М ИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ УКРАИНЫ

Севастопольский национальный технический

университет

Методические указания

к выполнению лабораторной работы

    «Создание таблиц с использованием текстового                  процессора Microsoft Excel»

по учебной дисциплине

«Информатика и компьютерная техника»

для студентов дневной формы обучения по                  направлению подготовки «Менеджмент»

Севастополь

2008

Лабораторная работа №6 "Создание таблиц с использованием текстового процессора Microsoft Excel "

Цель работы: ознакомление с интерфейсом Microsoft Excel, получение практических навыков ввода информации, формул и функций в ячейки электронной таблицы.

1 Основные теоретические положения

1.1 Интерфейс Microsoft Excel

1.1.1. Книги и листы

Электронные таблицы, к классу которых относится программа Microsoft Excel, предназначены для выполнения любых периодических вычислений.

Запустите это приложение.

Его интерфейс чем-то похож на интерфейс Microsoft Word, однако вместо чистого листа (рабочего поля) мы видим таблицу, с которой пользователь и должен работать. Файл Microsoft Excel организован как книга, состоящая из таких таблиц (листов). Книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи.

Листы служат для организации и анализа данных. Одновременно на нескольких листах данные можно вводить, править, производить с ними вычисления. В книгу можно вставить листы диаграмм для графического представления данных и модули для создания и хранения макросов, используемых при выполнении специальных задач.

Имена листов находятся на ярлычках, расположенных в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой необходимо указать соответствующий ярлычок. Название текущего листа всегда выделено жирным шрифтом. Листы можно переименовывать, вставлять, удалять, перемещать или копировать в пределах одной книги или из одной книги в другую.

1.1.2 Ввод данных в ячейки

В ячейках электронной таблицы могут быть данные различного типа (текст, число, дата и т.д.), а также формулы или функции для работы с ними. Для того чтобы ввести что-либо в выбранную ячейку, нужно встать на нее курсором и просто осуществить ввод с клавиатуры. После окончания ввода данных нужно выйти из режима редактирования, нажав клавишу Enter. Если нужно изменить данные в ячейке, можно пойти двумя путями: разместить новые данные поверх старых данных или двойным щелчком мыши перейти в режим редактирования содержимого ячейки.

1.1.3 Ввод формул в ячейки

Для работы с данными, содержащимися в ячейках, используются формулы и функции. Ввод любой формулы начинается со знака «=». Ячейки в электронной таблице обозначаются буквой (столбец) и цифрой (номер строки). Допустим, например, что у нас имеются два числа в ячейках А1 и В1, и нужно ввести формулу, складывающую их, в ячейку С1. Для этого нужно встать курсором на ячейку С1 и ввести знак «=». После этого, в принципе, можно было бы перейти в латинский шрифт и набить выражение: «А1+В1». После нажатия на Enter в ячейке с формулой появилось бы значение суммы. Однако, в Excel существует более простой механизм ввода формул. После того, как набран знак «=», для ввода в формулу имени какой-либо ячейки нужно щелкнуть мышью по соответствующей ячейке. Формулы рекомендуется набирать только таким способом.

1.2 Использование функций Microsoft Excel.

Для выполнения вычислений на листах книги и на листах макросов можно использовать стандартные функции Microsoft Excel. Величины, которые используются для вычисления значений функций, называются аргументами. Величины, которые являются результатом вычисления функций, называются возвращаемыми значениями. Последовательность, в которой должны располагаться аргументы функции, называется синтаксисом функции. Чтобы использовать функцию, ее нужно ввести как часть формулы в ячейку листа. Формула должна начинаться со знака равенства (=), за которым следует набор величин, операторов и функций. Если функция стоит в самом начале формулы, ей должен предшествовать знак равенства, как и во всякой другой формуле.

Скобки используются для обозначения начала и конца списка аргументов. Скобки должны быть парными, пробелы перед скобками или после них не допускаются. Внутри скобок должны располагаться аргументы. Список аргументов может состоять из чисел, текста, логических величин, массивов, значений ошибок или ссылок. Задаваемые аргументы должны иметь допустимые для данного аргумента значения. Аргументы могут быть как константами, так и формулами. Эти формулы, в свою очередь, могут содержать другие функции. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными. В формулах Microsoft Excel можно использовать до семи уровней вложения функций.

Например, рассмотрим синтаксис и порядок суммирования содержимого диапазона ячеек с G2 по G18. Для достижения нужного результата необходимо в любой ячейке (обычно используется ячейка непосредственно под складываемым столбцом) ввести строчку «=сумм(G2:G18)». Порядок ввода следующий: вводим «=», затем вручную набиваем «сумм» и открываем скобку, щелкаем мышкой по ячейке G2, ставим двоеточие, щелкаем мышкой по ячейке G18, закрываем скобку, нажимаем «Enter». Именно функцию СУММ можно получить еще быстрее, но второй способ мы рассмотрим позже.