1 Лаба 5 - Проектирование документов [ЧИТАТЬ]

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Новосибирский государственный университет

экономики и управления «НИНХ»

Кафедра экономической информатики

Лабораторная работа № 5

по дисциплине

«Информационные системы и технологии»

Проектирование форм первичных документов

Новосибирск 2011

ВВЕДЕНИЕ

Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения ИС является система документации, применяемая в процессе управления экономическим объектом. Под документом понимается определенная совокупность сведений, используемая при решении технико-экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой.

Система документации — это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом. Отличительной особенностью системы экономической документации является большое разнообразие видов документов.

Существующие системы документации, характерные для неавтоматизированных ИС, отличаются большим количеством разных типов форм документов, большим объемом потоков документов и их запутанностью, дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие, низкой достоверностью получаемых результатов. Для того чтобы упростить систему документации, используют следующие два подхода:

• проведение унификации и стандартизации документов;

• введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых информационных технологий их обработки.

Унификация документов выполняется путем введения единых форм документов. Таким образом, вводится единообразие в наименования показателей, единиц измерения и терминов, в результате чего получается унифицированная система документации.

Унифицированная система документации (УСД) — это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для управления некоторым экономическим объектом. По уровням управления, они делятся на межотраслевые системы документации, отраслевые и системы документации локального уровня, т. е. обязательные для использования в рамках предприятий или организаций.

Любой тип УСД должен удовлетворять следующим требованиям:

• документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС;

• УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система;

• УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации;

• УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней;

• все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.

Главные элементы информационного обеспечения ИС - это данные, средства формализованного описания данных, принципы и программные средства создания и ведения информационных массивов. Правильно и тщательно разработанная система документации сокращает объём работ по оформлению первичных данных и перенесению их на машинные носители, уменьшает число возможных ошибок, повышает надежность исходной информации.

1. Состав первичных документов

Распространенной формой представления первичной информации в ИС является документ. Первичный документ ориентирован на человека и несет в себе сведения, получаемые непосредственно в процессе производства на рабочих местах, а также в процессе обращения материальных ценностей, трудовых ресурсов и финансовых средств.

Информационная совокупность любого документа, отображающая определенную операцию производственной или хозяйственной деятельности, образует сообщение. Элементарное сообщение, содержащее некоторое минимальное количество информации, которое не может быть уменьшено без нарушения экономического смысла сообщения, называется реквизитом. Реквизит имеет наименование (имя) и значение. Например, "Дата" - имя реквизита, а "15.02.2007" - его значение.

Объем реквизита может быть различным и зависит от назначения реквизита в конкретном документе. Наиболее простые реквизиты - элементарные, они не могут делиться на части, например, реквизит "Наименование изделия". Из элементарных реквизитов складываются групповые, причем они могут принадлежать различному уровню. Уровень показывает подчиненность реквизита: реквизиты с большим номером уровня ниже по иерархии, чем реквизиты с меньшим номером уровня.

Пример группового реквизита "Сведения о выработке": 15.02.2007 смена 1 цеха 12 изготовила 280 трансформаторов ТС-90.

Если это реквизит первого уровня, то реквизиты "Дата" (15.02.2007), "Подразделение" (смена 1 цеха 12), "Наименование изделия" (трансформатор ТС-90) - реквизиты второго уровня, а элементарные реквизиты "Число"(15), "Месяц"(02), "Год"(2007) - третьего.

В зависимости от значения реквизита он может быть цифровым, буквенным и символьным. Символьный реквизит - это совокупность цифр, над которыми не выполняются математические операции, а также букв, знаков препинания, условных обозначений и т.п., например, "Тип трансформатора" - ТС-90. Максимально допустимое число элементов реквизита называется его длиной, или значностью.

Для того чтобы определить пространство, занимаемое реквизитом в документе или памяти компьютера, его моделируют шаблоном. Шаблон (характеристика) отражает значность реквизита и его тип. Тип определяется знаком: 9 для цифровых, А для буквенных и Х для символьных реквизитов. Длина представляется числом в скобках или числом повторений знака типа. Примеры шаблонов:

табельный номер, состоящий из четырех цифр: 9(4) или 9999, наименование материала, включающее не более 10 букв: А(10), дата в виде строки, не превышающей 10 символов: Х(10) или ХХХХХХХХХХ.

Реквизит, как правило, имеет в своем составе основания и признаки. Основание - это количественная характеристика описываемого в документе объекта или процесса, оно получается в результате измерений или вычислений. Основания, возникающие при выполнении производственных операций, называют исходными, а основания, получающиеся в результате математических операций - результатными. Отдельно взятые основания не имеют экономического смысла и применяются всегда вместе с признаками. Признаки фиксируют качественные свойства производственных или хозяйственных операций, позволяя отличать один показатель от другого (показатель - это сообщение, содержащее одно основание и несколько признаков). Признаки бывают группировочными и справочными. К группировочным относятся те признаки, по которым далее предполагается выполнять преобразование данных (поиск, выборку, упорядочение и т.д.), к справочным - те, которые служат только для более полного описания производственной операции (для справки).

По частоте изменения признаки подразделяются на постоянные (не изменяющиеся со временем), условно постоянные (редко меняющиеся или неизменные для группы документов) и переменные (меняющиеся внутри документа). Так же, как и основания, отдельно взятые призначные данные не имеют экономического смысла и поэтому используются всегда совместно с основаниями.

Пример. В таблице 1 показана структура сообщения о выполнении суточного задания. Она включает следующие реквизиты.

Таблица 1

Основания: исходные - количество изготовленных изделий, цена изделия; результатное - стоимость изготовленных изделий (произведение цены на количество изделий).

Признаки:

• группировочные – дата, номер цеха, номенклатурный номер;

• справочные – номер участка, наименование изделия, единица измерения количества изделий;

• постоянные – номера цеха и участков;

• условно-постоянные – дата;

• переменные – номенклатурный номер, наименование и единица измерения изделия.

Примечание. Различие между группировочными и справочными признаками условно. В примере отнесен к группировочным признакам номер цеха, так как предполагается, что есть задача определения процента выполнения плана (например, месячного) каждым цехом. Для ее решения надо из всей совокупности поступивших за месяц данных выбрать (найти) данные о выполненной работе, относящиеся к выбранному цеху. Это означает, что номер цеха будет выступать как поисковый признак, т.е. с его участием выполняется обработка данных. Для других задач в качестве группировочных могут выступать другие признаки.

Первичные документы размещаются на листах стандартного формата и обычно строятся по зональной форме. В документах, как правило, выделяются три зоны: заголовочная - для постоянных и условно постоянных признаков, рабочая - для переменных и редко встречающихся признаков, а также для оснований, зона подписей - для подписей и виз ответственных лиц. Бланки первичных документов заполняются карандашом, ручкой или на технических средствах.

Часть данных первичного документа вводится для дальнейшей обработки в компьютерную программу. Ввод осуществляется с участием человека и может быть выполнен с ошибками. Для их устранения в первичный документ включаются контрольные данные. Обычно это суммы оснований и признаков-чисел (в разных сочетаниях) по строкам документа или суммы оснований по графам документа. Для размещения таких контрольных сумм на бланке предусматриваются специальные графы или строки. Перед вводом данных контрольные суммы вычисляются и затем вместе с остальными данными вводятся. В процессе приема данных программа вычисляет суммы введенных чисел каждой строки или соответствующей графы документа и сравнивает их с контрольными суммами. В случае несовпадения результатов выдается сообщение об ошибке ввода.

2. Проектирование первичных документов

Проектируя форму первичного документа, следует учитывать два основных требования к расположению показателей и реквизитов. Первое - логическая последовательность, облегчающая заполнение и чтение документа, второе - компактное размещение реквизитов. В начале проектирования нужно, прежде всего, определить состав реквизитов, включаемых в документ. Для этого нужно выбрать из общего числа данных, отражающих описываемую первичным документом операцию, наиболее характерные элементы. Составленные из выбранных элементов реквизиты должны содержать минимальное, но достаточное для полной характеристики операции количество информации. Далее рекомендуется составить вспомогательную таблицу по следующей схеме (таблица 2 ).

Таблица 2

Таблицу заполняют в следующей последовательности:

1. Для каждого реквизита зоны указывают наименование и шаблон. При этом значность наименования документа определяют путем подсчета символов в его заголовке.

2. Указывают характеристику реквизита условными обозначениями: признаки справочные - ПС, признаки группировочные - ПГ, основания исходные - ОИ, основания результатные - ОР. Выделение группировочных признаков проводится на основе логических предположений о возможном дальнейшем использовании реквизитов документа.

3. Обозначают большой буквой П реквизиты, вводимые в систему с целью дальнейшей обработки.

4. Исходя из характеристик реквизитов и изложенных ранее соображений, определяют последовательность расположения реквизитов в зоне документа.

Фрагмент заполнения вспомогательной таблицы для первичного документа «Рапорт о выработке» приведен в таблице 3.

Таблица 3

По данным таблицы составляют эскиз формы первичного документа, стремясь к тому, чтобы отношение ширины документа к его высоте составляло бы около 1,4. Далее необходимо рассчитать размеры бланка документа и выбрать для него формат в соответствии со стандартом. Размер документа по горизонтали (ширина), рассчитывается по формуле:

где 16 - ширина левого поля бланка, мм; 8 - ширина правого поля бланка, мм;

Ш _зн - ширина знака, равная 3 мм при записи чернилами и 4 мм при записи карандашом;

Д _рс - максимальная суммарная значность всех реквизитов строки;

Г - количество граф в

Ширина отдельной графы бланка Ш_гр определяется по формуле:

строке;

Л_т - количество разделяющих графы тонких линий (их толщина 0,5 мм);

Л_у – количество утолщенных линий (их толщина 2,2 мм) для обводки реквизитов, заносимых в систему.

где Др - максимальная значность (длина) реквизита;

1 - один знак для отделения записи реквизита от ограничивающих линий.

Размер бланка по вертикали (высота) В_бл определяется из формулы

где 8 - высота верхнего и нижнего полей бланка, мм;

В_зг – высота заголовочной зоны бланка, мм (обычно 20 мм);

С - количество строк в бланке;

9 - высота строки, мм;

С_з - максимальное количество строк в заголовке графы;

6 - расстояние в мм между строками в заголовке графы (с учетом высоты строк), но не менее 9 мм на весь заголовок;

В_п – высота зоны подписей (10 - 12 мм на строку).

После расчета для размещения документа выбирается стандартный формат в соответствии с таблицей 4.

Таблица 4

Далее форма первичного документа выполняется на листе выбранного формата в масштабе 1:1. Так как размеры формата, как правило, отличаются от расчетных данных, размеры граф при изготовлении формы документа должны быть скорректированы. В первую очередь увеличивается ширина граф, имеющих объемные заголовки. В качестве примера на рис. 1 показана форма первичного документа «Рапорт о выработке».

Рис.1. Первичный документ «Рапорт о выработке» в масштабе (пример): Ш_бл = 148 мм, В_бл =105 м

3. Задание на лабораторную работу по проектированию первичных документов

Выбрать одну из функций в таблице описания бизнес-процесса, которая будет автоматизироваться. Разработать вспомогательные таблицы для входного(ых) и выходного(ых) документа(ов) и разработать формы первичных документов.

Контрольные вопросы

1. Что такое первичные документы, на кого они ориентированы?

2. Какова форма построения первичных документов?

3. Какова последовательность расчета бланка первичного документа?

4. Что такое реквизиты, из чего они состоят?

5. Что такое шаблон реквизита? Предложите шаблоны реквизитов "Табельный номер работника", "Процент выполнения плана", "Сорт товара", "Наименование изделия".

6. Чем отличаются справочные реквизиты от группировочных, реквизиты-признаки от реквизитов-оснований?

7. Что такое уровень реквизита? Приведите примеры реквизитов различного уровня.

8. Для чего в документ вводятся контрольные суммы?

9. Почему границы некоторых граф первичного документа утолщены?

Литература

1. Проектирование экономических информационных систем: Учебник/ Г.Н.Смирнова, А.А.Сорокин, Ю.Ф.Тельнов; под ред. Ю.Ф.Тельнова. – М.: Финансы и статистика, 2001. – 512 с. Пункт 5.2