Лекция 9. Компоненты субд Access и особенности работы

План

9.1 Этапы создания базы данных

9.2 Окно базы данных

9.3 Приемы работы с базой данных

9.4 Связывание таблиц в Access

Программа Microsoft Access запускается, как правило, через кнопку Пуск с панели задач - Программы►Microsoft Office► Microsoft Access. Программа будет предлагать:

• создать новую базу данных полагаясь на свои знания;

• создать базу данных при помощи мастера, создать страницу доступа к данным, чтобы просматривать их с помощью броузера Internet Explorer, создать проект базы данных;

• открыть базу данных или проект, которые были созданы ранее.

Необходимость хранения всех данных об объекте в одной таблице (такие базы данных принято называть «плоскими файлами» или «исходными отношениями») создает вполне очевидные неудобства. С одной стороны, приходится каждый раз вводить одни и те же данные несколько раз. Следующее неудобство связано с тем, что всегда приходится работать с полным набором данных, даже если реально требуется только никоторая их часть.

В реляционной базе данных, напротив, данные, характеризующие отдельные объекты, можно хранить в таблицах, осуществляя связь между ними по так называемому ключевому полю.

База данных, построенная на основе реляционной модели, то есть имеющая табличный способ представления данных, а на внешнем уровне задаваемая набором таблиц, называется реляционной базой данных. Каждый объект в ней записывается строкой в таблице – записью, Запись состоит из полей разного типа. Реляционная база создается и затем управляется с помощью специальных средств – реляционных систем управления базами данных (РСУБД).

9.1 Этапы создания базы данных

План базы данных — самый важный атрибут проектирования любой базы данных. Именно с него начинается создание базы данных. Прежде чем приступить к созданию таблиц, форм или запросов, следует точно представлять, что должна выполнять база данных в Access: какие данные и в каком виде будут востребованы, какие поля и типы данных в таблицах придется использовать, как организовать хранение данных в таблицах без их дублирования, по какому полю можно получать более подробную информацию по конкретному данному из другой таблицы и прочие особенности базы данных. Таким образом, исходя из особенностей будущей эксплуатации базы данных, при ее самостоятельной разработке придерживаются, как правило, следующих этапов:

• анализ постановки задачи, планирование форм, запросов, отчетов,

• выбор объектов, хранящих информацию в отдельных таблицах, набор полей и типов данных для них, определение типов связи между ними, выявление ключевых полей, по которым будет осуществляться переход по таблицам в целях получениях необходимых данных (составление исходного отношения («плоской» таблицы) и его нормализация (декомпозия) – то есть получение проекта базы данных),

• создание и заполнение таблиц,

• связывание таблиц,

• создание форм, запросов, отчетов, диаграмм.

9.1.1 Создание новой базы данных с помощью Мастера баз данных

Чтобы после запуска Access начать работу над новым приложением, в первую очередь требуется решить, что именно нужно создать: базу данных или проект. Проект Microsoft Access – это файл с расширением .adp, содержащий только формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули. Для освоения Access на собственном персональном компьютере последовательность действий при создании БД должна быть следующей:

1. В начальном окне диалога Microsoft Access установите переключатель Мастера, страницы и проекты баз данных Access. Затем щелкните на кнопке ОК.

2. В окне диалога Создание раскройте вкладку Базы данных.

3. Щелкните два раза на значке Контакты.

4. В окне диалога Файл новой базы данных щелкните на кнопке Создать (не следует менять имя, данное новой базе данных по умолчанию.)

5. В первом окне диалога Мастера баз данных щелкните на кнопке Далее.

6. Выберите стиль фона для форм новой базы данных и щелкните на кнопке Далее.

7. Выберите стиль для отчетов и щелкните на кнопке Далее.

8. Введите название для своей базы данных и щелкните на кнопке Далее.

9. Щелкните на кнопке Готово. Новая база данных теперь открыта в активном окне Access.

После того как мастер закончит свою работу, появится окно Главная кнопочная форма - специальная форма, выполняющая функции меню, — переход в любую новую базу данных посредством кнопок, позволяющих переключаться от задачи к задаче или выйти из базы данных. В базах данных, которые создаются без использования Мастера баз данных, кнопочные формы нужно добавлять самостоятельно.