Тема 5. Техника и формы бухгалтерского учета

1. Понятие и виды бухгалтерских документов.

2. Требования к заполнению бухгалтерских документов.

3. Виды учетных регистров.

4. Формы бухгалтерского учета.

Понятие и виды бухгалтерских документов

Документ – это письменное свидетельство совершённой хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учёта.

Документы обеспечивают бухгалтерскому учёту сплошное и непрерывное отражение хозяйственной деятельности организации. К учёту принимаются только правильно оформленные документы, в которых заполнены все реквизиты, предусмотренные стандартами: наименование документа, его номер и дата; название организации; краткое содержание хозяйственной операции; количественное и денежное выражение операции; подписи лиц, отвечающих за данную хозяйственную операцию.

Требования к заполнению бухгалтерских документов

1. Своевременность – документ составляется в момент совершения хозяйственной операции или сразу же после неё.

2. Полнота и достоверность информации – документ должен содержать реальные данные.

3. Записи должны производиться чернилами, шариковыми ручками, с помощью пишущих машин или ЭВМ.

4. Свободные строки в сумме обязательно прочеркиваются.

5. Хозяйственные операции должны отражаться в хронологической последовательности (по времени) и группироваться по счетам бухгалтерского учета.

Содержание бухгалтерских документов и внутренней отчётности являются коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к этой информации несут ответственность за её изложение. Движение документов от момента их создания до последующей передачи в архив называется документооборотом.

Виды учетных регистров

Учётные регистры – это специальные таблицы, приспособленные для регистрации и группировки в них данных о наличии средств, и их движении. Данные для записи в учётные регистры берутся из первичных документов. Документ – учётные регистры – Главная книга – баланс.

Виды учётных регистров:

1. Карточки - предназначены для аналитического учёта и представляют собой куски картона небольшого формата:

2. Свободные листы – это регистры большого формата с большим количеством сведений, предназначены для синтетического или аналитического учёта.

3. Книги – это сброшюрованные свободные листы определённого формата и дробления, их может вести только один человек.

Записи в учетных регистрах производятся в хронологическом и систематическом порядке. Хронологическая запись предусматривает отражение хозяйственных операции по времени их совершения. Систематическая запись предусматривает регистрацию операций по мере необходимости, в зависимости от их содержания.

Способы исправления ошибок в учётных регистрах:

1. Если ошибка в учётном регистре была обнаружена до проставления итогов, используется корректурный способ. При этом неправильная запись зачёркивается, сверху записывается правильная, а на полях делается оговорка «исправленному верить», ставится дата и подпись.

2. Способ «красное сторно» (метод отрицательных чисел) применяется, когда необходимо делать исправление не только в сумме, но и в проводке:

• Если ошибка допущена в сумме, т.е. указана большая сумма, чем нужно, составляется такая же проводка «красным сторно» на разницу.

20/10 – 15000 20/10 – 5000.

• Если сделана неправильная проводка, то составляется корреспонденция на эту же сумму красным цветом.

20/10 – 15000 23/10 – 15000

3. Способ дополнительной записи используется в случае, если в первоначальной проводке была указана меньшая сумма. При этом такая же проводка на разницу между этими суммами

20/10 – 10000 20/10 – 500 20/10 – 10500.

Формы бухгалтерского учёта

Под формой бухгалтерского учета понимается определённая система взаимосвязанных учётных регистров, а также последовательность и способ записи в них.

1. Упрощенная форма. Данные первичных документов записываются в журнале хозяйственных операций, откуда итоги по счетам и обороты переносятся в шахматную ведомость, обороты и остатки по счетам из шахматной ведомости проверяются в оборотной ведомости, на основании которой составляется баланс. Данная форма применяется малыми предприятиями с небольшим числом операций.

2. Мемориально-ордерная форма. При увеличении числа хозяйственных операций возникает необходимость ее дополнительной систематизации. В данной форме такими регистрами являются мемориальный ордер и Главная книга. При большом объеме операций используется накопительные ведомости, откуда данные переносятся в мемориальный ордер. Каждый мемориальный ордер регистрируется в журнале с присвоением порядкового номера. Из мемориального ордера данные переносятся в Главную книгу.

3. Журнально-ордерная форма. Информация собирается из хронологического регистра в накопительные и группированные ведомости, откуда данные переносятся в основные системы регистрации – журналы-ордера и в ведомости. Журнал-ордер составлен по кредитовому признаку. Ведомости составляются по дебетовому признаку. После заполнения журналов-ордеров данные переносятся в Главную книгу.

4. Автоматизированная форма. В настоящее время в связи с внедрением персональных компьютеров мировую распространенность получила автоматизированная форма учёта. Данная форма используется на предприятиях, имеющих компьютерные сети с единым программным обеспечением. Для ведения учёта составляются специализированные бухгалтерские программы по разделам. Данные первичных документов вносятся в компьютер, где по составленным алгоритмам они обрабатываются и выводятся в виде промежуточных ведомостей.