Фільтрація записів у базі даних
Під фільтрацією розумітимемо знаходження в БД таких записів, які задовольняють вимогам, що вводяться для певних полів БД. Ці вимоги називаються критерієм пошуку (фільтрації).
У Excel передбачено два види фільтрації:
• за автофільтром;
• за розширеним фільтром.
Використання Автофильтра
Принцип роботи Автофильтра полягає в тому, що на екрані відображаються ті записи, що задовольняють критеріям пошуку, а решту заховано. Для використання автофільтра виконайте таке:
1. Відкрийте, якщо потрібно, робочий лист БД, наприклад, наведений на рис. 1.
2. Встановіть курсор у будь-яку клітинку БД.
3. Виконайте команду ДанныеФильтрАвтофильтр. На екрані в кожному імені поля з правої сторони з'явиться стрілка.
4. Клацніть мишкою на стрілці того поля, по якому потрібно зробити фільтрацію записів. Нехай це буде поле Вартість. На екрані з’явиться перелік значень всіх записів у цьому полі.
5. Клацніть на значенні, за яким треба виконати фільтрацію записів. На екрані з’являться всі записи, що задовольняють введеному значенню.
6. Якщо потрібно виконати фільтрацію не за одним значенням поля, а за діапазоном значень або за діапазонами значень, то виберіть Условие... На екрані з’явиться діалогове вікно Пользовательский автофильтр.
8. Введіть необхідний критерій пошуку, наприклад, виберіть критерій:
200=< Вартість = < 400
9. Клацніть на кнопці ОК. На екрані з’явиться результат фільтрації записів.
Слід відмітити, що таку фільтрацію записів можна послідовно виконувати по декількох полях.
Відновлення початкової бази даних
Для відновлення початкової БД клацніть на стрілці, яка знаходиться справа у назви будь-якого поля. У списку, що з’явився, виберіть (Все). На екрані з’явиться початкова БД зі стрілками справа у назві полів.
Для відновлення початкової БД можна також виконати ще раз команду ДанныеФильтрОтобразить все.
Пошук записів за розширеним фільтром
Крім розглянутої вище фільтрації записів за автофільтром, в Excel є режим пошуку записів за розширеним фільтром, який дозволяє виконувати:
• одночасний пошук записів по декількох полях;
• пошук записів за критеріями, що обчислюються.
Введення умов при формуванні критерію пошуку записів проводиться за правилами, наведеними на рис. 4.
Рис. 4. Правила формування критерію пошуку записів
Для використання розширеного фільтра виконайте такі дії.
1. Відкрийте робочий лист БД. На рис. 5 наведена БД із рис. 1, яка скопійована у діапазон клітинок В3 :І8.
Рис. 5. Пошук записів за розширеним фільтром
2. У діапазоні клітинок E12:F14 сформуйте критерій пошуку записів (рис. 5), назви полів Вартість і Період краще скопіювати з БД, для повної їх відповідності.
3. Встановіть курсор у будь-яку клітинку БД.
4. Виконайте команду ДанныеФильтрРасширенный фильтр. На екрані з’явиться діалогове вікно Расширенный фильтр, введіть дані у Диапазон русловий за допомогою виділення клітинок E12:F14 на робочому листі, включіть перемикач скопировать результат в другое место і виділіть на робочому листі діапазон для результату фільтрування.
6. Клацніть на кнопці ОК. На екрані з’явиться результат пошуку записів (рис. 5).
За результатами пошуку видно, що записів, які задовольняють критерію, виявилося менше, ніж було для них виділено клітинок.
Можна проводити пошук ще за одним типом критерію, який називається критерієм, що обчислюється. Цей критерій вводиться як звичайний критерій при роботі з розширеним фільтром, але може включати формули і функції, в яких аргументами є поля БД.
Формули, що вводяться, можуть бути двох видів:
• формули, складені користувачем;
• формули, що включають функції Excel.
Робота з критеріями, що обчислюються, проілюстрована на рис. 6:
• у діапазон клітинок В4:I9 введена початкова БД;
• у клітинку Е12 – ім'я критерію, що обчислюється при розрахунку формули (це ім'я може бути будь-яким, але не повинно повторювати імені поля в початковій БД);
• у клітинку Е13 – введена формула, що є критерієм пошуку.
Як видно з формули (див. рис. 6), в неї вводиться залежність для першого рядка БД, що містить конкретні значення. При цьому, якщо умови, що вводяться для першого рядка, справедливі, в клітинці введення Е13 з'являється ИСТИНА, в протилежному випадку – ЛОЖЬ.
Рис. 6. Робота з критеріями, що обчислюються
Пошук записів проводиться за тією ж інструкцією як і для розширеного фільтра, яка наведена вище. Результати пошуку записів наведені в діапазоні клітинок В16:І17. Далі в клітинках робочого листа (рис. 6) проводиться пошук за критерієм, що обчислюється і включає функцію Excel. Для прикладу використовується функція Excel СЕГОДНЯ(), яка виводить системну дату.
У клітинці В20 виведено поточну дату, яка є результатом роботи функції СЕГОДНЯ().
У результаті цього пошуку виведені роботи, що закінчуються після сьогоднішнього дня. Відзначимо, що текст у клітинки F12, В20 та F20 введений тільки для ілюстрації і до пошуку записів, що проводиться, ніякого відношення не має.
Пошук записів за таким критерієм має важливе значення на практиці при контролі за ходом виконання робіт, що плануються. Наведені приклади показують, що фільтрація записів є ефективним засобом аналізу інформації, що знаходиться у базах даних.