ВСТУП

Діловодство в роботі підприємств, установ та організацій займає одне із провідних місць в системі управління. Це пов′язане з тим, що без документування управлінських дій, без контактів з іншими партнерами (підприємствами, організаціями, установами, фірмами) не існувало б жодного підприємства.

Діловодство – це управлінська діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в установі, що виникли під час та у процесі проведення виробничих дій.

В кінці XIX - початку ХХ століть все більша увага звертається на систему реєстрації та необхідність її спрощення за рахунок її централізації. Ця ідея в корені суперечила ідеї, закладеної в «Загальних заснування міністерств», відповідно до якого створювалося безліч пунктів реєстрації документів в установі.

Велика робота по спрощенню діловодства велася в окремих відомствах, зокрема військовому, де в 1911 році «Положенням про пісьмоводства і діловодства у військовому відомстві» введена система спрощеного діловодства. Положення спрощувало техніку листування, скорочувало кількість службових документів. Для письмових взаємин чиновників військового відомства встановлювалося три види документів - рапорт, припис, відношення. Регламентувалися випадки обміну телеграфними повідомленнями, встановлені чіткі значення написів, що обмежували доступ до документів: «секретно», «не підлягає оприлюдненню», «терміново» та ін У положенні встановлювався порядок застосування друкарських машинок для виготовлення документів, гектографів для копіювання і інших технічних пристосувань, що прискорюють діловодну обробку документів.

Однак робота по вдосконаленню діловодства у військовому відомстві, через початок Першої світової війни не була запозичена іншими міністерствами і відомствами царської Росії, а соціально-політичний переворот що стався в 1917 році - спочатку Лютнева буржуазно-демократична, потім Жовтнева соціалістична революції призвели до повного зламу державного апарату та створення нового, який, хоча і засвоїв багато старих традицій, але зароджувався на принципово нових засадах.

1.Організація діловодства 1917-1941 років

Революція 1917 року принесла з собою руйнування у всіх сферах життя суспільства, в тому числі і в організації діловодства. Ленін учив: «Весь апарат, пов'язаний з пригніченням (армія, поліція, чиновництво), повинен підлягати знищенню, зламу». Тому службовці державних установ, які раніше займали посади в канцеляріях, були звільнені, займатися діловодством виявилося нікому. 28 жовтня 1917 військово-революційний комітет звернувся з приписом виявити осіб, які бажають працювати в революційних організаціях в якості бухгалтерів, друкарок, писарів. Цей заклик знайшов негайний відгук. У радянський апарат прийшли люди, часом зовсім не обізнані в діловодстві, але зате до кінця віддані справі пролетарської революції.

З метою спрощення діловодства в нових радянських установах в 1919 році робоча комісія Міжвідомчої наради, в яку входили представники п'яти наркоматів, підготувала «Положения о письмоводстве и делопроизводстве».У його основу лягло «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 року. Для збільшення оперативності в роботі та економії паперу Положення рекомендувало замінити письмові документи телефонними переговорами та телефонограмами, вилучити супровідні листи, не робити зайвих доповідей, не виготовляти зайвих копій документів. В цілях економії паперу пропонувалося складати документи без конвертів.

У 20-ті роки ХХ століття у зв'язку з корінною видозміною постановки діловодства в умовах панування нової влади виникла гостра необхідність розробки нових норм і правил ведення діловодства. Так, у 1920 році при Наркоматі РСІ діяла міжвідомча комісія з питань раціоналізації діловодства. У 1922 році в складі Наркомату РСІ був створений відділ нормалізації та поліпшення постановки діловодства. Крім того, питаннями постановки діловодства займалися окремі відомства. Так, на залізничному транспорті над поліпшенням діловодства працювала особлива комісія.

У 20 - 30-ті роки широко розгорнувся рух за наукову організацію управлінської праці. У 1923 році при колегії Наркомату робітничо-селянської інспекції СРСР була сформована Рада з наукової організації праці (Совнот). В результаті проведених робіт Ради були введені вдосконалені технічні прийоми діловодства. Раціоналізація в діловодстві дозволила скоротити кількість діловодних працівників НК РСІ з 210 до 30 осіб.

У центральних і місцевих установах створювалися спеціальні раціоналізаторські підрозділи, які згодом стали називатися організаційними бюро (оргбюро). Раціоналізацією діловодства безпосередньо став займатися відділ адміністративної техніки (АТО) НК РСІ СРСР. Відділ адміністративної техніки став керівним методичним центром по керівництву раціоналізацією діловодства.

Для проведення практичних робіт в установах по раціоналізації діловодства в 1925 році було створено акціонерне товариство Державне бюро організаційного будівництва (Оргстрой). «Оргстроем» розроблялися і впроваджувалися рекомендації з раціональної постановки діловодства, організаційній структурі установ на основі ретельного обстеження заводів, фабрик, трестів, синдикатів та інших організацій. Оскільки діяльність «Оргстроя» грунтувалася на засадах госпрозрахунку, їм виготовлялося канцелярське обладнання для установ.

У 1926 році в системі НК РСІ СРСР був утворений Інститут техніки управління (ВТУ), який, як і «Оргстрой», працював над удосконаленням державного управління і ведення діловодства в організаціях. Інститутом були розроблені і застосовувалися науково обгрунтовані методи постановки діловодства установ, які не втратили свого практичного застосування і в даний час: безпосереднє спостереження, опитування (інтерв'ювання), анкетування, фотографії, хронометраж та інше.

У 1931 році була опублікована державна інструкція з діловодства «Загальні правила документації і документообігу», яка передбачала введення єдиної організації діловодства для всіх установ. Відповідальність за постановку діловодства покладалася на секретаріати, в штат яких входив весь конторсько-канцелярський персонал. Секретар установи очолював роботу з документами. У службу ДОП крім секретаря входили: помічник секретаря, приймальник кореспонденції що надходить, реєстратор, розмітник, сортувальник, експедитор, архіваріус, коректор, стенографістка, друкарка, кур'єр.

Незважаючи на труднощі організації роботи нової служби ДОП, деякі посади збереглися й донині і є невід'ємною складовою частиною організації роботи з документами.

«Загальні правила» були першою серйозною спробою розробки єдиних загальнодержавних норм ведення діловодства. Проте вони не були позбавлені недоліків, головним чином з яких була рекомендація без реєстраційний системи діловодства.

У раціоналізаторської роботи інституту техніки управління велике місце займали питання стандартизації, яка велася по чотирьох напрямках:

- форми документації;

- матеріали, які застосовувалися у діловодстві (папір, стрічки для друкарських машин, чорнило і т.д.);

- засоби конторської праці (ручки, пір'я, механічні пристосування);

- конторське обладнання (столи, стільці, шафи, стелажі).

Так, зокрема, було встановлено два роди формату паперу:

- споживчий формат (для виробів з паперу: книг, бланків, паперу в листах, карт, креслень);

- виробничий (для листової і рулонної: папери, що випускається паперовою промисловістю). Для письма було встановлено два формати замість 28, для карток - 4 замість 161. В цілому це дозволило скоротити асортимент форматів на 90%.

Інститутом техніки управління вперше були розроблені норми праці канцелярських службовців. З цією метою фізико-технічна лабораторія ІТУ проводила фотографії робочого дня, хронометраж, фіксацію спостережень. Були встановлені також норми умов праці, обладнання робочого місця, освітленість та інші фактори.

У квітні 1932 року ВТУ було ліквідовано.

Нова Конституція 1936 року законодавчо закріпила зміни в політичній організації радянського суспільства. Ради робітничих, селянських і червоноармійських депутатів були перетворені в Свєти депутатів трудящих. В Конституції СРСР 1936 року були чітко розмежовані функції між органами державної влади та органами державного самоврядування.

У 1941 році проводиться перше міжгалузева нарада з оргтехніки. У проекті програми, висунутої учасниками наради, знайшли відображення питання документаційного забезпечення управління:

- створення організаційно-методичного центру для керівництва постановкою діловодства;

- розробка нормативної бази діяльності служб діловодства;

- механізація праці «канцелярських» працівників;

- проведення уніфікації управлінської документації;

- встановлення єдиної системи підготовки та перепідготовки працівників діловодства;

- створення всесоюзного науково-дослідного інституту для розробки комплексу проблем документаційного забезпечення.

Фактично передбачалося відновити зруйновану систему, доповнивши її деякими новими елементами. Зробити цього, однак, не вдалося через що почалася незабаром другої світової війни.