Лекция № 4_2 по Microsoft Access
Запросы и их использование. Что такое запрос?
Обработка данных таблиц с помощью запросов.
Если структура базы данных хорошо продумана, то исполнители, работающие с базой, должны навсегда забыть о том, что в базе есть таблицы, а еще лучше, если они об этом вообще ничего не знают. Таблицы – слишком ценные объекты базы, чтобы с ними имел дело кто-либо, кроме разработчика базы.
Основная функция БД – поиск данных. В отличие от файлов они применяются для хранения больших объемов сложно связанных данных. Найти требуемые данные в подобных системах непросто. Поэтому в БД имеются специальные средства для поиска. Основное средство – это запросы. В Microsoft Access различают бланк запроса и собственно запрос. В бланке запроса задаются условия поиска данных. Запрос – это результат поиска, аналогичный таблице. В Microsoft Access имеется несколько способов создания запросов.
Если исполнителю надо получить данные из базы, он должен использовать специальные объекты — запросы. Слово запрос (query), которое происходит от латинского quoerere, первоначально означало спрашивать или узнавать. Затем оно стало синонимом слов опрос, опознавание, справка и вопрос. Поэтому запрос можно представить как вопрос (или справку), имеющий отношение к информации, которая содержится в таблицах базы данных.
Запрос в Microsoft Access – это требование предоставить информацию, накопленную в таблицах Access. Информацию можно получить с помощью инструментов запроса. Запрос может относиться к одной или к нескольким связанным таблицам. При этом Microsoft Access выдает только ту информацию, которую вы запрашивали.
Запрос можно адресовать одной таблице, однако многие запросы к базам данных извлекают информацию из нескольких таблиц.
В общем случае результирующая таблица может не соответствовать ни одной из базовых таблиц базы данных. Ее поля могут представлять набор из полей разных таблиц, а ее записи могут содержать отфильтрованные и отсортированные записи таблиц, на основе которых формировался запрос. Лишь в тех случаях, когда исполнитель не находит нужных данных в результирующей таблице, возникает необходимость готовить новый запрос — это задача разработчика базы.
Все необходимые запросы разработчик базы должен подготовить заранее. Если запрос подготовлен, надо открыть панель Запросы в окне База данных, выбрать его и открыть двойным щелчком на значке — откроется результирующая таблица, в которой исполнитель найдет то, что его интересует.
Виды запросов.
Запросы в Access можно разбить на шесть основных категорий.
Запрос на выборку (Select) |
Самый распространенный тип запроса. Извлекает данные из одной или нескольких таблиц и результаты отображает в виде динамического набора данных в режиме таблицы, в котором допускается изменение записей |
Групповой запрос (Total) |
Представляет собой специальную версию запроса на выборку. Позволяет вычислять суммы, подсчитывать количество записей и выполнять расчеты итоговых значений. При выборе этого типа запроса Access добавляет в бланк запроса строку Групповая операция (Total) |
Запрос на изменение (Action) |
Позволяет создавать новые таблицы (команда Создание таблицы (Make Tables)) или изменять данные в существующих таблицах (команды Удаление (Delete), Обновление (Update) и Добавление (Append)). Запрос на изменение разрешает вносить изменения в несколько записей сразу при выполнении одной операции |
Перекрестный запрос (Crosstab) |
Отображает результаты статистических расчетов (такие, как суммы, количество записей и средние значения). Эти результаты группируются по двум наборам данных в формате перекрестной таблицы. Первый набор выводится в столбце слева и образует заголовки строк, а второй — выводится в верхней строке и образует заголовки столбцов |
SQL |
Существуют три типа запросов SQL (Structured Query Language — язык структурированных запросов): запрос на объединение, запрос к серверу и управляющий запрос, которые используются для манипуляций с базами данных SQL (например, при работе с базами данных SQL архитектуры клиент/сервер). Создаются эти запросы с помощью специальных инструкций SQL |
Запрос с ограничением, или Тор(п) |
Этот ограничитель запроса можно использовать только в, конъюнкции с другими пятью типами запросов. Он позволяет задавать число первых записей или часть общего количества записей в процентах, которую вы хотели бы получить в любом виде запроса |
Создание и применение запросов разных видов. Возможности запроса.
Запросы достаточно гибки и позволяют просматривать данные так, как удобно пользователю. Большинство систем баз данных постоянно совершенствуется, создавая все более мощные инструменты. Однако информация в базе данных остается информацией, и вы можете со временем представлять ее все более изысканными способами. Инструменты запроса являются мощным средством для работы с базой данных. Вот что можно делать с их помощью.
Выбор таблиц |
Вы можете получать информацию из одной или нескольких таблиц, связанных общими данными. Даже при использовании нескольких таблиц Access возвращает собранную информацию в виде одного объединенного набора данных, представленного в табличной форме |
Выбор полей |
Вы можете задавать поля из каждой таблицы, которые хотите видеть в динамическом наборе данных. |
Выбор записей |
Вы можете выбирать записи для отображения в динамическом наборе данных по заданным критериям. |
Сортировка записей |
Часто необходимо просмотреть динамический набор данных, упорядоченный определенным образом, например записи о клиентах, отсортированные по фамилиям и именам. |
Выполнение вычислений |
Запросы можно использовать для выполнения вычислений с данными. Вас может интересовать среднее значение, сумма или количество записей |
Создание таблиц |
Иногда необходима новая таблица, созданная на основе результатов выполнения запроса. Запрос может создать такую таблицу на основе динамического набора данных |
Создание форм и отчётов на основе запроса |
Если в динамическом наборе данных содержатся поля и данные, которые являются основой вашего отчета или формы, то всякий раз при распечатке отчета или открытии формы запрос будет извлекать из таблиц самую свежую информацию |
Создание диаграмм на основе запроса |
На основе данных запроса можно строить диаграммы, а затем использовать их в форме или отчете |
Использование запроса в качестве источника данных для других запросов (подзапрос) |
Вы можете создавать дополнительные запросы на основе Динамического набора данных предыдущего запроса. Это очень удобно для выполнения непредвиденных запросов, когда приходится постоянно вносить небольшие изменения в условия запроса. Для внесения таких изменений может использоваться вторичный запрос, тогда как первичный запрос и его данные остаются неизменными |
Внесение изменений в таблицы |
Запросы в Access позволяют получать информацию из разных источников. Вы можете запросить информацию из баз данных dBASE, Paradox, Btrieve и Microsoft SQL Server |