваемых за пе­риод	Количе­ство эк­земпля­ров до­кумента за пе­риод, год	Общая трудо­емкость обра­ботки доку­мента
1	2	3	4	5	6	7	8
Сведения о количестве слушателей	2 раза в месяц	30 мин	2	5 мин	35	2	175
Сведения о учебном плане	1 раз в месяц	1 час	2	10 мин	19	2	190
Сведения о количестве наемных преподавателей	1 раз в месяц	30 мин	2	5 мин	10	2	50
Сведения об оплате курсов	1 раз в месяц	30 мин	2	5 мин	50	2	250

Таким образом, в среднем документы готовятся 1 раз в месяц, среднее время подготовки документа составляет 30 мин, время на заполнение одного экземпляра составляет 5-10 мин. Документы оформляются в двух экземплярах. Соответственно общая трудоемкость обработки документов составляет от 50 до 250 минут.

Для того чтобы проанализировать информационную характеристику управленческих работ составим таблицу 11, в которой выделим виды деятельности данного подразделения, проанализируем перечень используемых документов и их адресность по назначению, определим календарное время выполнения работы, периодичность в год, а также рассмотрим используемые технические средства.

Таблица 11 – Информационная характеристики управленческих работ

Виды деятельности (управленческие работы)	Перечень используемых документов и их источник	Перечень формирующихся документов и их адресность по назначению			Календарное время выполнения работы		Периодичность выполнения в год		Используемые технические средства
		внутренних	внешних
1	2	3	4	5		6		7
Прием слушателей на обучение	Устав КубГТУ	-	-	Ежедневно		Ежедневно		Компьютер
Составление документов	Шаблоны, формы	-	-	Ежедневно		Ежедневно		Компьютер
Оформление слушателей	Шаблоны, формы	-	-	Ежедневно		Ежедневно		Компьютер
Прием преподавателей	Устав КубГТУ	-	-	Ежемесячно		Ежемесячно		Компьютер
Составление учебного плана и его реализация	Должностные инструкции, приказы и распоряжения	-	-	Ежемесячно		Ежемесячно		Компьютер

Таким образом, время выполнения работы в среднем составляет один раз в месяц, причем работы выполняются ежедневно. Основное техническое средство выполнения работы – компьютер.

Для того чтобы определить характер использования технических средств управления составим таблицу 12, в которой выделим виды оргтехники, модели, определим стоимость одного такого устройства, год приобретения, а также оценим средний коэффициент загрузки.

Таблица 12 – Характер использования технических средств управления

Вид оргтехники	Модель	Стоимость одного устройства	Год приобре-тения	Средний коэффициент загрузки	Ответственное лицо за хранение и эксплуатацию
1	2	3	4	5	6
Компьютер	Asus Acer	17000,0	2009	0,9	Кулебякина О.А.
Принтер	НР Canon	3500,0	2009	0,7	Кулебякина О.А.
Канцелярс-кие товары	-	1000,0	2012	0,5	Кулебякина О.А.

Таким образом, основные технические средства отдела – это компьютеры, принтер, канцелярские товары. Эти средства позволяют более оперативно решать поставленные задачи.

Для того чтобы обеспечить высокую работоспособность сотрудника, полное восстановление способности к труду во время отдыха в организациях разрабатывается распорядок рабочего дня. Распорядок рабочего дня регламентирует определенное чередование времени работы и отдыха на протяжении всего рабочего дня.

Для того чтобы определить режим рабочего дня, который установлен в ДПО и составим таблицу 13, в которой выделим основные периоды рабочего дня, определим начало и окончание для каждого из периодов такого времени, а также его продолжительность.

Таблица 13 – Наблюдательный лист

Вид наблюдаемой операции	Текущее время			Продолжи-тельность		Индекс (условное обозначение)		Примечания
	начало	окончание
1	2	3	4		5		6
Прибытие на рабочее место	9.00	9.05	5 мин.		РМ
Подготовка к работе	9.05	9.15	10 мин.		ПР
Просмотр корреспон-денции (письма, заявления, и т.д.)	9.15	10.00	45 мин.		К
Прием слушателей	10.00	18.00	7 ч.		ПГ
Обед	13.00	14.00	1 ч.		О
Обработка документов	10.00	18.00	7 ч.		ОД
Окончание рабочего дня	18.00	18.15	15 мин.		ОР

На основании проведенного анализа можно сделать вывод о том, что время в течение всего рабочего дня используется сотрудниками рационально и способствует подержанию нормальной работоспособности, что благоприятно сказывается на производственном процессе.