Зв’зування таблиць.
Зв’язок між таблицями однієї б/д визначає тип відношення між їхніми полями, зв’язують таблиці по ключовим полям. Ключові поля обох таблиць повинні мати однакові типи даних та однакові значення властивостей, але можуть по-різному називатися. Продивитись зв’язки між таблицями можливо командою: Сервис → Схема данных.
Щоб добавити таблицю у вікно схеми даних вибрати команду: Связи → Добавить таблицу.
Запити в Access - для пошуку та видачі на екран даних з однієї чи декількох таблиць, які відповідають заданій умові.
Одним з найпоширеніших є запит на вибірку.
Щоб створити та виконати запит, потрібно виконати наступне:
Вибрати пункт Запросы на панелі об’єктів вікна бази даних. Натиснути Создать, у діалоговому вікні вибрати Конструктор, натиснути ОК.
У вікні “Добавление таблицы” в списку вибрати потрібну таблицю, натиснути кнопки Добавить та Закрыть.. У вікні конструктора з’явиться вікно з заголовком таблиці та списком її полів.
У рядку Поле запиту у кожній ячейці вибрати імена полів таблиці (таблиць) у списку, що розкривається натисканням кнопки ▼в кінці кожної ячейки. Вибирати тільки ті поля, що потрібні для даного запиту.
В рядку Сортировка вибрати сортування потрібних полів запиту (за зростанням або спаданням).
В рядку Вывод на екран у полі запиту повинна стояти галочка (), якщо це поле потрібно вивести на екран.
В рядку Условие отбора вибрати умову.
Закрити вікно конструктора запитів, у вікні, що з’явиться, присвоїти запиту ім’я.
Результат запиту відображується на екрані. А сам запит з’являється на вкладці Запросы. У таблиці з результатами виконання запиту дані обробляються як в звичайній таблиці. Можливо використовувати команді меню Формат.
Cтворення форм:
автоформа – автоматичне створення форми з використанням одного з стандартних шаблонів;
мастер форм – створення форми з допомогою майстера, в залежності від призначення форми на вибір пропонуються стандартні шаблони та стилі оформлення;
конструктор – створення форми на основі пустого бланка за допомогою інструментальних засобів конструктора;
мастер диаграм- сворення форми з діаграмою на основі вибраних полів таблиці;
мастер сводных таблиц – створення зведеної таблиці Excel на основі таблиць чи запитів в Access.
Щоб створити форму в області Формы вікна бази даних натиснути кнопку Создать, на екрані з’явиться вікно, де вибрати спосіб створення форми, але спершу у нижній частині вікна вибрати таблицю, на основі якої буде створюватися форма.
При закритті форми потрібно дати ім’я формі.
Створення звіту за допомогою майстра
В Access звіт являє собою форму спеціального типу, яка призначена для виведення на друкування. Звіт створюється тоді, коли необхідно представити на папері зведену інформацію, яка зберігається в базі даних.
На вкладці Отчеты натиснути кнопку Создать. У вікні вибрати Мастер отчетов.
У полі Таблицы и запросы вибрати таблицю або запит, для яких буде створено звіт.
У полі Доступные поля вибрати ті поля, які потрібні для звіту, натисканням кнопок > або >>. Натиснути Далее.
Перевага звітів перед формами заключається у можливості групування даних. Якщо потрібні рівні (уровни) групування то вибрати поле, яке буде І рівнем, натиснути >. Дані можливо групувати не більше ніж по трьом рівням. Натиснути Далее.
Access автоматично сортує дані по тим же полям, по яким виконується групування. Якщо в попередньому вікні були встановлені рівні групування, то у поточному вікні з'явиться кнопка Итоги, де можливо вказати поля для підведення підсумків. Для встановлення підсумків вибрати їх тип у відповідних полях (Sum, Avg, Min, Max). Потім вибрати одне з двох: данные и итоги або только итоги. Якщо потрібно, встановити підрахунок процентів, натиснути ОК.
Якщо потрібно відсортувати і інші поля, їх необхідно вказати в спеціально відведених полях та вказати напрямок сортування натисканням кнопки в кінці поля АЯ↓ або ЯА↑. Натиснути Далее.
У наступному вікні вказати, як будуть представлені дані в звіті: Ступечатый – ступенчате розташування даних різних рівней; Блок – блочне розташування даних; структура1 та структура2 – ступенчате розташування рівней з перекриттям; по левому краю 1, 2 – вирівнювання даних по всім рівнях по лівому краю сторінки.
Якщо рівні звіту не задано, то макет запиту має наступні пункти:
в столбец;
табличный;
выровненный.
Вибрати орієнтацію сторінки (альбомная, книжная). Встановити опцію «Настроить ширину полей для размещения на одной странице», натиснути Далее.
Вибрати стиль звіту (деловой, обычный, полужирный, сжатый, спокойный, строгий), натиснути Далее.
В наступному вікні дати ім’я звіту, яке буде виведено у вигляді заголовку, натиснути Готово.
В готовому звіті внизу автоматично встановлюється дата створення цього звіту.
Зберегти звіт командою Файл → Сохранить.