Тема 6.2. Разработка кис. Внедрение кис: проблемы

и решения

Роль корпоративных информационных систем (ИС) в управлении компанией за последние годы коренным образом изменилась. С развитием компьютерной техники, программных средств, методов управления информацией менялся и смысл, вкладываемый в это понятие – сейчас корпоративная ИС обеспечивает не только формирование отчетов, но и ведение учета одновременно по российским и международным стандартам (ISA и GAAP). Современные ИС являются сложными интегрированными комплексами, которые включают в себя модули, отвечающие практически за все направления работы современного предприятия:

•         Модуль управления финансами (автоматизированная бухгалтерия, финансовое планирование, управление затратами и т.п.);

•         Модуль управления запасами;

•         Модуль управления складом;

•         Кадровая система;

•         Модуль управления логистикой и сбытом;

•         Система документооборота;

•         Маркетинговая подсистема;

•         Система управления взаимоотношениями с клиентом.

Таким образом, с точки зрения программных технологий, ИС - это не один, и даже не несколько программных комплексов. Это набор механизмов, методов и алгоритмов, направленных на поддержку жизненного цикла информации и включающих три основных процесса: обработку данных, управление информацией и управление знаниями.

Внедрение корпоративной ИС представляет собой пример организационных изменений, а поэтому при анализе этого процесса можно исходить из принципов управления ситуациями изменений. Теория менеджмента, рассматривающая управление изменениями с различных точек зрения, позволит в совокупности дать всестороннее понимание этой сложной деятельности и оценить эффективность управления процессом внедрения ИС.

Итак, для принятия решения о внедрении корпоративной ИС (или отдельных ее модулей) необходимо уделить внимание следующим вопросам:

•          обоснованию необходимости внедрения ИС;

•          определению сдерживающих сил изменения;

•          выбору стратегии по преодолению сопротивления изменению;

•          этапам внедрения ИС;

•          оценке результатов внедрения ИС.

Существуют внешние и внутренние факторы, способствующие внедрению ИС на предприятии.

Для анализа внешних факторов, вызывающих у предприятий потребность соответствовать современным требованиям развития информационных систем и технологий изменения, можно использовать общепризнанную классификацию СТЭП- факторов и факторов конкурентного окружения (рынок и конкуренция). Аббревиатура СТЭП составлена из первых букв слов: Социальные, Технологические, Экономические и Политические факторы. В каждом конкретном случае вряд ли возможно определить все внешние СТЭП - факторы, но осознание менеджерами широкого спектра факторов, влияющих на работу предприятия, позволит увидеть взаимосвязи между ними и определить значимость отдельных факторов. Факторы внешнего окружения подробнее (таблица 14).

Таблица 14

Внешние причины (факторы), способствующие внедрению ис

Группы факторов

Характеристика факторов

Социальные факторы

В настоящее время растет число молодых людей, владеющих современными достижениями науки и техники, новыми информационными технологиями. Основную ответственность за подготовку и переподготовку специалистов, владеющих современными знаниями, несут образовательные учреждения, которые в своей деятельности используют программно-техническое обеспечение средств обучения, системы дистанционного обучения, электронные учебники, системы компьютерного тестирования и др. Наем специалистов, прошедших соответствующую подготовку в сфере ИС и технологий, облегчает проблемы внедрения ИС для многих организаций.

Окончание табл.14

Группы факторов	Характеристика факторов
Технологические факторы	Сфера использования информационных систем и технологий в управлении и маркетинге постоянно расширяется благодаря растущим возможностям и эффективности телекоммуникаций и систем переработки данных. Компьютеры обеспечили возможность высокоскоростной обработки данных и решение сложных производственных проблем. Доступ к основным информационным ресурсам через сеть Internet / Intranet, системы электронного документооборота на предприятиях, защита передаваемой информации от несанкционированного доступа, технологии интеграции корпоративных приложений, их оперативного анализа и хранилищ данных позволяют управлять возрастающими объемами информации.
Экономические факторы	Внедрение информационных систем стало необходимым условием повышения гибкости и эффективности системы корпоративного управления. Компании все чаще прибегают к помощи современных ИС и технологий, чтобы следить за увеличивающимися внешними и внутренними потоками информации, использовать ее для анализа, прогнозирования, принятия управленческих решений. Большие инвестиции в создание собственных ИС или поддержание имеющихся систем, программное обеспечение и специалистов заставляют руководителей компаний сосредоточиться на решении этой проблемы. Информационные издержки могут рассматриваться как важнейшая часть трансакционных издержек и как ресурс, определяющий условия доступа на рынок и эффективность предпринимательской деятельности.
Политические факторы	В результате законотворческой и регулирующей деятельности органов власти ужесточаются требования к достоверности и своевременности отчетно-статистической информации предприятий. Информационное сопровождение бизнеса является необходимым условием полноты и своевременности сбора налогов, что является основным условием развития самого государства, которое превращается в главного потребителя информации.
Рынок	В распоряжении руководителей предприятий имеется широкий выбор методов управления, информационных систем, программного обеспечения и консультантов, располагающих собственными методиками повышения конкурентоспособности организации. Возникают разнообразные сетевые и виртуальные организации, деятельность которых построена на принципах аутсорсинга.
Конкуренция	Проблема поддержания конкурентоспособности заключается в том, что если организация не желает отставать от своих конкурентов, она должна использовать современную технологию и быть готовой приобрести и применить новые разработки.

 

Внутренние факторы, вызывающие необходимость использования ИС, могут быть связаны, например:

- с информационными переменами

      увеличением ценности информации;

      возрастающими требованиями к качеству информации;

      ростом доверия к результатам анализа или исследования;

- с организационными переменами

      необходимостью сокращения административного персонала;

      пересмотром выполнения некоторых мероприятий и процессов;

      развитием компьютерной базы, а также наличием специалистов в области информационных технологий;

- с изменениями в результатах деятельности предприятия

           укреплением позиции предприятия на рынке;

           увеличением прибыли;

           ориентацией на отдельного потребителя;

           увеличением точности определения целевых групп и др.

Этапы внедрения ИС

В теории управления изменениями выделяют следующие основные этапы осуществления изменения:

1)      подготовка;

2)      размораживание;

3)      изменение;

4)      замораживание.

Если ИС совершенно не отвечает требованиям организации, то лучше отказаться от нее и создавать новую, используя полученный опыт. Если же система отвечает не в полной мере предъявляемым к ней требованиям и частично может быть использована, то решение вопроса о ее замене часто откладывается. В дальнейшем это может привести к еще большим затратам, поскольку «латание дыр» со временем будет усложняться.

Таким образом, основным элементом создания ИС является именно разработка стратегии ее внедрения. Если инициаторы введения новой системы упустили из виду необходимость соответствия ИС организационной структуре и культуре предприятия, то может оказаться, что какие-то важные требования к системе не учтены, а поэтому пользователи интуитивно или осознанно сопротивляются ее внедрению.

Оценка результатов внедрения ИС

Главные причины того, что приносимую информационными системами прибыль очень трудно оценить:

         выгоды реализуются в течение продолжительного интервала времени;

         природа выгод неосязаема;

         стратегические и конкурентные выгоды трудны для количественного выражения;

         результаты от введения ИС непрямые и поэтому неразличимы от результатов других введенных факторов;

Возможные изменения в управлении предприятием, связанные с внедрением информационных систем, приведены в таблице 15.

Таблица 15