1.2. Информационные технологии документооборота

Автоматизация офиса в начале своего развития имела целью автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда. Основные компоненты автоматизации офиса представлены на рис. 1.2.

Рис. 1.2. Основные компоненты автоматизации офиса

При использовании компьютерных офисных технологий сформировалась тенденция создания автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ работника офиса помимо управленческих прикладных программ содержит универсальные прикладные программы, такие как текстовые и табличные процессоры, средства электронной почты и другие. Работа в текстовом процессоре занимает значительную часть рабочего времени офисного работника. Инструментарий этих программ очень разнообразен – от типовых процедур создания простых документов до сложных режимов, применяемых в профессиональной подготовке текста. Для облегчения работы по созданию и форматированию текстов, стандартизации оформления текста, графики, типизации операций обработки документов и другого используются шаблоны документов.

Шаблоном называется неизменяемая часть документа. Примерами шаблонов являются рамки, используемые в оформлении открыток, угловые штампы учреждений на фирменных бланках и т.п. Использование шаблонов позволяет экономить время на наборе часто повторяющейся информации, автоматизировать процесс изготовления документов, упрощает передачу документов по факсу через модем с компьютера. Шаблон позволяет задать оформление будущего документа, определить параметры документа: шрифт, размер шрифта, начертание. Примером документа, созданного с использованием шаблона, может служить акт выполненных работ фирмы Velcom (рис. 1.3).

Сумма   Ставка   Сумма   5 % налог   Всего с учетом НДС       НДС     на услуги    налогов

Акт выполненных работ № СчР-18000005 на 01.10.2004 за расчетный период 01.09.2004-30.09.2004 Плательщик: Иванов Иван Иванович, Рег. № 1 579 000,

Предыдущий баланс 7818.00 Начисления Месячная плата 01/09/2004-30/09/2004 7500.00 Без НДС 0.00 375.00 7875.00 Исходящие на Velcom 00:43:24 3738.00 Без НДС 0.00 186.90 3924.90 Исходящие по РБ 00:00:24 148.00 Без НДС 0.00 7.40 155.40 ________________________________________________________________________________ Итого начислений 11386.00 Без НДС 0.00 569.30 11955.30 Оплачено за период Платеж 10/09/2004 760\ОТО0001\(БЕЛАРУСБАНК) 28400002 10000.00 ________________________________________________________________________________ Итого платежей 10000.00 Округление 0.00 0.00 – 0.30 – 0.30 Новый баланс 5863.00 Предоплата на следующий месяц 13099.00 0.00 0.00 13099.00 ________________________________________________________________________________ Итого к оплате с учетом округления 6895.00 Без НДС 0.00 345.00 7240.00

Директор финансового управления Заказчик

Войтов А.В.

Рис. 1.3. Пример документа, созданного с использованием шаблона

Задания к лабораторной работе

Разработать шаблон бланка документа выбранного предприятия (список вариантов – прил. 1) в текстовом процессоре Word и оформить документ с помощью изготовленного бланка.

Методические рекомендации по выполнению заданий

Шаблон создается как любой документ. Отличие от обычного документа заключается в параметрах сохранения. Для сохранения шаблона необходимо использовать команду Сохранить как  в появившемся диалоговом окне задать имя документа и выбрать тип документа – шаблон.

При оформлении шаблона удобно использовать режим таблицы для разбиения документа на несколько групп. Обрамление таблицы следует выключить. Если на шаблоне 2 группы (например, угловой штамп и шапка будущего документа), то необходимо создать таблицу из одной строки и трех столбцов. Средний столбец будет служить разделителем между первым и третьим. Если в шаблоне три группы, то необходимо создать таблицу из одной строки и пяти столбцов, где второй и четвертый столбцы будут являться разделителями между группами.

Для вставки специальных символов (например, , , ,  и др.) используется команда Вставка/Символ  в диалоговом окне выбрать шрифт Wingdings (или другой) и необходимый символ  щелкнуть по кнопке <Вставить>.

Для использования шаблона в последующих документах следует воспользоваться командой Файл/Создать, затем выбрать имя ранее созданного шаблона. После этого заполнить необходимые поля требуемой информацией, например, напечатать на созданном бланке приказ, распоряжение или другой документ.

Можно использовать в качестве шаблона и сам документ. Для этого необходимо отредактировать его изменяемую часть и сохранить документ под новым именем, используя команду Файл/Сохранить как.

Рекомендации по защите лабораторной работы

При защите лабораторной работы необходимо продемонстрировать разработанный шаблон и документ, созданный на его основе; уметь ответить на следующие вопросы:

1. Назовите основные компоненты автоматизации офиса.

2. Какие компьютерные офисные технологии Вы знаете?

3. Что такое шаблон? Для чего он предназначен?

4. Как создаются шаблоны?

5. Как создать документ с использованием шаблона?