Вставка запису

При роботі з формою нові записи заносять у кінець списку. Якщо потрібно вставити якийсь запис у середину списку, то:

• активізуйте запис, перед яким вставляється рядок;

• виконайте команду ВставкаСтроки. Всі записи нижче нового перемістяться на один рядок вниз;

• введіть дані у порожній запис.

Сортування записів

Записи у списку можуть бути впорядковані за зростанням (цифри від 0 до 9, букви від А до Я) і за спаданням (цифри від 9 до 0, букви від Я до А) значень окремих полів.

Для цього:

• виділіть будь-яку клітинку в списку;

• виконайте команду ДанныеСортировка;

• у діалоговому вікні виберіть первинний ключ (поле), по якому буде проводитись сортування. Для цього клацніть на кнопці зі стрілкою у полі Сортировать по. З'явиться список всіх полів. Вибравши у цьому списку поле, вкажіть спосіб сортування: за зростанням чи спаданням. У полі Затем по виберіть інше поле для сортування. Після всіх установок натисніть кнопку ОК. Для сортування можна також використовувати дві кнопки на стандартній панелі інструментів ( – Сортировка по возрастанию і – Сортировка по убыванию). Для цього потрібно виділити колонку, клацнувши на її назві, а потім на одній з кнопок сортування. Наприклад, для сортування за колонками (полями) виконайте такі дії:

1. Відкрийте робочий лист, наприклад з БД, наведеною на рис.1

Рис. 1. База даних

2. Встановіть курсор у будь-яку клітинку БД.

3. Виконайте команду ДанныеСортировка... На екрані з’явиться діалогове вікно Сортировка диапазона

4. Вкажіть назви полів і напрям їх сортування.

5. Клацніть на кнопці ОК. На екрані з’явиться результат сортування, який наведено нижче

Для сортування елементів рядків виконайте такі дії.

1. Відкрийте, якщо потрібно, робочий лист БД, наприклад, наведений на рис. 2.

2. Виділіть частину БД, для сортування, на рис. 2 це діапазон клітинок C2:F4.

3. Виконайте команду ДанныеСортировка...

4. Клацніть на кнопці Параметры...

5. Виберіть Сортировать: столбцы диапазона.

6. Клацніть на кнопці ОК.

Рис. 2. База даних

7. Вкажіть номер рядка електронної таблиці Excel (а не порядковий номер рядка в БД) і напрям сортування.

8. Клацніть на кнопці ОК. На екрані з’явиться результат сортування, який наведено нижче.

Транспонування бази даних

Пошук записів, що задовольняють заданому критерію, проводиться тільки по полях, тобто по колонках електронної таблиці. Якщо ж необхідно виконати пошук даних по записах, тобто по рядках електронної таблиці, то перед цим електронну таблицю потрібно транспонувати. Внаслідок цієї операції рядки таблиці стануть колонками, а колонки – рядками. І таку транспоновану таблицю вже можна використовувати для виконання необхідного пошуку. Щоб транспонувати таблицю, виконайте такі дії.

1. Відкрийте, якщо необхідно, робочий лист з таблицею, наприклад, таблицю, наведену на рис. 3.

2. Виділіть всю таблицю, на рисунку це діапазон клітинок А2:H7.

3. Виконайте команду ПравкаКопировать...

4. Встановіть курсор у лівий верхній кут розташування транспонованої БД. На рисунку це клітинка A12.

5. Виконайте команду ПравкаСпециальная вставка...

6. Виберіть опцію Транспонировать.

7. Клацніть на кнопці ОК.

Рис. 3. Транспонування бази даних

На екрані в клітинках діапазону A12:F19 з’явиться транспонована БД, в якій рядки таблиці, яка займає діапазон клітинок А2:H7, стали колонками, а колонки, навпаки – рядками. В разі необхідності в транспонованій БД можна змінити ширину колонок, після чого транспонована БД буде готова до пошуку потрібної інформації.