2.4.6.4. Записи и управление записями

Образовательное учреждение должно разрабатывать и поддерживать методы ведения записей по охране труда, включая сведения об обучении и инструктажах работников, о результатах внутренних аудитов охраны труда, результатах анализа руководством системы управления охраной труда.

Записи по охране труда должны быть четкими, определенными, отражающими все виды деятельности учреждения, доступными и иметь защиту от повреждения, разрушения, а также должны сохраняться в течение установленного срока. Сроки хранения должны быть указаны на документах, содержащих записи.

Записи следует актуализировать и хранить в порядке, установленном в учреждении, для анализа и подтверждения соответствия состояния управления охраной труда.

2.4.6.5. Аудит системы управления охраной труда

Важную роль в СУОТ и вообще в организации работ по охране труда играет контроль за деятельностью в форме специальных проверок. Такие поверки все чаще стали называть аудитом (по-английски – проверка), содержание которого определяется в каждом конкретном случае в зависимости от цели аудита и задачи, которую он должен решить

Различают внешние и внутренние аудиты. В самом общем случае внешний аудит — это независимый контроль деятельности предприятия, который, которая обеспечивается степенью независимости аудита в структуре управления предприятием. Например, тот, кто проводит внутренний аудит, должен подчиняться и представлять отчеты только назначившему его лицу и должен быть независим от руководителей проверяемых служб (подразделений или филиалов предприятия), а также органов внутреннего контроля предприятия. проводят приглашенные со стороны аттестованные специалисты, имеющие соответствующее право ведения данной аудиторской деятельности. Внутренний аудит — это контроль за соблюдением установленного на предприятии порядка ведения учета и функционирования системы управления. Этот вид аудита организуется самим предприятием и осуществляется в его же собственных интересах. Другими словами, внутренний ау­дит — один из способов контроля за эффективностью работы отдельных звеньев управленческой структуры или конкретных служб предприятия. Функции внутреннего аудита могут выполнять как отдельные аудиторы, приглашаемые со стороны или работающие в штате предприятия, так и специальные комиссии или отдельные проверяющие, назначаемые для этих целей.

Результаты работы внутреннего аудита имеют главным образом информационное и консультационное значение и призваны содействовать оптимизации деятельности предприятия по выполнению государственных нормативных требований охраны труда. Основное требование к внутреннему аудиту — его объективность.

В зависимости от целей и задач аудит СУОТ может проводиться комплексно и охватывать всю систему или носить узкоцелевой характер, направленный на оценку одного или нескольких параметров, характеризующих СУОТ.

Комплексный аудит обычно проводится группой аудиторов с привлечением специалистов от каждого объекта предприятия. График проведения таких аудитов, который составляется службой охраны труда предприятия, рекомендуется разрабатывать до начала следующего года и заранее направлять руководителям структурных подразделений. Целевой аудит проводится, как правило, по одному из объектов предприятия по плану, который рекомендуется разрабатывать ежемесячно. Этот план составляется руководителем группы аудиторов, ответственным за проверяемый объект, и утверждается руководителем службы охраны труда предприятия.

При установлении нарушений, отклонений и несоответствий в области охраны труда может быть проведен внеплановый (оперативный) аудит с целью выработки и принятия корректирующих мер.

Ответственность за полноту, точность и достоверность внутреннего аудита СУОТ несет руководитель службы охраны труда предприятия. Отчет об аудите утверждается в установленном порядке и направляется руководителям подразделений и другим должностным лицам, задействованным в программе аудита.

При отсутствии несоответствий, требующих разработки и реализации корректирующих действий, утверждение отчета рассматривается как завершение аудита СУОТ. В противном случае аудит завершается отчетом о реализации корректирующих действий. Ответственность за разработку и реализацию корректирующих действий несет руководитель проверяемого подразделения. Если реализация корректирующих действий не укладывается в установленный срок, руководитель такого подразделения должен в письменной форме известить об этом руководителя службы охраны труда предприятия. Данное извещение следует рассматривать как часть официальной аудиторской документации.

Поэтому образовательное учреждение должно разрабатывать и своевременно корректировать планы и методы проведения аудита системы управления охраной труда.

Аудит системы управления охраной труда проводят для:

• определения наличия в учреждении функционирующей системы управления охраной труда, определения соответствия системы управления охраной труда установленным требованиям, положениям политики в области охраны труда;

• определения качества функционирования системы управления охраной труда, оценки результативности достижения целей, выполнения задач (мероприятий) по охране труда, своевременности их корректировки;

• рассмотрения и учета результатов предыдущего внутреннего аудита системы управления охраной труда;

• представления информации по результатам аудита системы управления охраной труда руководству учреждения.

План проведения аудита системы управления охраной труда должен основываться на результатах оценки производственных рисков и результатах предыдущих внутренних проверок системы управления охраной труда.

Методы аудита системы управления охраной труда должны соответствовать требованиям к их проведению, назначению, периодичности, уровню квалификации и компетентности лиц, осуществляющих аудит.

По результатам аудита системы управления охраной труда составляют отчеты.

Аудит системы управления охраной труда по возможности проводят лица, не несущие прямой ответственности за охрану труда и не зависимые от проверяемой деятельности. Термин «независимый» не обязательно означает внешний по отношению к учреждению.