Тема 4. Обеспечение сохранности и учет документов в архивах

Общая классификация разрушающих факторов разрушения документов. Действие света. Действие температуры и влажности. Действие механических и химических примесей воздуха. Действие щелочей и кислот. Биологические факторы разрушения документов

Требования к устройству и оборудованию помещений архивов. Выбор места для здания архива. Планировка помещений архива. Способы освещения, отопления и вентиляции. Оборудование хранилищ.

Санитарный режим в хранилищах. Термо-гигрометрический режим хранения документов. Световой режим. Противопожарный режим. Охранный режим в хранилищах. Приборы и методы контроля за режимом хранения документов.

Понятие об учете документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Основные принципы учета: централизация, полнота и достоверность, унификация, динамичность учета. Основные учетные документы архивов: книга учета поступлений документов, списки фондов, описи дел, листы фондов, паспорт архива, карточка фонда, сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

Порядок государственного централизованного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Автоматизация учета, программа «Архивный фонд».

Особенности государственного учета в архивах организаций.

Выявление и учет уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации. Создание страхового фонда.

Принципы размещения дел в архивохранилищах. Архивный фонд – основная единица классификации, учета и размещения документов. Пофондовое хранение документов.

Топографирование в архивах. Порядок нумерации хранилищ, стеллажей, полок, шкафов. Оформление ярлыков на коробках или связках. Виды, назначение и составление топографических указателей.

Проверка наличия и состояния дел в архиве, ее значение. Методика проверки. Уточнение учетных данных в процессе проверки наличия, анализ физического состояния дел. Розыск необнаруженных дел. Оформление результатов проверки.

Тема 5. Система научно-справочного аппарата к архивным документам

Понятие о системе научно-справочного аппарата (НСА) архивов как комплексе взаимосвязанных справочников. Теоретические и методические принципы построения единой системы научно-справочного аппарата архивов. Задачи научно-справочного аппарата архивов в современных условиях. Состав системы научно-справочного аппарата: учетные справочники; справочники, раскрывающие содержание документов; справочно-информационные фонды архивов, автоматизированные информационно-поисковые системы на архивные документы. Дифференцированный подход к созданию системы НСА.

Опись дел – базовый справочник системы НСА в архивах, обеспечивающий поединичный учет единиц хранения и раскрывающий их содержание. Описание дел. Составление и оформление описи дел.

Путеводители по архивам, их значение. Виды путеводителей. Методика составления путеводителя. Состав статьи путеводителя.

Архивные каталоги и их место в системе НСА архивов. Виды каталогов. Классификационные схемы каталогов. Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации. Методика создания и ведения каталогов. Использование каталогов.

Обзоры архивных документов их целевое назначение и место в системе НСА. Виды обзоров. Методика составления обзоров.

Вспомогательный справочный аппарат к архивным справочникам и его значение: титульный лист, историко-археографическое предисловие, оглавление, указатели и их виды, библиография, список сокращений, терминологический словарь, переводная таблица.