Редактирование документа

Часто при работе с готовыми документами, их приходится редактировать, чтобы привести к нужному виду. Например, некоторые файлы, полученные из Интернета, могут иметь «не вполне привычную», странную структуру (возможно наличие незнакомых, лишних значков, неправильное форматирование абзацев и т. д.). Это происходит из-за несовпадения кодировки и форматов шрифтов документов. Сканированный текст также выглядит непрезентабельно, особенно если сканирование производилось с некачественного оригинала. Чтобы быстро и результативно отредактировать документ, можно использовать некоторые полезные возможности Microsoft Word.

Задание 1

1. Откройте файл «Текст для редактирования».

2. Включите режим просмотра непечатаемых знаков. Просмотрите этот документ. Он содержит некоторые непонятные символы, абзацы имеют неправильное выравнивание, некоторые слова разорваны.

Конечно, исправлять такой документ можно и вручную (по очереди проверяя каждое слово, символ), но если документ достаточно большой, то это займет много времени.

Отформатируем текст документа:

1. Выделите жирным шрифтом заголовки текста (они выделены красным цветом).

2. Далее необходимо оформить абзацы.

• Выделите весь текст, установите следующие параметры:

  выравнивание – по ширине;	интервал перед – авто;
  отступ справа – 0 см;	интервал после – авто;
  отступ слева – 0 см;	междустрочный интервал – одинарный.
  отступ первой строки – 1,25 см;

• Заголовок всего текста выровняйте по центру, фамилию автора выровняйте по правому краю, а для заголовков глав задайте отступ слева – 3,75 см.

Теперь необходимо убрать лишние значки. Конечно, их можно удалять обычным образом, просматривая весь документ, но поскольку документ большой, такой способ нерационален. Гораздо удобнее воспользоваться возможностями автоматического поиска и замены.

Поиск и замена

Для поиска в тексте различных слов и символов необходимо:

• Нажать кнопку Найти в группе Редактирование вкладки Главная. Появится диалоговое окно «Найти и заменить»;

• в текстовое поле Найти: ввести искомый текст (слово, словосочетание, символ ...);

• нажать кнопку Найти далее. На экране будет выделено первое найденное слово; щелкая по кнопке Найти далее можно пролистать весь документ, после чего на экране появится сообщение: Просмотр документа закончен.

Иногда необходимо задать параметры поиска. Для этого нужно в окне «Найти и заменить»  щелкнуть по кнопке . При этом в окне появится раздел «Параметры поиска», позволяющий задавать следующие установки:

• направление указывает направление поиска по документу: вперед (от места, где стоит курсор до конца документа), назад (от места, где стоит курсор до начала документа), везде (в обоих направлениях);

• при включенном флажке Учитывать регистр поиск будет производиться с условием совпадения регистра введенных для образца символов (например, строчные или прописные буквы);

• по умолчанию программа ищет совпадение введенного слова с любой частью текста. Так, при поиск слова «человек» компьютер нашел бы не только слово человек, но и все слова, содержащие его: человеком, человеке и т. д. При необходимости можно задать параметр Только слово целиком, в этом случае будет обнаружено только первое вхождение слова, другие словоформы найдены не будут.

Задание 2

Используя функцию Поиска определите, сколько раз в тексте документа «Текст для редактирования» встречается слово Информатика (в строку Найти нужно ввести Информатик). Замените слово «Информатика» на название другого предмета.

Замена – это средство Microsoft Word, аналогичное средству Поиск. С его помощью можно не только найти нужные данные, но и автоматически заменить их другими. Для осуществления замены необходимо:

• нажмите кнопку Заменить в группе Редактирование вкладки Главная;

• в поле Найти: введите элемент, который нужно найти, а в поле Заменить на: введите элемент, на который будете заменять;

• щелкните по кнопке . При этом в тексте выделится найденный элемент;

• если вы действительно хотите произвести его замену, щелкните по кнопке . Если вы хотите заменить все подобные фрагменты, не проверяя их, щелкните по кнопке .

Примечание: при организации поиска и замены можно использовать знаки * (заменяет любое количество символов) и ? (заменяет один любой символ). Также можно использовать логические операции OR, AND, NOT для задания сложных условий поиска.

Задание 3

Удалим лишние значки из нашего документа: лишние знаки абзаца, мягкое перенос, лишние пробелы, пользуясь средствами поиска и замены (ведь удалить символ все равно, что заменить его пустым пространством). Замените длинное тире на обычное или дефис.

1. Для удаления лишних знаков абзаца нужно выполнить следующее:

• Нажмите кнопку Заменить в группе Редактирование вкладки Главная.

• Поставить курсор в поле Найти:

• Нажать кнопку Специальный и в выпадающем списке выбрать 2 раза знак абзаца. Если кнопка Специальный не видна, то нажмите сначала кнопку Больше.

• В поле Заменить на: выбрать знак абзаца 1 раз.

• Несколько раз нажмите кнопку Заменить все.