Чего брать с собой нельзя

Под запрет попадает все, что несет в себе потенциальную угрозу экспонатам. Кроме упомянутых уже ручек, не стоит брать с собой:

1. Еду и воду. Если долго без подпитки продержаться не можете, возьмите, но ни в коем случае не ешьте и не пейте в читальном зале. Сделайте перерыв, выйдите и устройте перекус на безопасном для документов расстоянии.

2. Косметику. Как бы ни хотелось поправит макияж перед выходом на улицу после дня, проведенного в архиве, – забудьте. Любое средство – потенциальный уничтожитель старых документов.

3. Телефон. В читальном зале принято соблюдать тишину. Ваши разговоры и звуки, издаваемые гаджетами, помешают другим сосредоточиться.

Под большим вопросом – фотоаппаратура. С одной стороны, хочется заснять все документы, чтобы потом в спокойной обстановке с ними ознакомиться. С другой – мала вероятность, что вам это позволят. Хотя имеет смысл созвониться с сотрудниками архива заранее и уточнить, можно ли фотографировать документы.

В некоторых подобных учреждениях предпочитают делать копии самостоятельно с целью обеспечения нужного светового режима. Но за это, как правило, взимают плату.

Законодательная база по использованию архивных документов

Архивные документы, будь это банальная выписка из протокола или первый экземпляр древнего фолианта, охраняются законом. За его нарушение можно понести ответственность, а незнание правил от нее не освобождает. Полезно уметь защитить и собственные права. Во избежание недоразумений следует ознакомиться с нормативно-правовыми актами, регламентирующими работу в архивах:

1. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ « Об архивном деле в Российской Федерации ». Из главы второй вы узнаете, кому принадлежат документы, хранящиеся в российских архивах. Глава шестая регламентирует порядок доступа к ним.

2. « Основные Правила работы архивов организаций », одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Они ознакомят с принципами работы архива в целом. Из пункта 8.2 можно почерпнуть сведения о том, какие сведения можно получить по запросу (без посещения архива), а из пункта 8.4 – как работает читальный зал.

3. « Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации », утвержденные Приказом Росархива от 13.02.2002 №16. Особое внимание рекомендуется обратить на пункт 3.4. В нем рассказывается, за что архив может брать деньги, а за что – нет. Не стоит обделять вниманием и пункт 3.5, посвященный научно-методической работе.

4. Положение об Архивном фонде Российской академии наук , утвержденное Постановлением Президиума РАН от 21.06.1994 № 125. Оно регулирует работу архивов, содержащих наиболее ценные файлы для научных исследований.

Наконец, вспомним статью 13.20 КоАП РФ . Ею предусмотрена ответственность за нарушение правил использования архивных документов.

Правила поиска документов

Некоторые считают, что архив – это та же библиотека, только с другим содержанием. Это большое заблуждение. В библиотеку не обязательно идти за конкретной книгой. Достаточно иметь представление о теме исследования, а подборку изданий сделают на месте.

В архивах такой подход не работает. Если вы не знаете, какие именно документы хотите изучить, дело не сдвинется со стартовой точки. Часто сотрудники архива отказывают в предоставлении документов, если заказчик не знает, кто и когда их издал.

В идеале нужно предоставить архивариусу:

• наименование и номер самого документа;

• номер дела, в котором он содержится;

• номера листов в деле;

• шифр дела;

• номер фонда;

• номер описи.

Узнать эти сведения можно на сайтах интересующих архивов. Даже если сами документы не оцифрованы, выходные данные для дальнейшего поиска публикуются в открытом доступе.

Так, например, в информационной системе архивов РАН можно найти перечень всех научных архивов с разбивкой по регионам со списками фондов и реестрами описей.

Если веб-ресурс у архива отсутствует или еще находится в процессе заполнения, можно сделать предварительный письменный запрос. Ожидание ответа займет несколько недель, зато вы не потеряете время на бесцельное посещение читального зала.