Раздел 6. Функции в управлении

Тема 3. Контроль и его виды

Различают три типа контроля: предварительный, текущий и заключительный

Различие между ними связано не только с местом в производственном процессе, но и с влиянием такого контроля на результат.

Предварительный контроль концентрируется на ресурсах и осуществляется до начала работ. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях — по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных людей. Это повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно. Очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно, и фирмы организуют входной контроль поступающих ресурсов. Одним из способов предварительного контроля является выбор надежного поставщика. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджетирование. Бюджет, осуществляя плановую функцию, в то же время служит средством контроля расходов.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ, однако, это происходит не одновременно, ведь контролируется все же результат, а не сама работа. При текущем контроле широко используется обратная связь. Эта функция традиционно является прерогативой начальника и осуществляется по отношению к подчиненным. Простейшим примером обратной связи в этом случае выступает сообщение начальника подчиненным своего мнения о работе последних.

Заключительный контроль проводится после окончания работы. Хотя он и осуществляется в то время, когда все состоялось и изменить ничего нельзя, тем не менее, он имеет две важнейшие функции. Во-первых, он дает важные сведения для планирования в случае, когда такие работы будут повторяться, и, во-вторых, формирует информацию для мотивации работников, чтобы оценка была объективной, и не только шло наказание за сбои, но и вознаграждался персонал за достижения.

Поскольку функция контроля в значительной мере затрагивает интересы людей, при организации ее работы следует учитывать психологические аспекты. Менеджер никогда не должен отказываться от контроля, иначе у подчиненного возникает ощущение, что его работа бесполезна и не достойна внимания. В то же время мелочный навязчивый контроль способен отбить всякое желание к работе. Вот почему полезно “оговаривать” частоту и форму контроля с подчиненными, шире использовать самоконтроль и объяснять контроль как корректирующий процесс, а не как средство для ограничения свободы.

Менеджеры могут применять и такой прием, как фиксация границ возможных отклонений при получении результата. Полезно давать исполнителю право на ошибку и ее самостоятельное исправление. Опытные менеджеры понимают особенности разных типов контроля и все их используют в своей практике.