3.4 Язык и стиль распорядительных документов

Любая организация наделена правом издания распорядительных документов. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. Основная задача распорядительных документов – придание юридической силы тому или иному действию руководителя. В связи с этим язык и стиль этого типа документации отличается жёсткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей.

Текст распорядительных документов (постановление, приказ, решение) состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Текст излагается логически последовательно, чёткими фразами, без сложных придаточных предложений и уточняющих оборотов. Недопустимо употребление многозначных слов, примечаний и ссылок.

В констатирующей части кратко излагаются причины, цели, мотивировка, послужившие основанием для издания документа. Эта часть обычно начинается словами во исполнение, в соответствии с, в целях. Если же предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, то констатирующая часть отсутствует, например, в распоряжениях, инструкциях, актах. Распорядительная часть документа содержит перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.

В текстах распорядительных документов, издаваемых на принципах коллегиальности, принята форма изложения от третьего лица единственного числа (постановляет, решил) или множественного числа (постановили), если документ составляется от имени двух или более лиц.

К группе распорядительных документов относятся: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание. В этих документах присутствуют ключевые слова (постановляет, решил, приказываю, обязываю, предлагаю), кроме распоряжения, в тексте которого отсутствует ключевое слово.

3.5 Язык и стиль коммерческой корреспонденции

Коммерческая корреспонденция – один из видов официально-деловых писем, которыми обмениваются предприятия, деловые партнёры при заключении сделок, выполнении коммерческих операций. Коммерческие письма составляются от имени юридических лиц и имеют правовую силу.

Коммерческую корреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-ответ (на запрос, предложение), письмо-презентация (рекламация).

Коммерческий запрос – это документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортёра к экспортёру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) и (или) направить предложение на поставку товара (обращение продавца к покупателю). Письмо-запрос состоит из двух частей. Во введении в повествовательной форме излагается суть вопроса. В заключении ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, достигнутые договорённости, прежние письма.

В содержание коммерческого запроса входят наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар (услугу). Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки. Содержание запроса реализуется с помощью устойчивых языковых моделей: Просим выслать нам… Будем весьма признательны… Обращаемся к вам с просьбой…

Письмо-запрос может содержать информацию о принятии запроса к рассмотрению, о выяснении возможностей поставки товара, об отказе принять товар, об изменении условий запроса и т.д.

Ответ на запрос формулируется в зависимости от конкретной ситуации, от степени возможности и готовности продавца удовлетворить пожелания покупателя. Письмо-ответ может иметь форму трафаретного или обычного письма. В случае отказа поставить товар в письме-ответе используются языковые модели выражения сожаления: К сожалению, мы не можем… Мы просим Вас отложить… Если продавец готов удовлетворить просьбу, он направляет предложение.

Письмо-предложение (оферта) - это заявление продавца, экспортёра о желании заключить сделку с указанием её конкретных условий. В предложении указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и др. В тексте используются стандартные модели: В ответ на Ваш запрос от… Товар будет поставляться…

Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта.

Письмо-претензия – коммерческий документ, представляющий собой выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламация должна содержать: основания для предъявления претензии, доказательства (ссылки на нормативные акты, акт экспертизы, акт приёмки и т.д.). В тексте рекламации используются стандартные модели: Мы официально заявляем… К нашему сожалению, мы должны поставить Вас в известность…

В ответе на рекламацию сообщается, что претензия принята к рассмотрению, удовлетворяется или отклоняется с указанием мотивов со ссылкой на соответствующие нормативные акты или документы, которые обосновывают отказ.