Функції бази даних

При пошуку записів за допомогою розширеного фільтра знаходяться записи, що задовольняють введеному критерію, до того ж, як і в початковій БД, в отриманих записах ряд полів містить числа. В Excel є можливість відразу у процесі пошуку виконувати дії над цими числами. Для цього використовують функції бази даних, які забезпечують такі основні дії над записами, що задовольняють введеному критерію, а саме

• арифметичні, які включають додавання і множення величин, які знаходяться в клітинках відфільтрованих записів;

• статистичний аналіз величин, які знаходяться в клітинках відфільтрованих записів. При цьому в ході такого аналізу визначаються як мінімальні, так і максимальні значення, а також середні значення і дисперсії тих величин, які знаходяться у відфільтрованих записах.

Інформацію про функції бази даних можна отримати так:

1. Клацніть мишкою на кнопці Вставка функции.

2. У діалоговому вікні, що з’явилося, виберіть із переліку категорій категорію Работа с базой данных. У вікні справа з’явиться перелік функцій, що входять до цієї категорії.

3. Клацніть мишкою на певній функції. Внизу діалогового вікна буде показано призначення виділеної функції.

Далі розглянемо дії, які можуть виконувати деякі функції бази даних.

Обчислення з використанням функцій бази даних

Для цього:

1. Використаємо ту ж початкову БД, яку використовували у попередніх завданнях. На рис. 7 вона наведена у діапазоні клітинок A1:H6.

2. Критерії вводяться за тими ж правилами, що й при роботі з розширеним фільтром. Нехай за критерій взяті роботи, що виконуються виконавцем Осенко (діапазон клітинок D9:D10).

3. Далі клацнемо мишкою у клітинці D11, де повинен з’явитися результат.

4. Далі клацнемо на кнопці Вставка функции. У діалоговому вікні, що з’явилося, виберемо категорію Работа с базой данных, а у списку функцій – функцію бази даних БДСУММ.

5. Клацнемо на кнопці ОК. На екрані з’явиться діалогове вікно БДСУММ.

6. Введемо необхідні дані. При цьому у вікно Поле вводиться адреса назви поля, в якому виконується потрібна дія (у нашому випадку – додавання). У наведеному прикладі таким полем є клітинка С3, в якій написано Вартість.

Рис. 7. Обчислення з використання функцій БД

7. Клацніть на кнопці ОК. У клітинці D11 з’явиться значення сумарної вартості робіт, що виконуються Осенко, тобто число 280.

Аналогічно виконуються роботи з усіма іншими функціями бази даних, які є ефективним засобом аналізу інформації, що міститься в БД.

7. Формування зведених таблиць

Звіт зведеної таблиці являє собою інтерактивну таблицю, за допомогою якої можна швидко з’єднати та порівняти великі обсяги даних. Можна змінювати місце розташування рядків та колонок для отримання різних підсумків з основних даних, а також показувати детальні дані за потрібними показниками.

Звіт зведеної таблиці використовується у випадках, коли потрібно проаналізувати зв’язані підсумки, особливо для порівняння декількох фактів по кожному числу з довгого списку даних, які потрібно узагальнити.

Вихідна таблиця для побудови узагальнюючих даних може створюватися з урахуванням знань про створення баз даних у середовищі Excel. Приклад таблиці показано на рис.8.

Рис.8. Вихідні дані для побудови зведеної таблиці

У наведеному прикладі можна легко порівняти обсяги продаж у різні регіони різних продуктів, провести аналіз у розрізі місяців тощо. Отриманий звіт зведеної таблиці є повністю інтерактивним, отже ви маєте можливість змінювати представлення даних для перегляду додаткових деталізацій або обчислення інших результатів, таких як кількість або середнє значення.

Для виклику функції Зведена таблиця необхідно в рядку меню вибрати команду ДанныеСводная таблица... За цією командою на екрані відкриється перше діалогове вікно Майстер зведених таблиць та діаграм – крок 1 з 3, як показано на рис.18. У цьому діалоговому вікні потрібно вказати, де збережено дані, які необхідно проаналізувати. Оскільки в даному випадку ці дані містяться в таблиці Excel, потрібно встановити перемикач у перше положення в списку або в базі даних Microsoft Excel. Крім цього, дані для аналізу можуть міститися у зовнішньому джерелі даних (наприклад, файлі бази даних MS Access) або в декількох таблицях, які в процесі побудови будуть консолідовані в одну.

У цьому ж діалоговому вікні в групі Вид створюваного звіту потрібно встановити перемикач у положення зведена таблиця. Після цього натиснути на кнопку Далі.

У результаті з’явиться друге діалогове вікно Майстра зведених таблиць Майстер зведених таблиць та діаграм – крок 2 з 3.

У цьому діалоговому вікні потрібно вказати діапазон даних, які ми будемо аналізувати. Це можна зробити або безпосередньо вказавши координати, або виділивши таблицю за допомогою мишки. Важливою умовою є включення шапки таблиці в діапазон. Коли діапазон задано, клацніть на кнопці Далі.

У результаті відкриється третє діалогове вікно Майстра зведених таблиць Майстер зведених таблиць та діаграм – крок 3 з 3.

У цьому діалоговому вікні потрібно вказати, де буде розміщуватися створювана таблиця: на новому робочому листі чи на вже існуючому. У випадках, коли нова таблиця може бути досить велика, кращим вибором буде розмістити її на новому листку. Далі клацніть на кнопці Макет... У результаті з’явиться діалогове вікно Майстер зведених таблиці і діаграм – Макет.

У нижній частині вікна показана форма зведеної таблиці. В правій частині вікна знаходяться кнопки з назвами полів, які можуть використовуватися у зведеній таблиці як заголовки рядків та колонок. Для того, щоб проаналізувати, який об’єм кожного продукту було реалізовано в різні регіони за досліджуваний період, перетягніть кнопку Регіон у поле Рядок, Продукт у поле Колонка, Обсяг у поле Дані.

Після цього в області Дані з’явиться поле Сума по полю Обсяг. Типово першою дією, яка проводиться над числовими даними в зведеній таблиці, є сумування. Для того щоб змінити дану операцію на іншу (наприклад, частота або середнє) потрібно зробити подвійне клацання лівою кнопкою мишки на даному полі.

У результаті з’явиться діалогове вікно Обчислення поля зведеної таблиці.

У списку Операція можна вибрати інші види результативного обробітку числових даних.

Після всіх змін натискаємо ОК та повертаємося до діалогового вікна Майстер зведених таблиць та діаграм – крок 3 з 3. Для встановлення додаткових параметрів виводу зведеної таблиці потрібно натиснути кнопку Параметри.... В результаті чого отримуємо діалогове вікно Параметри зведеної таблиці, в якому маємо можливість встановити вивід підсумкових сум та ін.

Зробивши всі необхідні зміни, натискаємо ОК та повертаємося до діалогового вікна Майстер зведених таблиць та діаграм – крок 3 з 3, де натискаємо кнопку Готово. В результаті чого на екран буде виведено зведену таблицю з підсумковими даними.

При потребі зміни представлення даних зведеної таблиці викликається контекстне меню на кнопці поля, яке необхідно змінити. Так, для зміни суми по полю Обсяг на середнє, в контекстному меню вибираємо команду Параметри поля... та в діалоговому вікні Обчислення поля зведеної таблиці зі списку вибираємо середнє.

Разом зі створеною зведеною таблицею відкривається панель інструментів Зведені таблиці, де, крім кнопок по роботі з таблицею, є кнопки всіх колонок виділеної на початку вихідної таблиці. Незадіяні дані можна добавити до створеної зведеної таблиці. Перетягніть кнопку Період до області Рядок. У результаті отримуємо модернізовану таблицю, яка показує скільки продукту було реалізовано в регіоні в певний період.

Якщо аналізовані дані можуть піддаватися групуванню, його можна провести. Так, період можна згрупувати в місяці, квартали тощо. Для цього виділяємо поле Період та вибираємо меню Данные  Група та структураГрупувати. В результаті чого з’являється діалогове вікно Групування.

У вікні Групування маємо можливість вказати період для групування. При групуванні всіх даних – залишаємо без змін. У нижній частині вікна в списку „з кроком” вказуємо на скільки потрібно згрупувати дані періоду. При потребі детального аналізу можемо вибрати декілька кроків. Наприклад, місяці та квартали.

Можливі проблеми! Групування не відбудеться, при невірному введенні формату дати в таблиці вихідних даних. Наприклад, при введенні розділовим знаком між частинами дати коми замість крапки.

У результаті отримаємо зведену таблицю, яка показана на рис. 10.

Для відміни отриманого результату, тобто якщо виникла необхідність у введенні інших параметрів або інші варіанти зміни форми зведеної таблиці, потрібно задіяти таку послідовність команд: знову викликати контекстне меню на полі Період та вибрати в ньому Група і структура Розгрупувати. Система повернеться до попереднього режиму обробки інформації.

Рис. 10. Зведена таблиця з групуванням по періоду