2. Сортування даних

Список можна відсортувати за алфавітом, за значенням або в хронологічному порядку відповідно до даних конкретного поля.

Найпростіший спосіб сортування – за допомогою 2 кнопок на панелі інструментів для швидкого сортування: Сортировка по возростанию, та Сортировка по убыванию – . Ключем сортування в цьому випадку є стовпчик із активною клітинкою. Щоб швидко відсортувати записи потрібно:

• виділити колонку для сортування;

• натиснути одну з піктограм-кнопок.

Складне сортування здійснюється через діалогове вікно. Для цього потрібно:

• поставити курсор в межах таблиці;

• виконати команду: Данные – Сортировка;

• в пункті Сортировать по – задати поля сортування. Наприклад, у 1 полі – Назва товару, у другому полі Об’єм, мл, у 3-му – Вартість, од.

У діалоговому вікні Сортировка існує режим Параметры. Він дозволяє встановити порядок сортування по першому ключу – звичайний або вказаний користувачем, задати врахування великих та малих літер (урахування регістру символів), а також напрямок сортування – за зростанням або за спаданням.

Завдання 2.

1. Скопіюйте таблицю 1 з листа Дані на лист2, та перейменуйте його на Сортування.

Для цього виділіть для копіювання таблицю. Натисніть на праву кнопку миші й у контекстному меню виберіть Копировать. Перейдіть на Лист2 в клітину А1, клацніть правою кнопкою миші і у контекстному меню виберіть Вставить.

2. Зробіть сортування по полям Призначення (чол./жін.), Об’єм, мл і Вартість, од. Для цього встановіть курсор в поле списку і оберіть пункт меню Данные – Сортировка. В діалоговому вікні встановіть:

сортировать по: поле Призначення (чол./жін.), по возрастанию;

затем по: поле Об’єм, мл по возрастанию;

в последнюю очередь: поле Вартість, од., по возрастанию.

Встановіть прапорець Идентифицировать поля по подписям.

3. Зробіть сортування по полям Назва товару і Загальна вартість за допомогою кнопок-піктограм.

3 Фільтрація даних у списку: Автофільтр та Розширений фільтр.

За допомогою фільтрів можна виводити та переглядати тільки ті дані, що задовольняють визначеним умовам. Ехсel дозволяє швидко і зручно переглядати необхідні дані зі списку за допомогою – Автофільтру. Складніші запити реалізовуються за допомогою Розширеного фільтру.

Автофільтр – призначення засобу фільтрації на кожне поле таблиці.

Щоб застосувати авто фільтр потрібно:

• виділити для пошуку область даних разом із заголовками полів;

• виконати команду Данные – Фильтр – Автофильтр (при цьому у всіх полях заголовного рядка бази з’являються кнопки виклику списку – , що розкриваються до відповідних імен стовпчиків списку (рис. 2). Клацнувши по кнопці, можна вивести на екран спадне меню списку автофільтру);

• вибрати по відповідному полю один з пунктів списку.

Рис. 2. Список з автофільтром

В списку критеріїв відбору можливі наступні варіанти:

• (Все) – виводяться всі дані (фільтр по полю відміняється);

• (Первые 10...) – дозволяє вибрати певну кількість найбільших чи найменших елементів списку;

• (Условие...) – викликає діалогове вікно Пользовательский автофильтр, який дозволяє задати складні умови відбору (рис. 3).

Рис. 3. Діалогове вікно Пользовательский автофильтр

Можна задати умови відбору по декільком стовпцям таблиці. Всі записи, що не пройшли фільтр будуть сховані. Щоб показати всі сховані в списку рядки, треба виконати команду Данные – Фильтр – Отобразить все. Відфільтровані записи можна скопіювати і інше місце, знищити.

Скасування автофільтру проводиться повторною командою Данные – Фильтр – Автофильтр.

Розширений фільтр надає можливість:

• фільтрації списку за складним критерієм без обмеження кількості умов-фільтрів;

• відфільтровані записи розмістити в іншому місце робочого листа Ехсel, не зіпсувавши наданий список.

Щоб використати Розширений фільтр потрібно:

1) спочатку створити таблицю критеріїв. Для цього необхідно:

• скопіювати імена полів списку, по яким задаються умови відбору. Імена полів області критеріїв повинні точно співпадати з іменами стовпців списку;

• нижче імен стовпців створити критерії відбору за допомогою точного значення, операторів відношення (=, >, <, …), шаблону значень, включаючи символи * та ?. Однотипні умови-фільтри, що зв’язані логічною умовою (ИЛИ) задаються записом умов по вертикалі (рис. 4), а умовою (И) – по горизонталі (рис. 4).

Наприклад, для фільтрації списку Магазин безмитної торгівлі з метою відбору записів з назвою товару, де Назва товару – починається з Е або Р, створюється наступний блок критеріїв (рис. 4), а для відбору записі, де Призначення (жін./чол.) – жін., та Вартість, од. – > 52 – треба створити таку таблицю критеріїв (рис. 4).

Рис. 4. Блоки критеріїв відбору, пов’язаних умовою ИЛИ та И

2) сформувати шапку вихідного документу. Для цього треба скопіювати у вільне місце робочого листа імена тільки тих полів списку, які визначають вигляд вихідного документу. Кількість рядків у вихідному документі Ехсel визначить самостійно.

3) виділити область пошуку в первісному списку.

4) виконати команду Данные – Фильтр – Расширенный фильтр. У діалоговому вікні (рис. 5) треба задати Исходный диапазон, тобто область знаходження тієї частини списку, яку треба відфільтрувати. Якщо перед запуском команди Расширенный фильтр область пошуку була виділена, то в діалоговому вікні Исходный диапазон буде заданий.

Рис. 5. Діалогове вікно Расширенный фильтр

Далі визначити Диапазон условий – тобто виділити діапазон критеріїв, до якої обов’язково входять імена стовпців таблиці.

В області діалогового вікна Обработка треба зазначити, буде фільтрація виконуватися на місці або результат буде записаний в іншій області робочого листа. Якщо був обраний режим – фильтровать список на месте, то Ехсеl сховає всі рядки початкового списку, які не задовольняють заданим критеріям. Якщо встановлений перемикач Только уникальные записи, то однакові рядки списку не будуть показані в області вихідних даних.

Скасування дії умов фільтрації проводиться командою Данные – Фильтр – Отобразить все.

Завдання 3.1.

1. Скопіюйте таблицю 1 з листа Дані на новий лист, перейменуйте його на Автофільтр.

2. За допомогою автофільтра виберіть дані для Назва товару – начинается с Е, Кількість, од. – більше 3. Для цього:

• встановіть курсор в область списку, виконайте команду Данные – Фильтр – Автофильтр;

• в стовпці Назва товару натисніть кнопку , виберіть Условие... та в вікні введіть наступну умову (рис. 6). Увага! Літеру Е треба вводити англійською мовою.

Рис. 6. Умова відбору по полю Назва товару

• в стовпці Кількість, од. натисніть кнопку , виберіть Условие... та в вікні введіть наступну умову (рис. 7).

Рис. 7. Умова відбору по полю Кількість, од.

Завдання 3.2.

1. Скопіюйте таблицю 1 з листа Дані на новий лист, перейменуйте його на Розшир_фільтр.

2. Відберіть записи, де Назва товару – починається з Е або Р та Кількість, од. – > 3.

3. Сформуйте діапазон умов. Для цього:

• скопіюйте імена полів списку в інше місце на тому ж листі. В цій області будуть формуватись умови відбору;

• введіть наступні умови для пошуку (рис. 8).

Рис. 8. Критерії відбору для розширеного фільтру

4. Встановіть курсор в область списку, виконайте команду Данные – Фильтр – Розширений фільтр.

5. В діалоговому вікні виділіть Исходный диапазон – весь список; диапазон условий – блок критеріїв відбору (рис. 8); натисніть ОК.

Рис. 9. Діалогове вікно Розширений фільтр

6. В результаті отримаєте 3 записи, що задовольняють умовам фільтрації (рис. 10).

Рис. 10. Результат фільтрації за допомогою Розширеного фільтру