История № 3. Об эталонной подписи

На выездной проверке инспектор долго изучал подписи на документах, а я все не могла понять, откуда такое внимание. Узнала, когда получила акт. Оказалось, что на трех счетах-фактурах от одного поставщика стоят совершенно разные подписи, хотя фамилия одинаковая. Поэтому инспекторы решили снять вычеты. Из разговора с главбухом этой компании выяснила, что у них за директора документ мог подмахнуть кто угодно и концов не найти. В итоге от претензий мы отбились, но теперь запрашиваем у контрагентов образцы подписей директора. И пристально сличаем с эталоном автографы на первичке.

Не обязательно проверять, чтобы подписи директора на первичке и договоре были полностью идентичны. Сотрудники не всегда одинаково расписываются на документах, особенно если бумаг много. Кроме того, фамилия может измениться. Например, если руководитель — девушка и вышла замуж. Тогда визы в первичке и договоре точно не будут совпадать. Контракт переоформлять не обязательно, а в иных документах (первичке и счетах-фактурах) достаточно расшифровать новую подпись.

Что касается представителей, то не обязательно запрашивать подлинники приказа или доверенности, подтверждающие их полномочия. Иногда покупатели просят оригиналы, так как эти бумаги требуют инспекторы на камералке. Но ФНС уже давно подтвердила, что такие запросы незаконные и копии вполне хватит (письмо от 09.08.10 № ШС-37-3/8664).

История № 4. О документах в отпуске

Получили от поставщика предварительный договор с подписью директора. Но в контракте не хватало одной страницы, поэтому решила позвонить в компанию и попросить дослать листок. Но секретарь мне сообщила, что директор неделю уже в отпуске и без него никто решить вопрос не может. А кто подписывал наши документы, девушка не знает. От сделки решили отказаться.

Компаниям стоит по возможности проверять, чтобы дата в договоре совпадала с рабочим графиком директора. Правда, не надо запрашивать у поставщика табели учета рабочего времени. Достаточно позвонить поставщику и уточнить, что директор не уехал отдыхать. Инспекторы могут посчитать бумаги недействительными и снять расходы, если директор подписывал их во время отдыха. Ведь по закону на время отпуска руководитель компании освобождается от исполнения трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 91, ст. 106 ТК РФ). Но законодательство и не запрещает заключать договоры в нерабочие дни. В суде компаниям удается защитить расходы (постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 04.04.11 № 05АП-1431/2011). Но лучше не доводить дело до спора. Для этого можно предложить контрагенту переоформить договор и первичку другой датой либо подписать их у другого сотрудника, у которого есть полномочия.

История № 5. О подозрительном бензовозе

Нашли нового поставщика, который предлагал топливо по разумным ценам. Проявили бдительность и попросили представить документы на бензовоз, который это топливо развозит. А оказалось, что бензовоз принадлежит «физику», а не поставщику. Получается, контрагент неблагонадежный. Решили не заключать договор.

Раз у поставщика нет транспорта, инспекторы могут найти в сделке признаки необоснованной выгоды и снять расходы и вычеты НДС. Поэтому, если контрагент доставляет товар, стоит выяснить, на каком транспорте — собственном или арендованном. Если автомобиль чужой, то стоит попросить копию договора аренды. Не лишним будет проверить и грузоподъемность машин. На практике инспекторы снимают расходы, если объем груза в накладной больше, чем может перевезти автомобиль. По их мнению, такая доставка фиктивна. Если они это докажут, судьи их поддержат (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 05.09.11 № А32-6422/2010).