2.Історія управління і діловодства в 1945 – 1990 роках

Після Великої Вітчизняної війни була розроблена Інструкція з діловодства в сільських Радах депутатів трудящих РРФСР, а потім створена на її основі Примірна інструкція з діловодства у виконавчих комітетах районних і міських Рад депутатів трудящих. Типові інструкції були розроблені для районних фінансових органів, народних судів та інших установ.

У 1945 - 1990 року велике увага була приділена проблемі класифікації документів. Ця проблема вирішувалася в декількох взаємопов'язаних напрямах: шляхом створення класифікаторів службових документів; розробки переліків матеріалів і номенклатур справ.

Перший напрямок складалося в продовженні роботи, розпочатої ще в 1920-і роки, коли стали створюватися перші радянські класифікатори документів (класифікатор службових документів Народного комісаріату шляхів сполучення, класифікатор Народного комісаріату внутрішніх справ РРФСР)

Створення класифікаторів у розглянутий період відрізнялося тим, що робилася спроба скласти класифікатор так, щоб на його основі можна було полегшити створення номенклатурних справ.

Так, в 1939 році була введена в дію «Систематична таблиця наукової та ділової документації (діловодства) установ Академії наук СРСР (класифікатор питань)». На основі цього класифікатора кожна установа Академії наук становило номенклатури справ. Справи отримували індекси на основі класифікатора. Окремим документам при реєстрації присвоювалися індекси також згідно з класифікатором. Єдність індексації значно полегшувало довідкову роботу по документах і формування справ.

У 1948 році був складений «Зразковий перелік справ сільської Ради депутатів трудящих РРФСР», а в 1950 році - «Зразковий перелік справ виконкомів районних і міських Рад депутатів трудящих».

З 1936 року в центральних установах почали створюватися переліки документальних матеріалів із зазначенням термінів їх зберігання. Створення таких переліків мало важливе значення для впорядкування зберігання документальних матеріалів в діловодстві та архіві. Це дало можливість запобігти від загибелі цінні документи і звільнитися від тривалості зберігання малоцінних документів.

У 1943 році Головне архівне управління (ГАУ) створило «Перелік типових документальних матеріалів, що утворюються в діяльності установ, організацій і підприємств СРСР». У цьому переліку була відображена типова документація, що утворюється в діяльності всіх відомств. Кожній категорії документальних матеріалів були встановлені терміни їх зберігання.

Видання цього Переліку дало можливість всім відомствам, які не мають ще свої переліки, при розробці врахувати як формулювання окремих статей, так і уніфіковані терміни. У 1957 році Головне архівне управління випустило нове видання Переліку типових документальних матеріалів.

Всі роботи по вдосконаленню діловодства, проведені в розглянутий період, були пов'язані з удосконаленням адміністративної діяльності радянських установ.

Так, у постанові ЦК КПРС від 25 січня 1954 «Про серйозні недоліки в роботі партійного і державного апарату», вказувалося, що в роботі радянського апарату склалася шкідлива бюрократична практика, яка виражається в тому, що основна увага і сили партійних, радянських і господарських кадрів зосереджуються не на виконанні рішень партії та уряду, а на складанні численних директив, резолюцій, довідок, листів, звітів.

Вже в 1954 році загальнодержавна і відомча статистична звітність була скорочена майже в три рази, періодична бухгалтерська звітність підприємств - більш ніж у два рази. Майже в п'ять разів скорочена звітність колгоспів. Тим самим були створені більш сприятливі умови для керівників і фахівців на виробництві по безпосередній організаторській роботі, а не розтрачувати час на складання численних звітів і довідок.

До кінця 1950-х років радянський народ під керівництвом Комуністичної партії домігся величезних успіхів у соціалістичному будівництві.

В умовах розвиненого соціалістичного суспільства, раціоналізація діловодства отримує новий якісний розвиток. Вона йде по двох основних напрямках:

1. розробки загальнодержавних нормативів по організації діловодства;

2. механізація діловодних робіт як одного з важливих умов удосконалення управління.

Ці напрямки були закріплені в спеціальній постанові Уряду СРСР про механізації праці інженерно-технічних працівників і працівників адміністративно-управлінського апарату, прийнятому в грудні 1959 року. У постанові була намічена велика програма випуску засобів механізації діловодства, що створювало базу для ефективної раціоналізації діловодства.

З метою уніфікації постановки діловодства тоді ж було покладено початок створенню в СРСР Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД), розробка якої була доручена Академії наук в СРСР, Держкомітету з питань праці та заробітної плати і ЦСУ СРСР.

У червні 1960 року в Москві відбулося Всесоюзна нарада з питань механізації праці інженерно-технічних працівників і працівників адміністративно-управлінського апарату. Прийняті рішення за своїм змістом багато в чому збіглися з рекомендаціями наради 1941 року: актуальність створення спеціалізованого інституту для розробки ЕГСД і необхідність дослідження в області НОТ.

Певною віхою в області оптимізації роботи з документами було затвердження постановою Ради Міністрів РРФСР в 1958 році «Примірної інструкції про діловодство для установ та організацій РРФСР», в якій основний акцент був зроблений на уніфікації діловодних робіт.

У 1963 році ГАУ видав «Основні правила постановки документальної частини діловодства і роботи архівів установ, організацій, підприємств СРСР», які протягом багатьох років були основним керівним документом і сприяли впорядкуванню їх діяльності.

Важливим етапом стало видання 25 липня 1963 постанови Ради Міністрів СРСР «Про заходи по поліпшенню архівної справи в СРСР», яке доручав ГАУ та ряду державних комітетів та інститутів розробку ЕГСД.

Реалізація цієї ідеї почалася з підготовки у 1965 році «Матеріалів до Єдиної державної системі діловодства». У 1966 році був заснований у системі ГАУ Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНИИДАД), якому доручалося завершити розробку ЕГСД. У 1967 році ВНИИДАД розробив методичну програму досліджень, а в 1970 році - проект Основних положень ЕГСД, у підготовці якого взяли участь НДІ праці, ВНДІ оргтехніки, Інститут держави і права Академії наук СРСР, ВНДІ стандартизації. Після обговорення та доопрацювання в вересні 1973 року «Основні положення ЕГСД» були схвалені Держкомітетом Ради Міністрів СРСР по науці і техніці і рекомендовані міністерствам, відомствам і організаціям для застосування.

Автори ЕГСД узагальнили передовий досвід свого часу і вона стала носити комплексний характер, тобто включала не тільки питання діловодства, але і рекомендації з НОТ службовців, структурі діловодних служб і їх технічному оснащенню. Реалізація її положень підвищила загальну культуру управління, сприяла поліпшенню якості прийнятих рішень, оптимізації структури, штатної чисельності управлінського апарату. Але нові інформаційні технології роботи з документами із застосуванням обчислювальної техніки в ЕГСД представлені не були. Цей недолік був заповнений пізніше при переробці ЕГСД і виданні її нової редакції - Державної системи документаційного забезпечення управління (ГСДОУ), схваленої колегією ГАУ у 1988 році.

   Головною подією в історії діловодства 70 - 80-х років було видання державних стандартів (ГОСТ) на управлінські документи (ГОСТ 6.38-72, ГОСТ 6.39-72 та інші), розробка загальносоюзних класифікаторів техніко-економічної інформації (ОК ТЕІ) - ОКУД, ОКПО , ЗКГНГ ​​уніфікованих систем документації (УСД) і серії державних стандартів на уніфіковані системи. Впровадження цих документів у практику управління поліпшило і спростило роботу з ними, а головне дало основу для автоматизації управлінської діяльності.