Принятие решений, основанное на фактах

Зачем это нужно – вполне понятно. Вопрос, чем это достигается? Во-первых, нужны записи. К записям относят любые документы, которые ведутся по ходу процесса для регистрации, подтверждения фактов событий процесса, выполнения работ, достижения определенных результатов, выполнения требований и т.п. При этом, способ ведения записей не устанавливается: это могут быть бумажные документы, электронные записи в БД или любой другой приемлемый способ фиксации данных, позволяющий хранить и восстанавливать исходную информацию.

Если организация не готова вести записи – от создания системы менеджмента следует воздержаться. Ведение записей предполагает не только собственно их выполнение, но и все сопутствующие задачи по идентификации, хранению и управлению жизненным циклом записей.

Взаимовыгодные отношения с поставщиками

Любой процесс имеет входы. Любая продуктовая (основная) деятельность организации зависит от входных потоков. Качество конечного продукта зависит от качества исходных материалов, инструментов, комплектующих и т.д. сама организация в свою очередь является чьим-то поставщиком. Организации и люди связаны друг с другом. Не зря говорится: «Поступай так, как хочешь, чтобы поступали с тобой». Так и система менеджмента не дает результата, если не управлять взаимовыгодными отношениями с поставщиками. Большинство требований, выдвигаемых потребителем к организации, транслируются и на поставщиков. Поэтому, если организация не обеспечивает контролируемое взаимодействие с поставщиками, система менеджмента работать не будет.

Так все-таки: надо или нет?

Создание действующей системы менеджмента обеспечивает организацию инструментом принятия целенаправленных управленческих решений на основе формирования обратной связи по управлению между выходами управляемого процесса и требованиями, устанавливаемыми к выполнению процесса и его продукту.

Основными предпосылками к созданию системы менеджмента, очевидно, могут быть:

• Сложность деятельности при обязательном наличии повторяемости операций

• Сформировавшаяся номенклатура продукции и возможность закрепления процессов

• Сложившееся разделение труда (наличие выделенного менеджмента)

• Рост рыночной конкуренции

• Рост количества непосредственных подчиненных

• Внутренние проблемы координации деятельности в организации.

В результате создания и использования системы менеджмента могут быть получены реальные преимущества:

• Повышение эффективности управленческих решений за счет обеспечения их целенаправленности путем реализации замкнутого цикла управления

• Упрощение и ускорение процедур принятия решений путем их типизации, унификации и формализации

• Снижение рисков за счет накопления опыта и закрепления хороших практик в виде процедур и инструкций

• Обеспечение устойчивого тренда системы управления в сторону улучшения процессов

• Снижение негативного влияния человеческого фактора за счет принятия решений, основанных на фактах и использования ведения записей, мониторинга и измерений

• Освобождение менеджмента от решения рутинных задач путем их формализации и автоматизации

• Повышение нормы управляемости за счет разграничения ответственности и стандартизации процессов

Создание системы менеджмента влечет существенные дополнительные издержки:

• Наложение дополнительных ограничений на свободу принятия решений и способы выполнения процессов

• Выполнение дополнительных действий в рамках процессов менеджмента

• Ведение записей и управление ими, включая хранение, согласование, идентификацию и т.д.

• Мероприятия по вовлечению персонала, мотивации и поддержанию необходимой дисциплины

• Необходимость дополнительного обучения и освоения новых подходов к деятельности

• Необходимость формирования и содержания дополнительного штата менеджеров

После сопоставления преимуществ и издержек при наличии предпосылок, вы, скорее всего, самостоятельно придете к выбору правильного решения о необходимости создания системы менеджмента в вашей организации.

7 апреля 2010 г. В. Мелдов

1 Принципы менеджмента других стандартных систем менеджмента в своей основе – те же, но имеют некоторые специфичные детали, конкретизирующие подход в соответствующей области