3. Створення звіту вручну за допомогою конструктора

Якщо звіти, які створюються за замовчуванням або за допомогою майстра звітів, не задовольняють вимоги, неохідно розробляти їх вручну. Можна відкрити порожній звіт і добавити в нього поля, верхній і нижній колонтитули, визначити спосіб групування, сортування. Для створення такого звіту необ­хід­но у вікні бланка бази даних (рис. 3) вибрати вкладинку Отчеты, натиснути кнопку Создать. З`явиться діалогове вікно “Создание отчета” (рис. 31), в якому обираємо пункт Конструктор і таблицю/запит, дані з якої будуть викорис­тову­ватись у звіті. Натискуємо ОК, в результаті у вікні конструктора з`явиться порожній звіт (рис.36).

Рис.36. Вікно порожнього звіту

За замовчуванням кожний звіт, який створюється містить такі розділи: заголовок звіту, верхній колонтитул, область даних, нижній колонтитул, примітки звіту. Якщо при створенні звіту здійснюється групування записів, то добавляється новий розділ заголовка групи.

Розділ верхнього колонтитула з`являється вверху кожної сторінки. Він може містити заголовки стовпців табличного звіту. Відповідно розділ нижнього колонтитула з`являється внизу кожної сторінки і, як правило, містить номери сторінок.

Розділ заголовка звіту є необов`язковим розділом, який містить інформацію, що з`являється тільки один раз – на початку звіту.

Розділ приміток звіту аналогічний розділу заголовка, але друкується один раз у кінці звіту. Як правило, він використовується для розміщення підсумкових значень.

Щоб добавити розділи заголовка і приміток необхідно виконати команду Заголовок/Примечание отчета із меню Вид.

Розділ область даних містить основну частину даних, які необхідно подати у звіті. Тут поміщається інформація із полів бази даних або результат обчислень над полями. Елементи керування, які знаходяться в цьому розділі, з`являються для кожного запису, вибраного із бази даних.

Розділ заголовка/примітки групи – необов`язковий розділ, який з`являється на початку/в кінці кожної групи записів. При добавленні заголовка групи вказується спосіб групування даних (поле) у звіті по цьому заголовку. Дані звіту будуть відсортовані по цьому полю і згруповані так, що для кожної групи відповідна назва поля буде виводитись один раз. У розділі примітки групи поміщаються підсумки (розрахунки) по групах.

Заповнення цих розділів здійснюється як і при заповненні відповідних розділів при створенні форм за допомогою конструктора (див. завдання 3 до лабораторної роботи №4).

Часто потрібно, щоб дані, які відображаються у звіті, були подані в певному порядку (відсортовані). Крім того, у звіті дані можна групувати за категоріями, а в категоріях – за підкатегоріями. Сортування й групування зв`язані між собою, оскільки сортування даних приводить до їх групування.

Для сортування й групування використовуються параметри діа­логового вікна “Сортировка и группирование” (рис.37). Щоб відкрити це вікно, необхідно виконати команду Сортировка и группирование із меню Вид.

Рис. 37 Діалогове вікно “Сортировка и группирование”

У першому стовпці Поле/Выражение вікна розкриваємо список і вибираємо ім`я поля, за яким буде здійснюватися групування. В другому ствоп­ці Порядок сортировки задаємо спосіб сортування за полем групування. Далі встановлюємо властивості групи: Заголовок группы в «Да», Примечание группы в «Да». Ці дії виконуємо для всіх визначених рівнів сортування й групування (в Access допускається максимум 10 рівнів). Пріоритет сортування й групування визначається в діалоговому вікні зверху вниз. Отже, перший рядок у стовпці Поле/Выражение визначає найвищий рівень сортування й групування, а останній – найнижчий. У звіт, як і у форми можна добавляти обчислювальні елементи керування для відображення даних. В обчисленнях можна використати будь-які допустимі функціїї Access (наприклад Date()– поточна дата, Avg(значення)­ – середнє значення, Max(значення) – максимальне значеня і т. д.). У звіті можна відобразити номер сторінки (Page) і загальну кількість сторінок (Pages).

На рис. 38 зображено макет звіту, який містить усі описані вище розділи.

Рис. 38. Макет звіту