2. Аналіз проблем формування термінології сучасного документознавства
2.1 Терміносистема документознавства: нормативна база
У 1983 році в СРСР було перероблено державний стандарт "Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення". Формування розділу "Діловодство" стало завершенням термінологічних досліджень в означеній галузі. Це дозволило, якоюсь мірою, накреслити напрям подальшого формування терміносистеми діловодства як одного з практичних напрямів документознавства. пов'язаних зі сферою документування ділової інформації, яка є підвидом спеціальної інформації.
Терміносистема документознавства відбиває рівень знань про предмет цієї науки, в тому числі коливання наукової думки, все розмаїття поглядів дослідників окремих питань, тому в теоретичному плані терміни відображають багатогранність поняття, яке ними позначається, а також їхнє різне розуміння вченими.
Кожен термін конкретної наукової дисципліни розглядається з позицій адекватного відбиття глибини семантики конкретного поняття, розкриття суті його відмінності від інших понять, виражених у подібних термінах.
ДСТУ 2732—94 "Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення" в розділі "Загальні поняття" закріпив узагальнююче визначення терміну "документ": "Матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному і має у відповідності з чинним законодавством юридичну силу". Такий підхід до закріплення в стандарті суті конкретного поняття сприяється не на розроблення теорії документа як специфічного матеріального об'єкта, створеного суспільством (у прямому розумінні груп, родів, видів), а на використання узагальнюючих мовних норм, які відображені у словниках, посібниках, є зібранням використовуваних у тих або інших професійних сферах, але з точки зору конкретної сфери діяльності — справочинства.
Нормативною базою, на яку спираються дослідники є "Словарь русского языка" С.Ожегова, який перевидається з доповненнями (а не переробками) з 1949 року. В словнику термін "документ" має три значення:
• діловий папір, що підтверджує якийсь факт або право на щось;
• те, що офіційно підтверджує особу пред'явника;
• письмове свідчення про щось.
Перше значення чітко визначає функцію предмета, до якого може бути заснований означений термін "документ" — суспільна, службова діяльність. У такому випадку термін "документ" потребує функціонального уточнення на основі існуючих норм мови — "діловий документ", де "діло", (справа) за означеним словником визначається як "робота, діяльність, спеціальність, коло знань" і виступає коренем слова "діловий", що означає "той, що відноситься до суспільної, службової діяльності, роботи" і є однокореневим словом, що означає суспільну службу діяльність "діловодство", ("справочинство") — "ведення канцелярських справ", що відбувається в канцелярії — "відділі установи, що відповідає за службове листування" оформлення його поточної документації. А "службовий" — "призначений для виконання обов'язків по службі", — "яка-небудь спеціальна галузь роботи".
Означені системні зв'язки мовних норм вимагають чіткого визначення поняття і його закріплення в правильно лінгвістично сформованому терміні "діловий документ", де визначення поняття асоціюється зі сферою службових обов'язків, виконання яких неможливе без використання спеціальних груп документів, що забезпечують здійснення управлінської функції будь-якого структурного підрозділу установи, підприємства, організації.
Специфіка інформаційної складової ділового документа базується на використанні не будь-якої інформації, а спеціальної, як виду інформації за ступенем соціальної значущості (на відміну особистої та масової); спеціальна інформація, в свою чергу, підрозділяється на наукову і ділову, остання є елементом ділового документа.
Управління здійснюється на основі норм права, які характеризують і обґрунтовують кожну конкретну соціальну ситуацію, що потім відображається в управлінському рішенні, оформленому діловим службовим документом. Тому викликає подив внесення до стандарту терміна "управлінський документ", який так і не отримав свого визначення (недопустимо в ДСТУ, що претендує на монополію терміносистеми в науковому напрямі). Базуючись на методологічних підходах теорії інформації і семантичних підходах лінгвістики, означений термін створений формально, тому і не отримав визначення, бо зміст будь-якої інформації здійснює управлінську функцію в конкретній соціальній ситуації і залежить від мети і завдань використання
Друге значення вимагає також чіткого смислового уточнення, яке і подається в стандарті у терміні "особовий документ" — "офіційний документ, який засвідчує особу людини і (або) її права, обов'язки, а також службове суспільне становище і містить інші відомості біографічного характеру". Щодо "інших відомостей біографічного характеру", то біографія, резюме, спогади, які стосуються означеної фрази, не є документами офіційними, оскільки не мають повної юридичної чинності доказовості із зрозумілих суб'єктивних причин, а відтак означена фраза визначення стандарту як нормативного документа вносить плутанину в інформаційну взаємодію і подальше створення систем документів. За терміном "особовий документ" розміщено термін "документ особового походження", який, виходячи з поданого визначення, мав би означатись як "особистий документ", оскільки з визначення чітко зрозуміло, що він призначений для циркуляції в просторі, обмеженому самим створювачем (автором).
Документознавчий підхід до документа базується на його цільовому призначенні та авторстві. Тому термін "особисті документи" визначає приналежність документів конкретній особі — це документи, які створені особою у власних цілях.
В архівознавстві термін "особисті документи" використовують у значенні "офіційні документи", які засвідчують особу, її права, обов'язки, соціальний стан. Значення названого терміна в архівознавстві базується на необхідності розрізняти в складі особових фондів документи, які створив фондоутворювач ("документи особового походження") та офіційні документи, що засвідчують його особу ("особові документи").
Тому використання так званих міжгалузевих термінів в повній мірі неетично, а з позицій системного підходу недопустимо, бо стандартизований термін може мати лише одне значення.
Третє значення (за С.Ожеговим) — "письмове свідчення про щось" — окреслює документні потоки за різними ознаками, які вимагають чітких визначень понять, як видових так і типологічних. У ДСТУ містяться терміни "текст", "текстовий документ", "письмовий документ", "рукописний документ", "машинозчитуваний документ", "машинописний документ", "автограф", визначення яких не розмежовують означені терміни, а вносять ще більшу плутанину в розуміння семантики цих понять.
Архівна справа як напрям професійної діяльності здійснює певні функції щодо збереження певних масивів документів, що стосуються спеціальної галузі документування — справочинства (що й означено в назві стандарту 2732—94). Тому і терміни мають нести смислове навантаження визначень у відповідності з професійним спрямуванням, але цього не можна сказати про наведені нижче терміни.
У ДСТУ письмовий документ визначається як текстовий, інформація якого зафіксована будь-яким видом письма. Але письмовий документ з точки зору лінгвістики і семіотики може бути не лише текстовим, бо письмо (що знайшло своє відбиття у значенні етимології слова "писати" в багатьох мовах світу) розуміють як набір письмових знаків різних мовних знакових систем у вигляді зображень — графем, до яких відносять не лише літери, що виконуються руховими діями руки (як-то креслить, малює, вирізає, пише рукою, друкує на друкарській машинці і комп'ютері), отже основним в понятійному значенні тут виступає спосіб закріплення інформації, якому підпорядковані різні засоби праці.
Ось чому застосування в такому визначенні поняття "письмо" з уточненням "будь-яких видів" недопустимо, бо малюнок, виходячи з логіки науки семіотики не може бути текстовим документом (крім ієрогліфічних інформаційних повідомлень). Беручи за основу викладене, не можна погодитися із введеними до стандарту термінами "рукописний документ", "машинописний документ".
Потребує чіткого уточнення термін "машинозчитуваний документ", бо не можна розуміти під одним видом документи на перфострічках і оптичних дисках, хоча в основі технології їхнього створення лежить загальний принцип кодування.
Терміни "текст (документа)" і "текстовий документ" тавтологічні. Особливо цікаве визначення терміну "текст" — мовна інформація, зафіксована будь-яким видом письма чи будь-якою системою звукозаписування". Саме словосполучення "мовна інформація" не має наукового підґрунтя. В науці прийнято використовувати поняття "мовні знакові системи", які поділяються на звукові (усна мова, музика) і письмові (зображення — графеми: літери, умовні зображення (лінія, колір), геометричні знаки).
Мова — це сукупність знаків, застосування яких у відповідності з певним правилами дає можливість відобразити на матеріальному носії інформацію, яка є інваріантом певного об'єкта об'єктивної дійсності. Тому за логікою означеного терміна стандарту до текстових документів ми маємо відносити музичні записи, живопис, карти, ноти тощо. Те ж саме стосується і терміна "текстовий документ".
Виникає запитання і щодо терміна "автограф". Якщо під ним розуміють маргінальний запис на будь-якому документі, то з цим можна погодитися. Але як розуміти "оригінал, написаний власноруч"? Якщо це діловий документ, то навряд чи в архіві зможуть чітко сказати, хто його створював, бо основним тут є те, хто його підписав, — від цього залежить його юридична чинність. А якщо ми маємо розуміти наукову працю "написану власноруч", то сьогодні ми навряд чи її зустрінемо в такому розумінні, бо ручкою, як М.Шагінян, сьогодні ані письменники, ані вчені не користуються і ці роботи набираються на комп'ютері, що ніяк не підходить під поняття "автограф".
Щодо терміна "істинний документ", то, на нашу думку, практично всі документи в архівах є такими, бо приймаючи на збереження ділові документи, до них ставлять відповідні вимоги. Щодо деяких особистих документів фондів особового походження, то в такому випадку потрібно чітко визначати поняття терміна з врахуванням конкретних видів.
Потребують окремого розгляду терміни загальних понять, що стосуються групи аудіовізуальних документів, вміщені у ДСТУ 2732—94. Важливе однозначне розуміння термінів, яке необхідне для правильного виконання рекомендацій у практичному напрямі. Формою удосконалення терміносистеми документознавства є її стандартизація — встановлення і нормативне закріплення єдиного значення для кожного терміна, що використовується в загальному і спеціальному документознавстві.
Не зважаючи на різні практичні форми удосконалення терміносистеми теоретичного і прикладного документознавства, шляхи їхнього розвитку як єдиної терміносистеми (загальні поняття — спеціальні поняття) документознавства багато в чому подібні. Це дає можливість виділити напрями розвитку та удосконалення, загальні для терміносистем теоретичного і прикладного документознавства, що потребують теоретичного розроблення.