4. Обработка числовых данных в электронных таблицах.

Немного истории. Идея создания ЭТ возникла у студента Гарвардского университета Дэна Бриклина в 1979 г. Выполняя скучные вычисления экономического характера с помощью бухгалтерской книги, он и его друг Боб Франкстон, который разбирался в программировании, разработали первую программу электронной таблицы, назв. ими VisiCalc, которая вскоре стала одной из ниболее успешных программ. В скоропоявившихся электронных таблицах аналогах (например SuperCalc) основные идеи VisiCalc были многократно усовершенствованы, ну и пошло-поехало. В 1987 г. появился Excel, который в настоящее время, несмотря на выпуск компанией Lotus трехмерных таблиц с улучшенными возможностями, занимает ведущее место на рынке табличных процессоров.

Множество задач, которые предстоит решать предприятиям и фирмам, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы (ЭТ).

Электронная таблица – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов. Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ – табличный процессор, который позволяет не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. С помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить различные диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.

Главное достоинство ЭТ – возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любого операнда.

Функции табличных процессоров весьма разнообразны и включают:

• создание и редактирование ЭТ;

• оформление и печать ЭТ;

• создание многотабличных документов, объединенных формулами;

• построение диаграмм, их модификацию и решение экономических задач графическими методами;

• работу с электронными таблицами как с базами данных (сортировка таблиц, выборка данных по запросам);

• создание итоговых и сводных таблиц;

• использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;

• решение задач типа «что — если» путем подбора параметров;

• решение оптимизационных задач;

• статистическую обработку данных;

• создание слайд-шоу;

• разработку макрокоманд, настройку среды под потребности пользователя и т.д.

Табличные процессоры различаются в основном набором выполняемых функций и удобством интерфейса.

(В Excel многие функции разработаны более тщательно, чем в других электронных таблицах. Кроме того, возможность использования массивов в Excel обеспечивает большую гибкость при работе с таблицами.

Фирма Lotus основные усилия сконцентрировала на разработке инструментов групповой работы. К сильным сторонам Lotus можно отнести простоту создания и редактирования графиков, а также наиболее логичную структуру трехмерных таблиц. Предусматривается также совершенствование групповой работы с таблицами: предоставляется возможность группе пользователей редактировать копии ЭТ, а затем их объединять.

Пакет Quattro Pro получил также достаточно высокие оценки, но ни одна из особенностей пакета не вызвала к себе повышенного внимания. Наиболее привлекательными оказались возможности сортировки данных (которые хорошо реализованы и в Excel), а также удобство эксплуатации. В то же время отмечались сложности при освоении графических возможностей Quattro Pro, недостаточный объем справочной информации.

Ситуация, сложившаяся к настоящему времени на рынке ЭТ, характеризуется явным лидирующим положением фирмы Microsoft -80% всех "пользователей ЭТ предпочитают Excel. На втором месте по объему продаж — Lotus, а затем Quattro Pro.)

Электронные таблицы состоят из столбцов и строк. Для обозначения строк используется цифровая нумерация, столбцов — буквенно-цифровые индексы (номера). Количество строк и столбцов в разных ЭТ различно, например, в табличном процессоре Excel 256 столбцов.и более 16 тысяч строк.

Ячейка – область, определяемая пересечением столбца и строки ЭТ.

Адрес ячейки определяется названием (номером) столбца и номером строки.

Ссылка – способ (формат) указания адреса ячейки (бывают абсолютные и относительные - разобраться самостоятельно!!!)..

Блок ячеек – группа последовательный ячеек. Может состоять из одной ячейки, строки (или ее части), столбца (или его части), а также последовательности строк или столбцов. С блоками ячеек в основном выполняются операции копирования, удаления, перемещения, вставки и т.п.

Текущей называется ячейка ЭТ, в которой в данный момент находится курсор.

Данные, хранимые в ячейках:

• символьные (текстовые) данные;

• числовые данные;

• формулы (включает ряд арифметических, логических и прочих действий, производимых с данными из других ячеек); кроме числовых величин, в формулу могут входить в качестве документов адреса ячеек, функции и другие формулы.

• функции (программы с уникальным именем, для который пользовательзадает конкретные значения аргументов); т.е. функции представляют собой запрограммированные формулы, позволяющие проводить часто встречающиеся последовательности вычислений. В ЭТ представлены следующие виды функций: математические, статистические, текстовые, логические, финансовые, функции даты и времени;

• даты.

Форматы представления числовых данных:

1. основнойт формат используется по умолчанию, обеспечивая запись числовых данных в ячейках в том же виде, как они вводятся или вычисляются;

2. формат с фиксированным количеством десятичных знаков обеспечивает представление чисел в ячейках с заданной точностью (опр. количеством знаков после запятой);

3. процентный формат обеспечивает представление введенных данных в форме процентов со знаком %;

4. денежный формат обеспечивает такое представление чисел, где каждые три разряда разделены запятой;

5. научный формат, используемый для представления очень больших или очень маленьких чисел.

Несмотря на особенности командных систем в табличных процессорах, основные команды можно разбить на группы:

• команды для работы с файлами;

• команды редактирования;

• команды форматирования;

• команды для работы с окнами;

• команды для работы с ЭТ как с базой данных;

• печать;

• сервис;

• справка;

• использование графики.

В Microsoft Excel можно работать с четырьмя основными типами документов: электронной таблицей (в Exel ЭТ называется рабочим бланком или листом), рабочей книгой, диаграммой, макротаблицей.

Рабочая книга представляет собой документ, содержащий несколько листов, в которые могут входить таблицы, диаграммы или макросы. Все листы рабочей книги сохраняютс в одном файле. Термин РК не является стандартным. Например, табличный процессор Framework вместо него использует понятие Frame (рамка).

Рабочий бланк (лист) служит для организации и анализа данных. Одновременно на нескольких бланках данные можно вводить, править, производить с ними вычисления. В книгу можно вставить листы диаграмм для графического представления данных и модули для создания и хранения макросов, используемых при хранении специальных задач.

Диаграмма представляет собой графическое изображение связей между числами ЭТ. Она позволяет показать количественное соотношение между сопоставляемыми величинами.

В Excel имеется возможность выбора из 14 различных типов диаграмм, причем каждый тип диаграмм имеет несколько разновидностей (подтипов).

Диаграммы можно строить либо на рабочем бланке таблицы, либо на новом рабочем бланке. Создать диаграмму в Excel можно по шагам с помощью Мастера диаграмм.

Представление данных в виде диаграмм позволяет наглядно представить числовые данные и осуществлять их анализ по нескольким направлениям.

Макротаблица (макрос) — это последовательность команд, которую приходится постоянно выполнять пользователю в повседневной работе. Макросы позволяют автоматизировать часто встречающиеся операции, т.е. макрос представляет собой записанную комбинацию клавиш, сохраняемую под определенным именем для многократного использования. Макросы являются эффективным средством автоматизации трудоемких, часто повторяющихся рабочих операций.

Любая ЭТ состоит из следующих элементов: заголовка таблицы; заголовка столбцов (шапки таблицы); информационной части (исходных и выходных данных, расположенных в соответствующих ячейках).

Стандартный процесс проектирования ЭТ состоит из следующих этапов:

• формирования заголовка ЭТ;

• ввода названий строк и столбцов;

• ввода исходных данных;

• ввода расчетных формул;

• форматирования ЭТ с целью придания ей профессионального вида;

• подготовки к печати и ее печать.

При необходимости ЭТ могут сопровождаться различными пояснительными комментариями и диаграммами.