3.3. Распорядительные документы

Распорядительные документы – документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Текст распорядительного документа состоит из взаимозависимых двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать пояснения.

Основную нагрузку несет распорядительная часть.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: ПОСТАНОВИЛ (постановления), РЕШАЕТ (РЕШИЛ) – решения, ПРИКАЗЫВАЮ – приказы.

ГОСТ указывает: «в распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу…)»

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

• правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

• правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации – республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт–Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

• правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

• Основанием для издания распорядительного документа может быть:

• необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

• необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

1. Документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, указаний, распоряжений – включает следующие стадии:

– инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).

– сбор и анализ информации по вопросу.

– подготовка проекта распорядительного документа.

– согласование проекта документа.

– доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.

– принятие решения (подписание документа).

– доведение распорядительного документа до исполнителей.

2. Документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия решений.

К распорядительным документам, издаваемым в условиях коллегиального принятия решения, относятся постановления и решения.

Эти распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п. ). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:

• подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.

• внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.

• обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.

• принятие решения по рассмотренным материалам.

• оформление протокола заседания.

• издание распорядительного документа.

• доведение решения до исполнителей.

Виды распорядительных документов:

1. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации единолично в целях разрешения стоящих перед ней основных и оперативных задач. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц.

Различают приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу.

Приказы по организационным вопросам издают в случаях создания, реорганизации или ликвидации предприятия; при утверждении структуры и штатов; в целях утверждения и (или) введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов); при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (советов, правлений, комиссий и др.).

Приказ по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности предприятия, его материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности (см. рис. 2).

Приказы по личному составу (кадровые) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление им отпусков, присвоение разрядов, командирование, вынесение взысканий и поощрения. Более подробная информация представлена в разделе 2.

ООО «Фаворит»

ПРИКАЗ

16.05.2012 №  2

г. Пермь

О введении Инструкции

по делопроизводству

Для совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Инструкцию по введению делопроизводства в аппарате

ООО «Фаворит».

2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.06.2012.

3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам ООО с 01.04.2012 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.

4. Секретарю-референту А. И. Ивановой совместно с начальником общего отдела Е.В. Рыбаков обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передачу в структурные подразделения до 01.06.2012.

5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия Егорова П. А.

Директор личная подпись С. Т. Борисов

Начальник общего отдела личная подпись Е.В. Рыбаков

14.05.2012

Рисунок 2 – Пример оформления приказа по основной деятельности

Приказы оформляют на специальном бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Они содержат следующие обязательные реквизиты:

08 – наименование организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления или издания документа;

18 – заголовок к тексту;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

24 – визы согласования документа;

27 – отметка об исполнителе;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Проекты приказов составляют на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

Заголовок – обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа. Он строится по схеме «О чем?», например:

«Об утверждении штатного расписания»

Текст приказа состоит из двух частей: вступительной и распорядительной, разделяемых словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Во вступительной части дают обоснование предписываемых действий. Если основание к изданию приказа – законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, во вступительной части указывают его название, дату, номер:

«На основании решения Общего собрания акционеров об увеличении уставного капитала общества (протокол от 18.03.2010 № 1)

ПРИКАЗЫВАЮ…

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение к ранее изданному, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, то есть во исполнение возложенных на организацию функций и задач, во вступительной части формулируют цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной его издания:

«В связи с завершение строительства животноводческого комплекса в отделении «Мурыгино»

ПРИКАЗЫВАЮ…

Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатают прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля.

Распорядительную часть делят на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом приписывается выполнение различных по характеру действий.

Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает: наименование исполнителя и исполнителей, предписываемое действие, конкретный срок выполнения поручения. При наличии промежуточных сроков выполнения или разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируют в отдельном подпункте. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывают в случаях, если приписываемое действие или действия носят постоянный характер.

Последний пункт приказа – пункт о контроле, в котором указывают должность лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилию.

До представления на подпись проект приказа визируют все заинтересованные подразделения и должностные лица. Визы проставляют на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа или на обороте последнего лица.

Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы), в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части дают ссылки: (приложение 1); (приложение 2).

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатают слово «Приложение» (если приложений несколько, их нумеруют) и указывают, к какому приказу или пункту приказа относится приложение, например:

Приложение 3

к п. 4 приказа

от 27.03.2010 № 22

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т. д.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка – (прилагается), а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц.

Приложения к проектам приказов визируют исполнитель подготовивший их, руководители структурных подразделений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.

Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

Приказы издаются только при необходимости.

Изменения, дополнения, отмена приказов производится только приказами. Подписывает приказ руководитель организации или его заместитель. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

2. Указание – распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления ь(см. рис. 3).

К вопросам информационно-методического и организационного характера относятся:

– Организация исполнения приказов;

– Организация исполнения инструкций.

ОАО «Новоселье»

УКАЗАНИЕ

01.05.2012 №  45

г. Череповец

О порядке направления

на курсы повышения квалификации

Для составления графика посещений курсов повышения квалификации в период с 1 июня 2012 г.

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Руководителям отделов представить секретарю список сотрудников, желающих пройти курсы повышения квалификации. Срок представления списков – до 25 мая 2012 г.

2. Секретарю составить единый сводный список сотрудников, желающих пройти курсы повышения квалификации, и представить для утверждения начальнику отдела кадров. Срок представления списка – 27 мая 2012 г.

Директор личная подпись М.Л. Воронов

Рисунок 3 – Пример оформления указания

Текст указания состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

• констатирующая часть раскрывает причины издания документа и начинается словами: «во исполнение…», «в целях», «в соответствии»

• распорядительная часть начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» – в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат».

3. Распоряжение – документированное управленческое решение, обычно издаваемое от имени директора компании его заместителем (помощником) и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности (см. рис. 4)

Состав реквизитов и их оформление аналогичны предусмотренным для приказов.

Зао «Пеликан»

Распоряжение

14.05.2012                                                                                               №  41

Москва

О порядке работы факсового

узла связи компании

В связи с вводом в эксплуатацию факсового. узла связи компании «Пеликан» и с целью упорядочения его работы

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Утвердить Положение о факсовом узле связи.

2. Факсовый узел связи использовать только для передачи оперативной информации по решению руководителей структурных подразделений компании.

3. Административно-хозяйственному отделу (В. П. Сергеев) в недельный срок переработать и ввести в обращение новые бланки писем компании с указанием номеров факсимильных аппаратов.

4. Контроль за исполнением распоряжения возлагается на зам. генерального директора компании В. Д. Голуба.

Генеральный директор                 личная подпись                     Ф.Т. Краснов

Юрисконсульт личная подпись П. К. Луков

11.05.2012

Рисунок 4 – Пример оформления распоряжения

Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга подразделений, должностных лиц и граждан. Текст распоряжения имеет те же разделы, что и приказ, только распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ». Подписывается руководителем и согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами.

4. Постановление – это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.(см. рис. 5).

ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

17 августа 2006 г. № 42.6–3

Г. Ижевск

О разъяснениях порядка изготовления избирательных бюллетеней для голосования на выборах депутатов представительных органов муниципальных образований в Удмуртской Республике

В соответствии со статьями 14, 15, 17 и 50 Закона Удмуртской Республики «О выборах депутатов представительных органов муниципальных образований в Удмуртской Республике» Центральная избирательная комиссия Удмуртской Республики постановляет

1. Утвердить разъяснения порядка изготовления избирательных бюллетеней для голосования на выборах депутатов представительных органов муниципальных образований в Удмуртской Республике (прилагаются).

2. Разместить текст настоящих разъяснений в сети «Интернет».

Председатель Центральной избирательной

комиссии Удмуртской Республики В.А. Пономарев

Секретарь Центральной избирательной

комиссии Удмуртской Республики Г.С. Пчельников

Рисунок 5 – Пример оформления постановления

Постановления принимаются высшими органами государственной власти по организационным, хозяйственным, политическим и другим вопросам, связанным с осуществлением их полномочий.

Формуляр постановления имеет следующие обязательные реквизиты:

08 – наименование организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления или издания документа;

18 – заголовок к тексту;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа.

Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Подписывается постановление руководителем органа, издавшего данный документ.

5. Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый по важнейшим вопросам или для введения норм, положений. Решения составляются по производственным вопросам советами директоров, общим собранием акционеров и т. д. (см. рис. 6).

Текст состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются причины издания документа. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем – слово РЕШИЛ на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: действие– исполнитель – срок исполнения.

Формуляр решения имеет следующие обязательные реквизиты:

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления или издания документа;

18 – заголовок к тексту;

20 – текст документа;

22 – подпись;

25 – оттиск печати.

РЕШЕНИЕ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ

РОССИЙСКИХ ПРЕДПРИЯТИЙ

06.04.2012 №  13

Санкт–Петербург

О подготовке к выставке

технических достижений

В июле 2005 года в Санкт–Петербурге будет проводиться выставка технических достижений новых технологий. Проанализировав работу предприятий по этим вопросам, Совет считает, что наши предприятия могут и должны принять участие в данной выставке, показать свои разработки и познакомиться с работой других предприятий в этом правлении.

Исходя из вышеизложенного Совет директоров

РЕШИЛ:

1. Генерального директора завода «Электросила» О. А. Кабанова назначить ответственным представителем на выставке.

2. О. А. Кабанову составить список предприятий, готовых принять участие в выставке к 01.03.2012.

3. Издательству «ПРОГРЕСС» разработать и изготовить печатный материал о представленных достижениях к 03.05.2012.

4. Бухгалтерам предприятий – участников выставки произвести оплату участия и выставочных павильонов до 15.05.2012.

5. Контроль за исполнением решения возложить на зам. директора «Феникс» И. Ю. Лижнякова.

Председатель Совета личная подпись А. А. Кривенко

Секретарь личная подпись И. М. Савченко

Рисунок 6 – Пример оформления решения