1.2. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления

В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, правилами и указаниями архивного управления.

Нормативно-методическая база ДОУ – это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).

Нормативно-методическая база ДОУ включает:

1. законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

2. постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;

3. государственную систему документационного обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ – Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);

4. правовые акты органов представительной и исполни­тельной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

5. правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;

6. государственные стандарты на документацию;

7. унифицированные системы документации;

8. общероссийские классификаторы технико–экономической и социальной информации;

9. нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;

10. нормативные документы по организации архивного хра­нения документов.

Отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами.

Федеральный закон «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485–1 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. К государственной тайне закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» от 29 декабря 1994 г. № 77 устанавливает виды документов, входящих в состав обязательного экземпляра, обязанности и права производителей документов, обязанности получателей обязательного экземпляра.

Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. № 184 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной за­щиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации и в области документационного обеспечения управления.

Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 г. № 98 регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства (ноу–хау).

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125 регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации» от 2 мая 2006 г. № 59 регулирует правоотношения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации закрепленного за ним Конституцией Российской Федерации права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, а также устанавливается порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149–ФЗ устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов.

Федеральный закон «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 г. № 63 устанавливает виды электронных подписей, средства электронной подписи, сертификат ключа проверки электронной подписи, квалифицированный сертификат, выдачу квалифицированного сертификата. К принципам использования электронной подписи закон относит:

1) право участников электронного взаимодействия использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению;

2) возможность использования участниками электронного взаимодействия по своему усмотрению любой информационной технологии и (или) технических средств;

3. недопустимость признания электронной подписи и (или) подписанного ею электронного документа не имеющими юридической силы только на основании того, что такая электронная подпись создана не собственноручно, а с использованием средств электронной подписи для автоматического создания и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе.

Кроме того, в 2003 г. введен ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» предусматривает при подготовке и офор­млении документов использовать 30 реквизитов вместо 29 по ГОСТ 6.30–97.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:

– федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие, наряду с русским языком, в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления; – предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Что касается кадровой документации в организациях, то ею занимается ряд федеральных ведомств. Так, например, Госкомстат России, Госстандарт России и Росархив курируют ряд документов по кадрам, разрабатывают, утверждают организационно-распорядительные документы по кадрам.

В целом же нормативную базу, регулирующую документационное обеспечение управления кадрами, условно можно разделить на следующие группы.

1 группа – федеральные нормативные акты, касающиеся вопросов трудового права работников: Конституция Российской Федерации; Кодекс законов о труде Российской Федерации; Гражданский кодекс Российской Федерации (часть 2); Основы законодательства Российской Федерации о нотариате и др. Также в эту группу входят некоторые законы, указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации по трудовым отношениям: аттестации, переподготовке и повышению квалификации служащих, государственной службе, ведению личных дел и т. д.

2 группа – ведомственные нормативные акты по труду, архивному делу, документационному обеспечению кадровой деятельности, классификации и стандартизации, кадровой документации и др. К ним относятся:

• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;

• Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений и организаций;

• Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров;

• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях;

• общероссийские классификаторы: профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР); Общероссийский классификатор знаний (ОКЗ); информации о населении (ОКИН); специальностей по образованию (ОКСО); управленческой документации (ОКУД); предприятий и организаций (ОКПО) и др.;

• государственные стандарты Р 6.30–2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”, Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

• Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

• основные правила работы ведомственных архивов;

• перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

Эти ведомственные нормативные акты, как правило, носят межведомственный характер и обязательны для применения в организациях Российской Федерации.