Особенности поиска по реквизитам (атрибутам) документов.

Реквизит документа представляет собой параметр идентификации документа, позволяющий найти его в базе данных, например, регистрационный номер, наименование принявшего органа, рубрики классификатора, ключевые слова и пр. В зависимости от вида, правового статуса и типа хранения документ может сопровождаться различными наборами реквизитов. В частности, согласно "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (3), документ должен иметь следующие обязательные реквизиты:

- наименование органа власти - автора документа;

- название вида документа (не указывается на письмах) или унифицированной формы документа;

- заголовок к тексту;

- дата;

- индекс (номер);

- место издания;

- текст;

- визы;

- подпись;

- отметка об исполнении документа и отправлении его в дело.

Если того требует назначение документа, его обработка и т.д., в процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть пополнен дополнительными атрибутами, например, датой включения документа в СПС.

Поиск по реквизитам - поиск записей (документов), реквизиты которых удовлетворяют условиям поискового запроса. Основное средство поиска документов в информационной базе (ИБ) - карточка реквизитов. Она представляет собой таблицу с некоторым количеством поисковых полей. Для каждого поискового поля в системах часто предусмотрен свой словарь, автоматически заполняемый и корректируемый по мере поступления документов в ИБ. При вводе в систему каждого нового документа его реквизиты заносятся в словарь, соответствующий определенному поисковому полю. Как правило, в карточку реквизитов, по которым осуществляется поиск, включен более широкий набор полей: орган, принявший документ, вид документа, название документа, дата принятия, номер, номер и дата регистрации в Министерстве юстиции. Для поиска любого документа достаточно заполнить лишь два-три поля. Если точно знать, например, номер документа, то этой информации в большинстве случаев будет вполне достаточно. Удобство и простота этого способа не вызывает сомнений, но использование этого вида поиска возможно только при условии наличия точных реквизитов конкретного документа. Рассмотрим возможности использования этого вида поиска на конкретном примере.

Для того, что бы найти Постановление Правительства РФ №739 "Об обязательном экземпляре изданий" от 24.07.1995 г. карточку реквизитов можно заполнить, используя различные поля:

Ввести дату принятия и номер документа (Рис.1).

Ввести название документа (Рис.2).

Ввести название издавшего органа, примерную дату принятия и ключевое слово (Рис.3).

Ввести точную фразу из текста: "Перечень библиотек, научных и информационных учреждений" (Рис.4).

Реквизиты документов в справочных правовых системах: назначение и использование.

Запрос Поиск по реквизитам применятся при наличии какой — либо информации о документе с помощью формы: В верхней части формы Поиск по реквизитам находится пять вкладок с номером запроса. Они предназначены для одновременного формирования пяти запросов. Форма запроса содержит поля, определяемые кнопками Тип документа, Орган, Раздел. Эти поля заполняются из справочника, вызываемого нажатием соответствующей кнопки. Кнопка Тип документа формы запроса Поиск по реквизитам При нажатии кнопки Тип документа на экране появится справочник с типами: Для выбора типа документа необходимо выбрать пункт справочника, нажав на нем левую кнопку мыши. Для выбора одного или нескольких типов документов используются кнопки логических условий-связок операций: Или, И вместе, Кроме. Результаты проведенных действий отражаются в нижнем окне. При нажатии на правую кнопку мыши на соответствующем пункте справочника произойдет выбор типа документа и первой логической операции Или. Последующие нажатия на правую кнопку мыши приведут к смене логической операции вплоть до возможной отмены выбора логических условий — связок. Количество выбранных условий-связок фиксируется в счетчиках строки Типы. . Описание назначений логических условий-связок Условие ИЛИ, предваряющее один или несколько элементов списка, означает, что в результаты поиска будут включены документы, имеющие среди своих реквизитов хотя бы один из отмеченных элементов. Так, при поиске по условию УКАЗ ИЛИ ПОЛОЖЕНИЕ будут найдены документы, являющиеся либо указом, либо положением, либо тем и другим одновременно — если, конечно, эти документы не будут исключены другими условиями поиска. Логическая связка И перед названием элемента означает, что в результаты поиска будут включаться только те документы, в реквизитах которых обязательно имеется данный элемент. Так, при поиске по условию УКАЗ И ПОЛОЖЕНИЕ будут отобраны только те документы, которые являются одновременно и указом, и положением. Условие КРОМЕ означает, что из результатов поиска обязательно будут исключены все документы, среди атрибутов которых есть данный элемент. Например, запрос УКАЗ КРОМЕ ПОЛОЖЕНИЕ отыщет все указы, которые при этом не являются положениями. Другой пример запроса: КРОМЕ ПОЛОЖЕНИЕ. Будут найдены все документы базы данных, не являющиеся положениями.